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トラスティルグループ

クラウド型PBX導入により在宅勤務の環境を構築
低コストで人材確保と働き方改革を実現

トラスティルグループ
トラスティルグループ 代表 小倉 純一氏

トラスティルグループ
代表

小倉 純一氏

「スマートフォンの内線化により、課題になっていた在宅勤務での電話運用の問題が解消され、ロケーションにとらわれない働き方を推進できると考えました」

トラスティルグループ 総務・人事・経理グループ 河上 景子氏

トラスティルグループ
総務・人事・経理グループ

河上 景子氏

「テレワーク制度という働き方の提示が求職者へのアピールになるということを実感しています」

 

課題

在宅勤務でもオフィスと同様に
電話応対可能な通信環境の整備が課題に

 トラスティルグループは、総合リーガルサービスグループとして法律と会計にわたる総合的なワンストップサービスを提供。弁護士、行政書士、司法書士、公認会計士などいわゆる“士”業の有識者と専門性の高い知見でサポートするアシスタントスタッフが密接に連携し、顧客の課題を解決へと導く。とりわけ専門性の高い許認可業務や会社設立・一般法人設立業務において高い実績を誇り、インターネットを介して顧客とやりとりを進めるオンラインサービスも大きな特長となっている。

 同グループは、創業当時から、モバイルデバイスを活用しオフィス外でも業務が進められるワークスタイルを模索してきた。クラウド型CRMを導入して情報資源をクラウド上に集約するなど、社内外を問わずそこで業務を完結できる環境を整備した。

 また、在宅勤務を視野に入れた職場作りも推進。モバイルデバイスの配布など在宅勤務環境の実現に注力した。「それぞれの専門領域を持つ当社の社員は、その特性上、容易に替えが利きません。そのため社員が長く在籍できる環境を整えることは創業以来のモットーです。モバイルワークや在宅勤務などテレワーク環境の実現に注力してきました」と同グループ代表の小倉純一氏は語る。

 しかし、電話連絡などの社内コミュニケーションに関しては、オフィスと同様の環境を整備するのは困難であった。同グループでは、総合窓口として代表番号を設けるとともに、裁判所との対応のため弁護士や行政書士などの業務別に電話番号を設けていて、電話応対にあたってはスタッフが担当者への電話転送を日常的に行っていたからである。在宅勤務においても、在宅勤務者が会社の代表番号へかかった電話を受ける、会社から自宅へ電話を内線で転送するなどといったことが求められる。しかし、それらは実現できず、在宅勤務導入には踏み切れていなかった。

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対策

PBXレスで複数拠点の固定電話と社員の
スマートフォンを内線化

 そのような中、経験豊富な優秀な社員から家族の転勤に伴う離職の相談が寄せられたことをきっかけに、在宅勤務の導入を決断。さらに、同時期にオンプレミスのPBXが不調を来したことや、新たに地方(栃木県小山市)に拠点を設け、事務機能の一部を移転する計画がスタートしたこともあり、全社的な通信環境の見直しに着手した。折よく、厚生労働省の「職場意識改善助成金(テレワークコース)」(以下、テレワーク助成金)制度がスタートしていた。これは労働時間等の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、終日、在宅またはサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するもの。同グループは、仕事柄、補助金関連の話題をお客さまに紹介する機会が多く、テレワーク助成金は以前から注目していたため、制度の活用を検討。申請・承認を経て、テレワーク助成金を活用しながらのワークスタイル変革に乗り出す。

 同グループは、PBXの更改にあたりクラウド型サービスの導入を検討。少数精鋭主義の企業においては、オンプレミス型の運用は負荷が高いと感じていたからだ。数社を検討した結果、NTTコミュニケーションズのクラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」を選定。小倉氏はその理由を次のように語る。「PBXのクラウド化により固定資産や運用保守コストを抑制することができ、かつ、スマートフォンを内線端末に設定できるため、自宅でも社内と同じ感覚で内線電話が利用できます。それにより、これまで課題となっていた在宅勤務での電話運用の問題が解消され、ロケーションにとらわれない働き方を推進できると考えたのが第一の理由です。さらに通信品質の安定性にも安心感がありました」

図:システム構成イメージ

図:システム構成イメージ

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効果

柔軟なワークスタイルにより業務効率が向上
助成金活用により導入費用を1/4に削減

 PBX移行作業はスムーズに進行し、2016年9月にまず東京本社と在宅勤務先で導入がスタート。同10月には新たに栃木県の小山オフィスも加わった。現在、この拠点間で内線網を構築し、本社に4台、小山オフィスに3台のIP-Phoneを配置し、スマートフォンでスタッフ全員が内線を利用できる環境も整備した。「現在は代表番号で受けた電話を、本社・小山拠点の固定電話とスマートフォンの内線番号に振り分けるかたちで、三者間でのシームレスな連携を実現しています」と同グループ総務・人事・経理グループの河上景子氏は説明する。この仕組みにより東京、小山、在宅と場所は別々だが、同じオフィスにいるようなコミュニケーションが可能になった。

 同グループは、Arcstar Smart PBX の導入によりワークスタイル変革を実現。小倉氏は導入後の効果を次のように語る。「在宅勤務でもオフィスにいるのと同じように働けるようになったことで、育児と仕事の両立の板挟みになっていた社員が、週1回のオフィス出勤で支障なく働けるようになりました。優秀な社員を失わずに済んだことは、何ものにも代えがたいと思っています。またその社員のみならず、在宅勤務の導入により、グループスタッフほぼ全員のワークスタイルが柔軟になり、業務効率が向上しました」

 また、意外な効果もあったと河上氏は指摘する。

 「求人広告を出すと、『在宅勤務が可能』というポイントで応募してくださる方がいます。働き方の提示が求職者へのアピールになるということを実感しています」

 これらに加えて、注目したいのがテレワーク助成金活用によるコスト低減効果だ。今回、全費用の3/4が助成金によってカバーできたと言い、同グループでの費用負担はわずか1/4にとどまった。

 今後、同グループはさらにこの在宅勤務の体制を拡充させていく予定だ。小倉氏は「過去に退職した優秀な社員に声をかけることも検討しています。また、この先オフィス出勤が困難になる社員が現れても、この仕組みをフル活用することで長く働き続けてもらいたいと考えています」

 ワークスタイルバランスが注目される今日、オフィスにしばられない働き方の実現は、人材1人1人の影響力が大きい中小企業においてこそ喫緊の課題と言えるだろう。同グループのテレワーク導入は、働き方改革を推進する多くの企業にとって参考になるのではないだろうか。


取材協力/画像提供:アイティメディア株式会社

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導入サービス

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、PBXやビジネスホンを使用せずに、クラウド上にあるIP電話サーバによりPBX機能と内線機能を実現するクラウド型PBXサービスです。

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トラスティルグループ

トラスティルグループ

事業概要
弁護士、行政書士、司法書士、公認会計士、税理士、社会保険労務士、海事代理士による総合リーガルサービスグループ。グループの中核である4社(弁護士法人トラスティル、行政書士法人トラスティル、トラスティル海事代理士事務所、株式会社トラスティルグループ)を中心として、様ざまな分野のメンバーファームとの協業により、法律と会計に渡る総合的なワンストップサービスを提供している。

URL
http://trustill-gr.co.jp/


 

 

 

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(掲載内容は2017年3月現在のものです)


 

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