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出金伝票の書き方とは。ポイントや活用方法・注意点について解説

出金伝票の書き方とは。ポイントや活用方法・注意点について解説

公開日:2022/07/29

経費計上する際、原則として領収書やレシートが必要となります。しかし、場合によっては領収書やレシートが入手できない場合があります。やむなく、領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。
その際に活用できるのが出金伝票です。本記事では、出金伝票の活用方法や書く際のポイント・注意点について解説します。出金伝票の使い方にお悩みの方は参考にしてください。

出金伝票とは

出金伝票とは、出金の記録や管理を行う伝票で、現金の支払いに関する記録管理に用います。領収書・入金伝票・振替伝票との違いについてみていきましょう。

領収書との違い

領収書は、商品やサービスを提供した側がその対価として確かにお金を受領したことを証明するために発行される書類です。受領した側は、その領収書を用い、確かに金銭を支払ったことを証明できます。領収書があれば、サービス提供者からの二重請求を防止できます。

領収書と出金伝票は発行元が異なります。領収書は取引先が発行し、出金伝票は自社で発行します。

入金伝票との違い

入金伝票は、入金の記録や管理を行う伝票で、会社に現金が入ってきたことの記録管理に用います。

入金伝票に必要な記載事項は次のとおりです。

  • 伝票番号
  • 日付
  • 科目
  • 金額
  • 摘要

出金伝票との区別をつけるため、入金伝票の文字や罫線を赤色とする場合もあります。その際は、出金伝票の文字や罫線を青色とします。

振替伝票との違い

振替伝票は入出金をはじめとしたあらゆる取引に使用可能です。そのため、入金伝票・出金伝票を利用せず、振替伝票のみを利用している企業もあるでしょう。ただし、振替伝票は借方・貸方の両方に科目と金額を記載しなければなりません。

一方、入金伝票・出金伝票・振替伝票の3種類を利用する企業もあります。この場合は、入金・出金以外の取引を全て振替伝票で起票します。

さらに、5種類の伝票を利用する企業もあり、各伝票は次のとおりです。

  • 入金伝票
  • 出金伝票
  • 仕入伝票
  • 売上伝票
  • 振替伝票

この場合、入金・出金・仕入・売上以外の取引を振替伝票で起票します。

出金伝票の書き方・ポイント

出金伝票には決まった書式はありません。市販の出金伝票を用いている企業は多いでしょう。また、必要項目を押さえていればエクセルなどで自作した伝票を利用しても構いません。

出金伝票の書き方と、書く際のポイントについてみていきましょう。

必要項目

出金伝票に必要な記載事項は次のとおりです。

  • 伝票番号:伝票管理のため通し番号をつける
  • 日付:出金伝票の起票日を記入
  • 支払先:金銭を支払った相手の企業名・店名・人名など
  • 勘定科目:該当する科目
  • 金額:出金額
  • 摘要:出金に関する簡単な説明

他の参考資料を併せて保管

出金伝票は自社で切るため、客観性に乏しいと判断されることも少なくありません。そのため、本当に経費が発生したことを証明するために、レシートや領収書、クレジットカードの明細などを残しておくことが大切です。

例えば香典の支払いの場合は、先方から受け取った会葬礼状を併せて保管しておきます。会議の為に自動販売機でジュースを購入した場合は、会議についての詳細を記しておきます。タクシーを利用した場合には、その都度、「どこからどこまで乗ったか」というメモを残しておきましょう。

また、何も書類がない場合は支払証明書を作成します。テンプレートを作成しておけば、その都度形式を考える必要がありません。

支払証明書に決まった形式はありませんが、次の4項目については必ず記載しておきましょう。

  • 支払日
  • 支払先
  • 支払金額
  • 支払事由

出金伝票の活用方法

出金伝票は領収書やレシートがない場合に、出金の証拠として一定の効果を発揮します。ここでは、出金伝票の活用方法について主なものをみていきましょう。 電車代 自動券売機で切符を購入した場合、領収書が発行できる券種ばかりではありません。領収書が発行されない電車を使った場合は、出金伝票で対応します。

