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気配り上手なビデオ会議の進め方

ビデオ会議とか、WEB会議と呼ばれるツールが色々とありご利用の方も多いと思います。
でも開始までに時間がかかったり、会話が一方通行になってしまったり、うまくツールを使いこなせずに「やっぱり、直接会わないとだめだよね?」となってしまっていることはありませんか?気配り上手なビデオ会議の進め方をご紹介します。

ビデオ会議の上手な進め方

まずは、ビデオ会議の上手な進め方から見ていきましょう。

ビデオ会議の準備

ビデオ会議に限ったことではありませんが、ミーティングをうまく進めるには、事前準備が大切です。アジェンダ(議題)を事前に決めて、資料は共有しておくと時間を有効に活用できますし、ビデオ会議の時には、カメラ、マイク、スピーカー(ヘッドセット)等機器の準備も必要です。

会議室に常設の機器は、すでに最適に設定されていることが多いので、管理者以外は移動させない方が望ましいでしょう。ヘッドセットはUSBタイプをご利用いただくと、多くの場合PCが自動認識をして設定変更をしてくれますので比較的簡単です。それでも、機器が正確に認識されていないこともありますので、会議に参加したら、まず、自分の声が聞こえるか、相手の声が聞こえるかを確認してみてください。

カメラはできるかぎりオンにしておくと表情や頷きなどで意思表示ができるのでお勧めです。在宅勤務や外出先からの参加でカメラをオフにしたいときは、最初だけオンにして一声かけてからカメラをオフにするのが良いでしょう。

リハーサルをしておこう

まったく初めてビデオ会議に参加される時には、事前にリハーサルを一度しておくと本番の会議が間延びした要領の悪いものにならずにすみます。出だしにつまづくとそのあとの印象が悪くなり、「やっぱりビデオ会議は使えない」と言い出す人もいらっしゃいますので最初が肝心です。

ビデオ会議の終わり方

会議を終わる時は、次の3つを明確にしてください。それは1)決定事項、2)その後の納期を含んだアクションアイテム 3)実施を担う担当者です。簡単に振り返りをして、ビデオ会議を行ったことでスピーディーに参加者のスケジュール調整ができたこと、隙間時間をうまく使えたことなどを伝えてポジティブな面を認識して締めることでお互いの印象が良くなるかもしれません。実際のビジネス事項だけでなく、仲間同士のコミュニケーションの活性化もビジネスを推進する大切な要素になります。

効果的なビデオ会議になるポイント

さらに、ちょっとした気配りで効果的なミーティングになるポイントをご紹介しますので、よろしかったら試してみてください。

効果的なビデオ会議になるポイント

主催者は、早めに入り、参加者に声かけを

主催者は5分前には準備を完了して参加者を待ちます。参加者が入ってきたら、必ず声をかけてください。そして、「時間通りに参加してくれてありがとうございます。」と伝えてみてください。次回も時間通りに参加しようという気持ちを高めてくれると思います。ここで会話しておくことで、音声設定の確認もできます。いざ発言しようと思った時に、マイクが聞こえなくて再接続とか、設定のやり直しが途中で起こると白熱した議論が冷めてしまうかも。

裏技:それは"会議開始時間をあえてちょうどの時間より5分を遅らせる"です。例えば9:00からではなく、9:05にして、初めの5分は準備の時間と思ってもらえると時間通りに始められるかもしれません。
全員そろって時間通りに始めるだけでも、会議が引き締まって見えるものです。

主催者は、早めに入り、参加者に声かけを

事前共有と役割を明確に

ビデオ会議に限りませんが、特にビデオ会議だと発言しないで終わってしまう人がいます。できれば、事前のこのミーティングの目的と参加者の役割を明確にして、参加意識を高めてください。期待されると話にも参加しやすくなります。
資料も事前に共有しておくと画面共有で見にくいところでも、手元で確認してもらうこともできますし、ネットワークの状態が悪くて見にくいイライラを軽減することもできます。

裏技:冒頭に、「発言者を指名するかもしれませんから心の準備をお願いしますね」、と言っておくと緊張感も保ちながら、少しウォーミングアップができるかも?

発言以外はマイクをOFFにして

参加する環境にもよりますが、発言するとき以外はご自身のマイクをOFF(マイクミュート)しておくのがお勧めです。パソコンで参加される時は、USBのヘッドセットをお使いいただくと音質は良くなります。それでもONにしておくと、周りの音を拾うので、聞き手にとっては雑音が多くなってしまいます。それは間接的に他の人の発言を邪魔していることになってしまいますよね。

裏技:くしゃみとか、咳払いするときも一瞬マイクをOFFにするとスマート。誰も耳元であなたのくしゃみを聞きたくないでしょうから(笑)。

そんなに大きな声で話さなくても聞こえています

ヘッドセットをしてビデオ会議をしていると、気が付かないうちに話す声が大きくなってしまう人がいます。
これは、会議中にほかの参加者の声が聞こえにくい時や、リアクションがなく発言者が不安に思うときなどに自然と発言する声が大きくなってしまうものです。特に自席などで行うときは、周りの人に配慮しながら、自分の声のボリュームを考えてみてください。特に両耳用のヘッドセットをご利用の方は要注意です。

発言以外はマイクをOFFにして

代表相槌者を指名

ビデオ会議では、無音の状態は参加者に不安を与えます。また話しかけるタイミングがつかみにくいときもあります。話しやすい会話のリズムを保つために協力者がいたら助かりますよね。「代表相槌者」を指名してリズムをつくってみてください。問いかけがあったら3カウント待ってから、リアクションをしてみてください。
あるいは、あえて名前を指名して返事を求めるのも良い方法です。

裏技:3カウントがコツ。そのリズムがあると、それまでに質問がある人は発言しようと思います。お互いに探りあって、発言が同時になって「どうぞどうぞ」となるのを多少予防できるかも?

ビデオ会議の上手な進め方や気配りのポイントを知って、効率的なミーティングをしてみてはいかがでしょうか?

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