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今すぐ・簡単に実践できるDX|DXのファーストステップは業務改善から

日本企業にとって、DX(デジタルトランスフォーメーション)への取り組みは喫緊の課題となっています。DXとは、デジタル技術を活用してビジネスモデルやプロセス、IT基盤、組織・人などを変えていくことを指しますが、「なんだか壮大なテーマで取り掛かりづらい……」と感じている方もいるのではないでしょうか?そこで活用したいのが、業務の効率化や生産性向上に役立つ業務改善ツールです。
この記事では、DXの第一歩として、簡単かつすぐに取り組める業務改善ツールを紹介します。

1. DXのファーストステップは業務改善

1. DXのファーストステップは業務改善

冒頭でも述べた通り、DXとは企業変革に他ならず、最終的には「デジタルビジネスの創出」「顧客中心のビジネス」「柔軟に対応できるシステム基盤」「人々にデジタルDNAが刻まれている」といった状態を目指すべきであると言われています。しかし、そんな最終地点を一足飛びに目指すのは現実的ではありません。紙の資料が大量に残っているのにデータ活用などはできませんし、既存の業務で手いっぱいの状態では新しいチャレンジをする余裕も生まれないでしょう。そのため、ステップを踏んで一歩ずつ着実に進んでいくことが有効です。大まかには、以下のような順番を参考にしながら進めていくとよいでしょう。

  • ①業務改善(業務プロセスのオンライン化・自動化・効率化)
  • ②顧客接点のデジタル化
  • ③製品・サービス改善(デジタルサービス付加)
  • ④ビジネスモデル変革

2. 今すぐ・簡単に導入できる業務改善ツール8選

DXの第一ステップである、業務改善の実現をサポートしてくれるデジタルツールにはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは、今すぐ・簡単に導入できるという観点から、以下の条件に当てはまるものを紹介していきます。

  • ITの専門知識が不要
  • カスタマイズの必要がない(≒強調領域で利用)
  • 他システムとの連携が不要/容易
  • 比較的低予算で始められる

2-1. コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、社員や外部協業者とのコミュニケーションを円滑に行うための機能が実装されたツールです。オンライン環境で気軽に会話ができるチャット機能や、複数名での会話や画面共有などができる会議機能、タスク管理機能などを備えています。コミュニケーションツールを導入することで、リモートワーク環境下でもコミュニケーションロスを防ぐことができますし、ログとして会話の内容が残るため、他者への情報共有が容易になるといった効果も期待できます。また、会議のための移動や場所の確保、紙資料の準備などが不要となり、生産性の向上やコスト削減にもつながります。コミュニケーションツールはクラウド型の製品が多く、他システムとの連携も必要ないため、導入にかかる費用や手間を最小限に抑えることができます。

2-2. オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存するサービスです。社外から社内ネットワークに接続できないことが、リモートワークの足かせになっている企業も少なくないでしょう。オンラインストレージを利用すれば、社外にいても容易にファイルの共有や保存、過去ファイルの閲覧などができるようになります。複数名で共同編集したり、ファイルのバックアップが自動で行われたりと、作業の効率化を図ることも可能です。また、導入費用がかからず、利用のための準備期間も短く済むため、最低限のコストでリモートワークを実現することができます。ただし、セキュリティを考慮して、法人向けに特化した安全性の高いサービスを見極める必要があるでしょう。

2-3. ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、これまで紙の書類をベースに行なっていた、申請・承認・決済といった一連の流れをシステム上で完結させるための仕組みです。ワークフローシステムを導入することで、申請・承認のための出社が不要となり、リモートワークを促進できます。紙の印刷や口頭での承認依頼といった手間が省けるだけでなく、進捗が把握できる、決済までの時間が短縮できる、内部統制が強化される、情報が蓄積されるなど、多くの利点があります。クラウド型の場合でも、導入時には書類別のフォーマット作成や、承認経路の設定など一定の準備作業は必要ですが、一度導入してしまえばそれを凌駕するメリットが期待できるでしょう。

