交通費の精算に領収書は必要か。必要・不要なパターンや領収書なしでも精算できる方法を解説。

交通費の領収書の有無について

交通費精算において領収書は必要なのでしょうか。公共交通機関では領収書を発行できないケースもあります。ここでは、交通費を精算する場合、領収書が必要かどうかみていきましょう。

基本的には必要という意識を持つ

租税法では領収書がなくても交通費を精算できるケースもあります。

しかし、領収書なしで交通費を精算してしまうと、不正が増えてしまうリスクが想定されます。また、税務署の監査において領収書が保管されていない場合、交通費として精算した証明ができません。

そのため、交通費の領収書は基本的に必要という意識を持つとよいでしょう。交通費精算の際に社内ルールとして領収書の添付を必須としている企業も多くあります。

従業員にとって領収書の保管は負担となるものの、不正申請や税務署の監査の対策として社内ルールに則った精算を行いましょう。

領収書が不要となるパターン

領収書が不要となるパターンは次の2つです。

・3万円未満の距離で公共交通機関を利用した場合
・やむを得ない事情がある場合

近距離移動で公共交通機関を利用した場合、領収書がなくても交通費を精算できるケースがあります。消費税法によると、利用料金が3万円未満の場合、領収書の提出は必要ありません。そのため、公共交通機関など領収書の発行が難しい場合、帳簿への記帳のみで精算可能です。

例えば、取引先への訪問で電車を利用し、片道1,610円(往復3,220円)を支払ったとしましょう。利用金額は3万円未満であるため、領収書がなくても精算できます。

また「領収書発行を依頼したものの、発行に応じてもらえなかった」など、やむを得ない事情の場合、精算可能です。税務署の監査で指摘を受けないためにも、領収書がない理由を記載しておくことを意識しましょう。

ただし、従業員の不注意による領収書の未発行や紛失の場合、やむを得ない事情に該当しないため注意が必要です。

領収書が必要となるパターン

3万円以上の交通費の場合、領収書が必要です。出張で新幹線や飛行機を利用すると、3万円を超えるケースが多くあります。

乗車券購入時に、忘れずに自動券売機や窓口で領収書を発行しましょう。

領収書の意味

領収書とは金銭の支払いを証明できる公的な書類をさします。交通費や飲食代など経費を精算する際に必要です。ここでは、交通費精算における領収書の意味をみていきましょう。

領収書について詳しく知りたい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

経費精算で使用する

領収書は従業員の交通費を精算する際に支払いの二重払いや過払いを防ぐことが可能です。

領収書がないと、再度代金の精算を請求された場合、交通費を支払わなければならないリスクが発生します。そのため、領収書は交通費精算の際に提出を義務付けることで、従業員の不正を防ぐ役割があるといえるでしょう。

無い場合は交通費精算書か出金伝票を使用する

領収書がない場合、交通費精算書か出金伝票を使用するケースが多くあります。それぞれの書類に記載しなければならない項目の例は次のとおりです。

	記入項目	特徴
交通費精算書	・申請日 ・氏名 ・日付 ・金額 ・訪問先 ・利用した交通機関 ・出発地 ・到着地 ・片道または往復	・ガソリン代の精算にも使用できる場合がある（各会社の規定による）
出金伝票	・申請日 ・氏名 ・勘定項目 ・金額 ・摘要	・交通費精算書と比較すると、記入項目が細分化されていないため、摘要欄に情報を細かく記載しなければならない(出発地や到着地、片道・往復、目的など)

交通費精算書や出金伝票のみでは税務署の監査において不正を疑われてしまう可能性も想定されます。交通費を事業目的で支払った旨を証明できるように、情報や資料を保管しておくとよいでしょう。

出金伝票の書き方については、こちらから。

立て替えは従業員の負担になる

立て替えの場合、領収書や交通費精算書などの書類の発行が必要であるため、従業員の負担になってしまいます。また、領収書の保管が煩雑になり手間に感じてしまうケースも多いでしょう。

