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無駄をなくして会議効率化を行うには?その方法とおすすめのツール

会議の効率化を図ることは、ビジネスにとって重要です。惰性で行っている無駄な会議をなくすことで、企業の意思決定の速度を上げることができます。また、会議における「無駄な時間や労力」を削減できれば、会議にかかるコストも大幅にカットできるでしょう。
業務効率を上げて生産性を向上させるためにも、会議の在り方自体を見直す必要があります。そこで、無駄をなくし、会議を効率良く進めるコツやツールについてご紹介します。

無駄をなくして会議効率化を行うには?その方法とおすすめのツール

会議の無駄とは?

会議における無駄とは、どのようなことを指すのでしょうか。「これは本当に必要な会議なのか?」という問題は、しばしば取り上げられる話題でしょう。改めて無駄な会議の特徴について考えてみましょう。

参加者が適切ではない

会議に本当に参加する必要がある人は、実はそれほど多くないかもしれません。必要のない人が会議に参加していて、全員に発言してもらおうと考えると、その時間が丸々無駄になってしまいます。
なんとなく「同じチームだから」「上司だから」といった理由で参加を決めるのではなく、本来決めなければならない議題を検討するのに必要なメンバーなのかどうか、会議を開催するごとに検討しましょう。

話がまとまらず長引く

会議は、とかく長引きがちなものですが、長引く理由はいったいどこにあるのでしょうか?適切に話を進められるファシリテーター(司会者)はいるでしょうか?また、参加者は、いったい何について議論するための会議なのかを正しく理解できているでしょうか?

いつの間にか話が横道にそれて、議論すべきことではないことに時間を取られてしまったり、いつまでも話がまとまらずに長引いてしまったりすることはよくあることです。しかし、結論の出ない会議の時間は、まったく無駄だといえるでしょう。また、議論をするために行う会議は、必要な意見が出そろった時点で結論をまとめ、会議を終わらせる必要があります。

遠方から会議のために人が集まる

会議のために遠方の支社から社員が集まることがありますが、これは非常に大きな無駄につながります。遠方からそのためだけにやってくることは、それだけ多大なコストと労力がかかっているということです。
移動時間や移動コストだけでなく、その間にできたはずの仕事ができなくなることを考えると、遠方からの会議出席は極力避けるべきです。

準備や議事録作成に時間がかかりすぎる

会議を行う前には、会議のための資料やアジェンダ(課題)を作成し、参加者のスケジュール調整をした上で会議室を予約しなければなりません。
さらに、会議が終わってからも議事録を作成し、参加者に共有する必要があります。実際には会議を行う時間だけでなく、こうした時間や作業でもリソースが割かれることになります。

準備や議事録作成に時間がかかりすぎる

会議を効率化するための5つのポイント

それでは、会議を効率化するためにはどうすればいいのでしょうか?それには、無駄が起こる原因を排除することが大切です。

1 会議の目的とゴールを全員が意識する

参加者全員が「なぜ会議を行うのか?」「何を目的とした会議なのか?」を十分に理解した上で、議論を進める必要があります。
また、会議の終了時間についても、常に意識しておかなければなりません。会議終了までの時間を意識することで、「何時までに話をまとめなければいけない」という空気を作ることができます。全員が終了時間を意識すれば、それだけ話がまとまりやすくなるでしょう。

2 紙の資料をなくす

参加者の分だけ資料を印刷し、配布することは、一定の労力を必要とする行為です。紙の資料をなくすことで、こうした労力を排除できます。あらかじめ参加者に会議に必要なデータをメールなどで渡しておけば、その場で書類を配布する必要はありません。プリントなどの紙媒体ではなく、データで資料を共有することは、その後の資料整理にも役立ちます。資料の紛失リスクや管理コストも削減できますから、なるべく紙を使わない会議を行いましょう。