2-4. デジタル社員証

デジタル社員証とは、これまで紙やプラスチックで運用していた社員証を、スマートフォンのアプリとして代替するものです。現状、社員証がオフィスへの入館証の役割を果たしているケースも多く、中にはその入館証としての役割をアプリで果たせる製品もあります。印刷や発行、紛失対応などにかかる費用や工数を抑えるだけでなく、総務担当者の在宅ワークを促進することが可能です。データ登録料や入館証として利用する場合は機器代など多少なりとも初期投資が必要となりますが、運用費用は無料またはサブスクリプションタイプのものが多く、出費を最小限に抑えられます。

2-5. RPA

RPA(Robotics Process Automation)とは、コンピューター上で行う定型作業をロボットに代替させるツールです。データのダウンロードや取り込み、コピー&ペースト、決まった相手への定期メール送信など、判断を必要としない作業を対象に、人がやるよりも速く・確実に・休むことなく処理することができます。RPAを導入することによって、担当者は単純作業を行う必要がなくなるため、残業時間の削減はもちろん、より価値を高めるための業務にリソースを割くことができるようになります。また、利用する前にシナリオや条件分岐ルールを設定する必要はあるものの、プログラミング知識がなくてもGUIで設定できる製品が多いことも特徴です。価格は、月額や年額制のものが多く、1ライセンスあたり月々数万円で利用することができます。

2-6. AI-OCR

AI-OCRとは、紙や画像に記載された文字情報をデジタルデータ化するOCR技術に、AIを組み合わせて読み取り精度を高めたものです。伝票登録などの定型作業を削減してリソースを有効活用できるだけでなく、登録ミスなどのヒューマンエラーも減らすことができ、品質向上にも貢献します。また、これまで紙面やPDFのみで完結していた契約内容などがデータ化できれば、データ利活用の促進にもつながるでしょう。月額制/年額制で初期の導入費用を抑えられる製品が多いことも特徴です。

2-7. 名刺管理システム

名刺管理システムとは、紙の名刺情報をデジタルデータ化して管理できるシステムです。デジタルデータとして保管できるようになることで、現物保管にかかっていた手間や場所を削減し、すぐに必要な情報を取り出すことができます。また、社内で情報を共有できるようになるため、営業効率の向上にもつながります。クラウド型を利用すれば、スマホアプリをダウンロードするだけで、月額数百円から利用できるケースが多いです。また、CRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)などと連携できる仕様になっているものも多く、導入の障壁は高くありません。

2-8. 電子請求書発行システム

請求書発行システムは、紙で発行していた請求書をデジタルデータ化するものです。請求書の印刷・封入・郵送といった手間の削減、備品代などの削減だけでなく、担当者のリモートワークを促進、社内承認や、取引先に届くまでのリードタイムを短縮するなどのメリットがあります。また、電子帳簿保存法の要件を満たしている製品であれば、原本管理にかかっていた手間やコストも削減できます。情報のインプット元である販売管理システムや、アウトプット先である会計システムとの連携も、メジャーな製品であれば連携機能が備わっています。さらに、クラウド製品であれば、インストールが不要ですぐに利用できるため、初期投資を抑えることが可能です。

2-9. 文字起こしツール

文字起こしツールとは、会議の音声データを自動でテキスト化してくれるツールです。AIによって発言者の識別や、内容の分類といった機能を備えている製品もあります。文字起こしツールを導入すれば、議事録の作成にかかる負担を大幅に軽減することができます。これまで議事録作成担当者は、会議中でも議事録作成に集中せざるを得ず、会議後も作成のための時間がかかる、重要な情報を聞き逃してしまうなど効率面・品質面での問題もありました。このような問題を解決してくれる文字起こしツールは、クラウド型の製品が主流で、初期費用をかけることなくすぐに利用を開始することができます。

まとめ

まとめ

この記事では、簡単かつすぐに取り組むことのできるDXツールについて紹介してきました。デジタル企業に生まれ変わるための初めの一歩は、まず目の前の業務を改善することです。できることから取り組み、小さな成功体験を生み出していくことは、これからより難易度の高い変革に取り組むための礎にもなります。簡単・すぐに・低コストで始められる製品は数多く存在しており、状況に応じて柔軟に切り替えることも難しくありません。自社の課題と解決の難易度をふまえて、スモールスタートできるものから取り組んでみてはいかかでしょうか?

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Q4

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