そのため、交通費を精算せずに自腹で支払っている従業員がいる可能性も想定されます。

交通費を領収書なしでも精算できる方法

交通費精算の立て替えは領収書の発行が必要になるケースが殆どです。また、従業員の負担が大きく、精算の際にはヒューマンエラーが生じるリスクもあります。

そういったリスクを軽減するために、交通費を領収書なしで精算できる方法の導入を検討する必要があるでしょう。具体的には、ICカードと連携できるツールやキャッシュレス決済の導入がおすすめです。ここでは、それぞれの方法について詳しくみていきましょう。

ICカードと連携できるツールを導入する

ICカードと連携できるツールの導入によって、大幅に交通費精算の手間やミスを削減できます。

ICカードに記録された利用交通機関や日付、金額、出発地、到着地など正確な情報を連携ツールに読み込み、精算を行います。簡単に正確な申請ができるため、経理担当者が利用経路や交通費の確認作業に追われる時間を削減可能です。

また、従業員側の負担も軽減されるため、交通費を自腹で支払うリスクを抑えられるでしょう。

キャッシュレス決済を導入する

クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などキャッシュレス決済を導入するのも1つの方法です。立て替えの経費精算と比較すると、キャッシュレス決済は現金管理が不要であるため、残金確認の手間を削減できます。

また、キャッシュレス決済を利用できる端末やカードを持っていれば現金を持ち歩く必要はありません。現金の紛失・不正利用の防止にもつながるでしょう。

経費精算をキャッシュレス化する方法について、こちらの記事で詳しく解説しています。

「経費精算のキャッシュレス化｜メリットや方法をご解説」

経費精算の方法は領収書の有無で変わらない

経費精算の方法は領収書が不要・必要なパターンのどちらでも変わりません。ここでは、一般的な経費精算のフローと効率化するための方法をみていきましょう。

一般的な経費精算のフロー

一般的な経費精算のフローは次のとおりです。

	フロー
従業員	1.経費精算書を作成する 2.上司の承認を得る 3.経理担当者に提出する
経理担当者	1.受領した経費精算書の記入項目と申請金額を確認する 2.仕訳と会計処理を行う

経費精算書に不備があった場合、従業員に差し戻し、再度提出するフローになります。記入項目が正確に記載されていないケースも少なくないため、申請金額や記入漏れなど細かく確認しなければなりません。

一般的な経費精算のフローでは領収書や立て替えに必要な現金の管理なども必要です。確認業務の負担やヒューマンエラーが発生するリスクがあるでしょう。

経費精算の業務フローに関する記事は、こちらの記事で詳しく解説しています。

効率化する場合はツール導入で

交通費の経費精算フローを効率化する場合、まずはツールを導入するとよいでしょう。経費精算を自動化できるツールは申請金額や勘定科目、税区分などを正確に申請できます。

不備のある精算書の差し戻しや確認業務の負担を大幅に削減できるのが利点です。

まとめ

本記事では交通費精算における領収書の意味や業務フローを効率化する方法について解説しました。

領収書を発行ができない場合・やむを得ない事情がある場合など、交通費精算には不要なパターンもあります。しかし、領収書がない場合、税務署の監査で支払いを証明できる書類がないため、不正を疑われてしまうリスクも想定されるでしょう。また、不正申請や過払いなどが発生する可能性もあります。そのため、交通費精算では基本的に領収書が必要であることを意識しましょう。

しかし、交通費の立て替えや領収書の発行は従業員にとって負担になります。領収書を発行しなくても交通費精算ができるICカードやキャッシュレス決済の導入という方法があります。ただし、領収書の発行は必要がないものの、経費精算の業務フローは変わりません。

交通費精算の業務フローを効率化したい場合、経費精算を自動で行うツールを導入するとよいでしょう。ICカードとツールを連携することで、交通費や日付、出発地、到着地などの情報を読み取り、正確に経費精算の申請ができます。そのため、従業員と経理担当者の負担を大幅に削減可能です。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleはモバイルsuicaと連携が可能です。そのため、改札の通過によって申請が完了します。また、プリペイドカードのStapleを利用すると、スムーズに利用履歴を確認可能です。交通費精算を効率化したい方は、SmartGo® Stapleの導入を検討してみましょう。