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Bizストレージ ファイルシェア:導入事例

株式会社ディスコ

取材当時の内容を掲載しているため、旧サービス名称「ShareStage ASPサービス」で表記しています。

斎藤裕子氏の写真

BS推進本部
ソリューションサービス局
ソリューション推進部
ソリューションサポート課
課長代理
斎藤 裕子 氏

石川大介氏の写真

BS推進本部
ソリューションサービス局
ソリューション推進部
ソリューションシステム2課
石川 大介 氏

大量の採用情報を取り扱う企業だからこそ、信頼できる情報セキュリティ環境の構築が必要
オンライン化で業務の効率化も同時に実現

課題

  • 採用情報の管理、情報セキュリティに対する意識の向上を使用者双方で高め、事故の無い環境を作る必要があった。
  • 従来はCD-Rなどのメディアを利用する形態だったクライアントとのデータの受け渡しについて、業務効率化の観点からよりよい方法を模索していた。

対策

利用方法

  • クライアントが求めるデータ内容、種類に対応したグループ設定。
  • 情報管理に対するクライアントの信頼性向上のため、「削除データ復活」「統計情報」を利用。
  • 守秘性の高い社内情報を全国の支社へ一斉送信。

効果

  • データの受け取りのオンライン化による業務効率化。
  • セキュアな情報環境実現で、クライアントからの信頼性向上。
  • イベント現場でもリアルタイムに必要な情報を確認可能。
  • データ紛失などの事故発生に対する不安が解消。

ShareStage ASPサービスの導入が自社の信頼性を向上し、クライアントも安心。手間のかかるサーバーの管理から開放される。

企業の採用活動が多様化、複雑化する中、ITの活用による業務効率化が最重要課題となっている。一方、採用情報の取り扱いについて社会が求める規範も厳しさを増し、より一層の信頼性向上を追及する取り組みが求められてもいる。情報産業企業としてこれらの課題解決は、最重要案件ともいえた。ディスコはShareStage ASPサービス導入によって、信頼性向上と業務改善の両面で成果を得ることができた。その実情を、BS推進本部ソリューションサービス局の斎藤裕子氏と石川大介氏に語っていただいた。

ShareStage ASPサービスで本社 担当者・本社 応募者・本社 求職者・支社と企業A・企業B・イベント会場:やり取り。社内情報を全国の支社で共有。

厳しくなった採用情報取り扱いへの対応を迫られる

ディスコが作成、管理、運用するデータベースは、言わば膨大な採用に関する情報の集積である。この採用情報の取り扱いに関して、クライアントからの要望は厳しさを増す傾向にある。その中で、情報セキュリティの一層の向上と、それに係る業務の簡素化が課題であったと、石川氏は語る。

「以前は、営業担当者がクライアントさまからのデータを、主にフロッピーで受け取っていました。けれども、ここ数年、求められるセキュリティ対応へのレベルが上がってきています。弊社もプライバシーマークを取得するなど、採用情報の管理の重要性は十分に認識しており、データ授受に関するもっと有効な方法はないかと探していたところでした。メールの形でデータをいただければ業務量が格段に減ることはわかっていましたが、ShareStage ASPサービスの導入で、セキュリティ面の課題解決にもつながりました。ShareStage ASPサービス自体が信頼されているツールですから、弊社がそれを導入することでクライアントさまにも安心していただけているようです」

ShareStage ASPサービスの採用は、事業開始時期が迫っていたなどの社内事情から、ほぼ即決だった。

「弊社の情報システムと照らし合わせて検討し、運用面、セキュリティ面とも問題がないことがわかったので決めました。導入を急いでいましたから、NTTコミュニケーションズさんに素早く対応していただけたのは本当に助かりました」

業務の効率化と改善で社内にもお客さまにも好評

ShareStage ASPサービスの導入が業務をどう変えたのか、石川氏は次のような話をしてくれた。

「クライアントさまのもとへ足を運ぶ手間が省けるようになっただけでなく、採用情報を取り扱う際に必要な書類作成、手続きなどの煩雑な業務から解放されました。ShareStage ASPサービス導入は営業スタッフからも好評です。業務の簡素化は、納期短縮にもつながりますから、クライアントさまにも喜んでいただいています」アウトソーシング業務部門における効率化、改善について、斎藤氏は次のように話す。

「グループ機能を使うことで、特定エリアのデータだけをクライアントさまに送ることが簡単になり、情報共有化の区分、整理がはるかに効率よくできるようになりました。また、弊社は就職関連イベントも開催しておりますが、イベント現場での情報環境が飛躍的に改善されました。以前は、セキュリティ上の問題から、さまざまなリストやデータはフロッピーなどのメディアでイベント会場に持ち込むということを行っていました。しかし、それではリアルタイムの情報共有にはなりません。ShareStage ASPサービスの導入後は、イベント現場から必要な情報に接続できるようになったので、来場者からの問い合わせにもリアルタイムの情報での対応が可能になりました。現場へ持ち込む荷物も減りましたし、データの紛失などの万が一の事故の心配もなくなったのです」

イベント会場でスーツを着た若い男女が並んで順番を待っている風景
就職・転職関連のイベント現場のモバイル環境でも安心してShareStage ASPサービスにアクセスできる。

アクセス履歴管理機能『統計情報』は問題発生時の調査にそなえて契約

ShareStage ASPサービスの運用について、斎藤氏は「特に問題になるようなことはなかった」と話す。

「問い合わせレベルのことはありますが、それもカスタマーサポートに連絡を入れれば、素早く解決してしまいます。親切に対応してくれているので助かっています」

また、ディスコは社内調査の必要性が生じた場合に備えて、ユーザーの詳細なアクセス履歴を取得できる『統計情報』のオプション契約も行っている。石川氏は「何らかのトラブルが発生し調査が必要となった際に備えとして契約しました」と説明する。情報管理の姿勢を内外に示す意味では『統計情報』が機能しているといえよう。

株式会社ディスコ

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