3 対面の会議にこだわらない

対面での会議を行うことにこだわりすぎると、全員のスケジュールが押さえられなかったり、遠方から社員を招いたりする必要が出てきて、会議にかかるコストが増大します。遠方にいる社員ともやりとりができる「テレビ会議」や「ビデオ会議」「電話会議」などを利用して会議を行えば、その場にいない社員とも議論を交わすことができます。また、外出先や出張先などから会議に出席することもできるようになるため、スケジュールの調整が容易になります。

4 ファシリテーターを導入する

会議では、思ったように議論が進まず、横道にそれてしまうことも珍しくありません。また、意見は出ても結論に結び付かないこともあります。
こうした事態を防ぐためには、ファシリテーターの導入が効果的です。会議がアジェンダどおりに進むように議論の方向性を定め、時間管理をするのがファシリテーターの役割です。参加者の意見を引き出すとともに、予定どおりに会議が終えられるように調整を行います。

5 会議中は議題に集中する

会議中に電話に出たり、別の仕事の対応を行う参加者がいたりすると、そこで議論がストップしてしまうことになります。議論のやりとりに水を差すことにもなりますから、会議中にほかの仕事を行わないようにしましょう。外部からの電話や来客も極力会議の前後に対応することにして、会議の時間は議論に集中するようにしてください。

会議中は議題に集中する

会議の効率化に役立つツール

昨今では、会議の効率化に役立つツールも多くあります。自社の会議スタイルに合ったシステムを導入し、会議の無駄をなくしましょう。

スケジュール管理ツール

会議の準備を円滑に行うために、社員のスケジュールやタスクを管理するツールが有効です。チームメンバーがそれぞれのスケジュールを共有することで、いつ会議を行えば必要な社員が参加できるのかがひと目でわかります。
また、誰でもスケジュールを修正できるようにしておくことで、参加者の調整も容易になるでしょう。

タイムキーパーツール

最初にアジェンダを作成しておくことで、いつ何の話題について話すべきかを管理できるタイムキーパーツールもあります。会議の残り時間を表示するだけでも、参加者に時間を意識させることができるでしょう。

会議室予約ツール

会議室の予約を書面で行っていると非常に手間がかかり、間違いも起こりやすくなります。会議室の予約は、ウェブ上で社員の誰もが見られる状況で管理するようにしましょう。

遠隔地との会議サービス・システム

インターネット回線や電話回線などを使って、離れた場所をつないで会議が行えるようにするシステムです。遠隔地との会議を可能にするサービスやシステムには、テレビ会議、ビデオ会議、電話会議などの種類があります。それぞれメリットが異なるため、状況に応じて使い分けましょう。

重要な会議を効率よく行える環境を整備する

重要な会議を効率良く行うためには、メンバーのスケジュールの調整が容易な遠隔会議サービスやシステムの利用が便利です。遠隔会議を行うために便利なサービスには、テレビ会議、ビデオ会議、電話会議などがあります。

テレビ会議は、専用回線で各拠点同士を結びます。多拠点を同時接続しても安定した通信状況でやりとりできる上に、鮮明な画像とクリアな音声で臨場感の高い雰囲気を作り出します。
ビデオ会議は、日頃利用しているスマートフォンやタブレット、ノートPCなどの端末から利用できる会議サービスです。専用の機材を導入しなくてもふだん使っている端末からインターネットベースで手軽に映像をつないで会議や打ち合わせが行える利点があります。営業に出ている社員が会議に参加する際や、少人数の拠点とつなぐ場合にも便利です。
電話会議は、電話回線を使った会議サービスです。既存の携帯電話や固定電話からも利用できるため、導入にかかるコストや期間が少なく、世界中どこにいても会議に参加することができます。だれもが使える、すぐに使えるという特性で根強い需要があるサービスです。

NTT Comでは、上記の遠隔会議に使えるPC/インターネットベースの手軽なテレビ会議「Arcstar TV Conferencing (PC利用)」と、閉域網ベースかつインターネット接続も併用可能な テレビ会議「Arcstar TV Conferencing(専用機型)」、電話会議「Arcstar Audio Conferencing」を提供しています。自社に適した会議ツールを導入して、無駄を減らし、コスト削減や業務効率アップを目指しましょう。

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