なぜ「オフィスの電話」を放置したままではダメなのか

オフィスにおける電話のあり方が変化している

多様な働き方を実現するための代表的な方法の一つがテレワークです。従業員にとっては自分のライフスタイルに合わせて柔軟に働ける、また企業にとっても設備費や光熱費といったコストの削減が図れるなど、さまざまなメリットがあります。しかし、こうした働き方の変化は、これまで社内外とのコミュニケーションの重要な役割を担ってきた「オフィスの電話（ビジネスフォン）」の運用に、小さいとは言いきれない問題を発生させました。

オフィスにかかってきた電話の取り次ぎ問題

たとえば、テレワーク中の従業員宛ての電話がオフィスの代表電話にかかってきた場合、そのまま取り次ぐことはできません。電話を受けた従業員は、電話を一旦切った上で、担当者に連絡して取り次ぐ必要があります。そのようなケースではタイムラグが生じ、取引先や顧客をお待たせしてしまうことはもちろん、伝えまちがいや、相手の名前や要件を忘れてしまうといったトラブルが発生しやすくなります。場合によっては、取引先の印象が悪くなったり、機会損失につながってしまったりする可能性もあります。

電話番となる従業員にかかる負担が大きい

オフィスにかかってくる電話に対応するためには、出社する従業員、いわゆる「電話番」が必要です。重要な仕事ですが、ほとんどの場合、他の業務を兼務しながら対応しているのではないでしょうか。しかし、電話番となった従業員は、電話がかかってくるたびに業務を中断し、スムーズにいかないことも多い取り次ぎを行わなければなりません。こうした負担は、業務効率の低下はもちろん、ストレスの原因にもなり得ます。

通話料金を従業員が負担している

電話番のみならず、テレワーク中の従業員にも電話由来の負担は発生します。代表的なのが、会社から携帯電話やスマホが支給されておらず、個人所有のスマホを業務に利用している場合です。こうした場合、通話料金の精算が適切にできなければ、従業員が個人として通話料金を負担しなければなりません。また、個人情報の管理という面でもそのような状態を放置するのは危険です。

有効な解決策であるクラウドPBXの導入

前述のように、働き方の変化に伴い、従来の電話環境では対応しきれないさまざまな問題が発生しています。こうした課題の解決策の一つが、クラウド上のIP電話サーバーでPBX機能を利用できる「クラウドPBX」の導入です。これまでのオンプレミス型のPBXに比べ、次のようなメリットがあります。

オフィス以外でも電話を受けられるようになる

クラウドPBXを導入すれば、会社の電話番号にかかってきた外線電話をスマホやパソコンで場所を選ばず受けることができるようになります。また、内線としても使用可能なため、従業員同士であれば通話料はかかりません。PBXやビジネスフォンなどの通信設備をクラウド化することで、前述のような電話番のための出社や、取り次ぎ負担といった課題を解決することもできます。

導入がかんたんで初期費用が抑えられる

また、導入に手間がかからないこともクラウドPBXの特徴です。これまでのPBX（オンプレミスPBX）はオフィス内に主装置を設置するための工事が必要でした。しかし、クラウドPBXであれば、設備や設置スペースが不要なため導入もスムーズです。さらに設定変更もWebから簡単に実施できるため管理業務を効率化できます。クラウドサービスとして初期費用や保守コストが抑えられることもメリットの一つと言えるでしょう。

従来のようなオンプレミスPBXのビジネスフォンでは、オフィス以外の場所で電話を受けることはできませんでした。しかし、クラウドPBXであれば、スマホやパソコンさえあれば、自宅や出張先、遠方の工場などでもオフィスにかかってきた電話を受けることが可能になります。外線サービスを組み合わせることで、より柔軟な電話環境が実現するでしょう。働き方の多様化に対応したものの、電話対応業務に課題がある場合は、クラウドPBXの導入が解決の糸口になるかもしれません。