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議事録は本当に必要?活用の仕方と効率的な作成方法

どこの企業や団体であっても、会議をしたら議事録を作成するというのは、当然のルーティンワークとして行われていることでしょう。しかし、議事録は作成に手間がかかるとか、実際に閲覧したり活用したりする人がどれだけいるだろうかという声もきこえてきます。議事録を効果的に活用するには、どうすればいいのでしょうか。
そこで、議事録の必要性や活用の仕方、効率的な作成方法とともに、オンライン会議における議事録の在り方についてご紹介します。

議事録は本当に必要?活用の仕方と効率的な作成方法

議事録の必要性

議事録の活用の仕方や作成方法を検討する前に、まず何のために議事録があるのか、議事録を作成する意図について整理しておきましょう。議事録の必要性は、おもに次の3点に集約することができます。

1 不参加者への情報共有

会議に参加予定だったにもかかわらず不参加になってしまった人や、会議の参加者ではないものの議題にかかわる業務に携わっている人に対して議事録を共有することで、会議で何が決まったのかを伝えることができます。また、一人ひとり個別に情報伝達をしていると、伝達ミスが起こるおそれもあります。正確な議事録を作成し、それぞれ閲覧してもらうことでミスを防ぎ、正しい情報を広く伝えることができます。

2 会議で決定したことの再確認

会議に参加していた人であっても、「あの議題は結局どうなったんだっけ?」「あの提案をしたのは誰だっけ?」などと、記憶が曖昧になってしまうことがあります。「言った、言わない」と、言い争いになってしまうこともあるかもしれません。そうした際に議事録があれば、正確な情報を確認することができます。

3 今後の業務や次回の会議のベンチマーク

議事録は、ただ作るだけでは意味がありません。会議を振り返ったり、決定事項を確認したりすることで、今後の業務改善を行ったり、次回以降の会議の方向性を定めていくことに役立てることができます。議事録は、必要な人のあいだで閲覧し、情報を共有した上で、次のアクションをとるために作成されます。このようなステップを踏むことで、議事録は本来の意義を十分に発揮することができるのです。

議事録の必要性

議事録に書く内容とは

通常の会議の議事録は、会議の内容を共有し、活用するためにあります。ですから、その目的が達成できていれば、特別な形式や厳密な決まりはありません。しかし、議事録を有効に活用するために、はっきりさせておきたいポイントはいくつか存在します。議事録を作る際には、次の要素を押さえて記載するようにしましょう。

・表題

説明するまでもありませんが、表題は必須です。何についての書類かがひと目でわかるようにするためにも、議事録の表題に既存のフォーマットがある場合は、それに合わせて作成するといいでしょう。

・日時

会議を行った年月日や時間を記載します。いつ行われた会議なのかをはっきりさせることで、議事録にしるされた決定事項が、いつの時点のものなのかがわかるようになります。

・場所/出席者

会議が行われた場所を記載します。テレビ会議やビデオ会議の場合は、それぞれの拠点の簡単な所在地。その拠点から誰が参加していたのか、どんな会議サービスを使ったか(遠隔のオンライン会議であることを提示するため)を記載します。また、各拠点を合わせた参加者が何名だったのかも、併せて記載しましょう。

・議事

どのような議題で、何について話し合ったのかをしるします。あらかじめアジェンダを用意しておけば、それに沿って議事録を書くことができるので、事前に用意した資料なども添付すると内容も充実します。

・決定事項

議題ごとに、どのような議事や決定がなされたのかをしるします。各人の意見や質問とその回答などについても、あとで決定の経緯を説明するために必要であると思われる場合は記録に残しておきます。議事と決定事項は、箇条書きなどを用いて簡潔に書くことが大切です。接続詞や発言者の感情、細かい意見などをそのまま書き連ねると要点がわからなくなってしまいます。議事に対して、どういう展開で、どんな結論が出されたのかを明記します。
例えば、Aを可決するのかしないのかという議題に対し、意見が割れたため、最終的に多数決で可決することになったという場合は、「Aについて、10票対2票の多数決で可決」としるすだけで、誰が賛成したかといったことまで細かく書く必要はありません。また、結論が出なかった議題についても、「結論は次回へ持ち越し」など、記録を残します。

・次回の予定

同一の参加者による同じテーマの会議を何度か行う場合は、次回の予定についても議事録に書き添えます。また、議事録をまとめて見返した際に、議題の内容に連続性があるかどうか、予定どおりに正しく会議が開催されたかどうかを理解する手掛かりにもなります。

議事録を効率的に作成するポイント

議事録は、通常の社内文書とはやや異なる形式で作られます。ここでは、どこの会社でも共通する議事録作成のポイントについてご説明します。

過去の議事録を参考にする

初めて議事録作成を任された場合は、過去の議事録を参照しながら作成するといいでしょう。社内で慣習化されているパターンを踏襲することで、それまでの会議の参加者が要点をつかみやすくなるからです。

「だ・である調」の箇条書きで簡潔にまとめる

議事録には、季節の挨拶や前書きは必要ありません。必要な情報だけを「だ・である調」の箇条書きでまとめます。見やすさを意識して簡潔にまとめるようにしてください。

会議終了後に素早く作成・共有する

議事録は会議が終わった後、できるだけ早く作成して、参加者や必要なメンバーと共有するようにしましょう。極力、24時間以内に作るようにしてください。議事録の作成が遅くなると、どんどん記憶が薄れてしまいます。これは、議事録を作成する社員にとっても、議事録を見るメンバーにとっても同じことです。
会議で話し合った記憶が新鮮なうちに、議事録を共有して間違いがないか確認してもらうようにしてください。

結論をわかりやすく書く

「議事録を最後まで読んでも、結局どういう結論に達したのかよくわからない」というようでは、議事録を作成している意味がありません。経緯の説明が長くなる場合は、最初に結論を提示するなど、内容が理解しやすくなるような構成を心掛けましょう。

議事録を効率的に作成するポイント

オンライン会議における議事録

テレビ会議やビデオ会議などのオンライン会議では、参加者同士の一体感や当事者意識、決定事項への理解などが弱くなってしまいがちです。素早く議事録を作って共有し、議題に対する意識の強化を図りましょう。決定事項を再確認してもらうことで、認識に相違がないかチェックしてもらうこともできます。

なお、テレビ会議やビデオ会議には、映像を利用した会議だからこそできる議事録の作成方法があります。テレビ会議やビデオ会議では録画機能を利用して、互いに見ている画面をそのまま録画することで、議事録の作成にも大いに役立てることができます。

また、しっかりと議事を記録していたつもりでも、詳細がわからなくなってしまったというときに録画が残っていれば、いつ、誰が、どのような発言をしたのかを確認することができます。あとから異議が出た場合には、議事録の根拠として利用することもできます。
会議の録画映像は、議事録の間違いをなくし、確実な記録を作るために効果的です。決定事項は議事録で残し、詳細な過程については映像で残しておくという手法をとれば、議事録作成を効率化することができ、労力を軽減させることもできるでしょう。

テレビ会議やビデオ会議の強みを活かして議事録作成

テレビ会議やビデオ会議などのオンライン会議のシステムは、議事録を作成する際にも便利です。遠隔地をつなぐという点にのみ着目されがちですが、テレビ会議やビデオ会議での記録映像を議事録の作成に活用できます。オンライン会議システムの使い方を工夫することで、さらなるメリットを得られるようになります。

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