出金伝票の摘要欄には次のことを記載しておきましょう。

  • 訪問先
  • 乗車区間

冠婚葬祭

一般的に冠婚葬祭の支払いに、領収書は発行されません。そのため、出金伝票に必要事項を記載し、経費精算に用います。

客観性を担保するため、結婚祝の場合は招待状、香典の場合は会葬御礼などを参考資料として添付しておきましょう。

接待交際費の割り勘

取引先と一緒に飲食をした場合に割り勘にすることがあります。この場合、自社で領収書をもらうことができない場合もあるでしょう。

出金伝票の摘要欄に次のことを記載しておきます。

  • 会食相手(社名、氏名など)
  • 「会食のため」などの記録

会食費用が1人あたり5,000円以下となる場合、接待交際費から除外される場合もあります。そのような場合は、証拠として参加人数を併せて記載しておきましょう。

自動販売機の利用時

自動販売機でお茶やコーヒーを購入することがあります。しかし、自動販売機を利用した場合、領収書が発行されません。

出金伝票の摘要欄に次のことを記載しておきます。

  • 価格と本数(例:@130円×5本)
  • 差仕入先の取引先名など使用用途
  • 自動販売機で購入した旨

例えば、会議のためにジュースを購入した場合、その会議についての詳細を保管しておくと参考資料となります。

領収書紛失時

領収書やレシートを紛失した場合も、出金伝票が証明書代わりに利用できます。しかし、客観性が乏しくなるため、可能であれば再発行を依頼しましょう。なお、先方には領収書の再発行義務はありません。

税務署の調査が入り、領収書がない場合は税務署が支払先に対し取引の確認を行います。これを反面調査と言います。そのため、出金伝票を切る際は反面調査ができるよう、必要事項を漏れなく記載しておくことが大切です。

出金伝票の注意点

出金伝票を起票する際の注意点について把握しておきましょう。

改ざんを防ぐ

出金伝票は自社で切れるため、客観性に乏しいと言わざるをえません。そのため、税務調査の対象となった場合、伝票の内容は細かく調査されます。信ぴょう性を高めるために内容が証明できる資料をできるだけ添付しておきましょう。

伝票の信頼性を高めるためにも、改ざんされないよう注意しなければなりません。訂正時には修正液を使用せず、二重線を引き訂正印を押すなどの丁寧な対応が必要です。

出金伝票を連番で管理している場合は書き損じた出金伝票は破棄せず、書き損じとして保存しておきましょう。

多用しない

出金伝票が領収書代わりに利用できるからといっても、多用してはいけません。自社で簡単に切れるため、客観性を担保できないためです。

とくに、高額の出費には領収書を残しておくことが無難と言えるでしょう。

保存期間

出金伝票の保存期間は、法人税法上では領収書やレシートと同様7年間です。ただし、法人税法上でも欠損金の生じた事業年度は、帳簿書類の保存期間が10年間となる点を把握しておきましょう。会社法上では10年間となります。

消費税法に基づいた区分

出品伝票には消費税法に基づいた区分を行っておきましょう。軽減税率に対応しておくことが大切です。

インボイスとして発行できない

2023年10月以降に始まるインボイス制度では、消費税の納税計算はレシートや領収書に記載してある消費税の額を根拠とするとされています。そのため、出金伝票は条件を満たしておらず、消費税の仕入税額控除として認められません。

帳簿保存のみで仕入税額控除が認められている取引は次の取引に限定されています。

  • 公共交通機関の運賃(3万円未満)
  • 使用の際回収される入場券等
  • 古物・質屋・宅地建物取引業・再生資源(リサイクル)業の行うインボイス発行事業者以外からの買取り
  • 自動販売機での購入(3万円未満)
  • 従業員への通勤手当・出張旅費

ただし、簡易課税制度を選択した場合はみなし仕入れ率を適用するため、気にしなくてもよいでしょう。

まとめ

領収書が発行されない取引では、出金伝票を活用できます。ただし、出金伝票だけでは客観性に乏しいため、可能な限り参考資料を残しておくようにしましょう。

伝票には、必要項目を漏れなく記載することが大切です。不正防止のため、訂正の際は修正液を使わず、二重線で消し訂正印を用いましょう。また、出金伝票のみによる出金記録を多用しない、高額取引は領収書を用意する、といった点を意識します。

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