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ワークスタイル変革の成功事例を紹介|
メリットや課題、具体的なアプローチ方法も解説

ワークスタイル変革の成功事例を紹介|メリットや課題、具体的なアプローチ方法も解説

ワークスタイル変革とは、「働き方改革」を言い換えた言葉です。2019年に施行された働き方改革関連法の促進のため、企業ではワークスタイルの変革が求められています。この記事では、企業のワークスタイル変革を推進する担当者に向けて、ワークスタイル変革のメリットや課題、成功事例などを解説します。自社の改革に役立ててください。

そもそもワークスタイル変革とは?

ワークスタイル変革とは、企業における「働き方を見直すための改革」のことです。以下では、ワークスタイル変革の概要を解説します。

ワークスタイル変革の基礎知識

ワークスタイルとは、「働き方」を意味する言葉です。ただし、どのような視点に立つのかによって、働き方に対する捉え方が異なるため、すべてを包括する明確な定義は存在しません。たとえば、個人の視点では「自分らしい働き方とは何か」という点から、ワークライフバランスなどが重要視されます。

一方で、企業目線で考慮した場合は、働き方の仕組みや労働環境の見直しが必要になります。このように、個人や企業にあった働き方を明確にし、実現に向けた取り組みのことをワークスタイル変革といいます。2019年に施行された働き方改革関連法が、普及したきっかけです。

ワークスタイル変革が求められる理由

労働人口の減少を始め、育児や介護と仕事との両立が必要になるなど、労働者側のニーズが多様化しています。このような中でも、企業が安定的な経営を行っていくためには、柔軟な働き方を受け入れるための環境づくりやルールを設け、自社に必要な人材を確保する必要があります。

また、より優秀な人材を雇用し、社員の離職率を下げるためには、就業機会の拡大や能力・スキルを発揮できる環境を整備するなどの課題にも対応しなければなりません。

ワークスタイル変革を進めるメリット

企業がワークスタイル変革を推進した場合に得られるメリットについて解説します。

生産性が向上する

長時間労働の是正によって、社員が働きやすい労働環境が整備されれば、業務に対する集中力の向上はもちろん、仕事への意欲も高まるほか、スキルアップや資格の取得などの成長力の向上も期待できます。また、作業工程などの見直しを行うことで、無駄な業務を削減でき、より生産性の高い業務に集中できるようになります。

優秀な社員の獲得につながる

ワークスタイル変革の推進を行えば、企業としての社会的なイメージアップにもつながります。柔軟な働き方を選択できる優良な企業には、優秀な人材が集まりやすい傾向があるためです。社員が労働環境に満足できるうえに、自社への愛着も生まれやすいことから、社員の定着率の向上も期待できます。

ワークライフバランスを改善する

ワークスタイル変革は、社員側にもメリットがあります。たとえば、長時間労働の見直しや有給休暇が取得しやすくなるなどの取り組みによって、自身のワークライフバランスを充実させることも可能です。そのため、妊娠や出産、親の介護などによって、生活スタイルを変えなければならない場合でも、柔軟な働き方を選べるため、仕事を継続しやすくなります。

ワークスタイル変革を進める際に直面しやすい課題

ワークスタイル変革を実行に移す際は、さまざまな課題に直面するケースも多いです。以下では、注意点を紹介します。

社内文化・従来の価値観

従来から続く社内文化や、新しいものを受け入れられない古い価値観のままでは、変革の障害になります。たとえば、長時間労働や残業が多い人を高く評価するような文化が根付いていたり、経営層の中に変革によって、自社の収益の減少につながるのではないかと、強く反発する人がいたりするなどのケースが挙げられます。

制度・ルール

ワークスタイルの変革を行うためには、制度やルールの見直しも行うことも必要です。意識改革に成功しても、従来の制度のままではワークスタイルを変革するには限界があります。多様な働き方を受け入れるためには、勤務体系はもちろん、人事評価や就業規則などの仕組みを見直し、柔軟な制度やルールの変更が不可欠です。

環境・設備

多様な働き方の1つに、テレワークやフレックスタイム制などがあります。これらの取り組みを推進するためには、ICTツールの導入や、それに伴うセキュリティ対策の強化などの環境の整備も必須です。ただし、これらの取り組みは、費用対効果を算出しづらいため、最終的には経営者や経営層による判断に委ねられます。

変革を実現する具体的なアプローチ方法

ワークスタイル変革を成功に導くためのアプローチ方法について、以下で解説します。

ICTツールを導入する

ICTツールとは、業務の効率化に有効なオンラインサービスやツールのことです。たとえば、「Web会議システム」や「オンラインストレージ」などが挙げられます。
Web会議システムとは、オンライン上で会議や打ち合わせができるほか、チャットやデータ共有、画面共有などの機能を利用できるツールです。

オンラインストレージとは、インターネット上に膨大なデータを保存できるクラウドサービスのことです。
これらのツールの活用によって、生産性を高めることができます。

必要な制度を作り周知徹底する

ワークスタイル変革を実現するためには、人事制度や労務管理はもちろん、文書管理などのルールも改定する必要があります。業務を円滑に進めるためには、迅速な情報共有が欠かせません。

そのうえで、情報資産である文書をどのように管理し、共有するのかを検討しましょう。また、ルールの整備やマニュアル作成だけでなく、社員に周知徹底させることも重要です。

雇用形態の多様化を検討する

ワークスタイル変革の前提として、多様な雇用形態を受け入れることが重要です。そのため、オフィス勤務の中でも、時短勤務の導入や嘱託社員での雇用のほか、リモートワーカーの受け入れなども検討しましょう。雇用形態の多様化によって、自社における人材の確保や人材不足の解消につながります。

ワークスタイル変革の成功事例を紹介

ここでは、実際にワークスタイル変革を成功させた企業の事例を4つ紹介します。

読売新聞社

読売新聞社では、紙面からオンラインニュースへと移行しつつある読者のニーズを満たすため、デジタルサービスの強化が課題とされていました。対策として、現場の声を吸い上げたうえで、業務を一元管理できる「Office 365」(現Microsoft 365)を導入しました。これにより、社内の情報連携が行えるようになったほか、IT部門におけるサポート業務の大幅な削減にもつながっています。

株式会社公文教育研究会

株式会社公文教育研究会では、各拠点の先生方とのコミュニケーション方法である、従来の電話システムに限界を感じていました。対策として、すべての拠点でスマホの内製化やWeb電話帳による情報管理を実施しました。これにより、各拠点の先生方と社員との連携が強化されたうえに、Web電話帳による利便性の向上が業務の効率化につながっています。

第一生命保険株式会社

第一生命保険株式会社では、固定電話への対応に縛られた勤務環境の見直しが課題とされていました。対策として、スマホの内線利用サービスや、Web電話帳を導入しました。これにより、社外でもオフィスと同等の労働環境を確保できるようになったため、テレワークを始めとする多様な雇用形態を選択できる在宅勤務制度の運用に成功しています。

NTTコミュニケーションズ株式会社

NTTコミュニケーションズ株式会社では、クライアント側のPCなどの端末でのオフライン作業ができないことや、ネットワークへの接続時に時間や手間がかかることが課題でした。対策として、モバイルワークにも対応できる「Microsoft 365」を導入したうえで、生体認証機能を搭載させて、セキュリティ強化を図りました。

社内外での作業時間が短縮したことにより、業務の効率化を実現しています。

まとめ

働き方改革の推進により、今後ますますワークスタイル変革が重要視されていきます。他社に遅れをとらないためにも、上述したアプローチ方法や成功事例を参考にして、自社でも取り組みを進めましょう。

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