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住友商事株式会社

社内外とのグローバル情報共有基盤の強化で
「新たな価値創造」に向けた働き方改革を推進

働き方改革ソリューション
Box over VPN(インターネット型)

住友商事株式会社
住友商事株式会社 IT企画推進部長 山田明義氏

住友商事株式会社
IT企画推進部長

山田 明義氏

「今回のBox導入をはじめ、本社移転を契機にさらに働き方改革を促進していきます。NTTコミュニケーションズは、私たちのビジネスをよく理解し、信頼のおけるパートナーです」

住友商事株式会社 IT企画推進部 働き方改革・本社移転チーム サブリーダー 齊藤 高輝氏

住友商事株式会社
IT企画推進部
サブリーダー

齊藤 高輝氏

「Box導入にあたり、概念から各種設定の説明まで、NTTコミュニケーションズからの丁寧なサポートがあったことで導入がスムーズに進みました」

 

課題

グループ全体や社外とのコラボレーション強化
働き方改革の推進に向けたIT基盤の見直しが急務に

住友商事株式会社は、グローバルで総合力を生かした多角的な事業活動を展開している。現在は「新たな価値創造への飽くなき挑戦」をテーマに掲げ、既存事業の更なる拡大に加えて、デジタルトランスフォーメーションの推進など、次世代の新たな収益の柱となるビジネスの創出を目指している。

新たなビジネス創出に向けた重要なポイントとして、「グルーブ全体のコラボレーション強化」を挙げるのは、同社IT企画推進部長の山田 明義氏だ。「社内、グループ内はもとより、社外のパートナー取引先を含む関係者が一体となって仕事をするためには、既存の社内に閉じた情報共有基盤では不十分です。かねてより進めてきた働き方改革、テレワークの導入においても情報連携が必須となるため、これらの課題を解決する必要がありました」

従来、同社ではオンプレミスのファイルサーバーやグループウェアを利用しており、原則的にファイルの情報共有は社内利用に限定されていた。社外との情報共有基盤は標準化されておらず、ユーザーの利用に混乱が生じることもあった。これら複数ツールの利用は、セキュリティリスクと管理面からみても改善すべき課題であった。加えて山田氏は業務効率についての問題を補足する。「日常的にメールの添付ファイルで送受信することが多く、社内外で複数人がコラボレーションして一つのドキュメントを仕上げていく際には、バージョン管理の面倒さもあったのです」

グループ全体のコラボレーションを束ねるグローバル情報共有基盤の標準化。社内外の誰もが、どこからでもセキュアに情報連携できるIT基盤の整備が求められていた。

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対策

先回りの的確な提案を評価しパートナーを選定
コラボレーションを実現するグローバル情報共有基盤の導入へ

今回の取り組みで、住友商事はパブリッククラウドの採用を大前提としていた。導入はもとより、機能の改善や追加、グループ企業への展開が極めてスピーディに行えると判断したためだ。そもそも社外とのコラボレーションについては、オンプレミスでは対応が困難だったということも一因にあった。

クラウドサービスの導入において、同社がパートナーに選定したのがNTTコミュニケーションズ(以下、NTT Com)だった。その理由を山田氏は次のように明かす。「実は今回の取り組みに着手する前、私たちの抱える課題を読み解き、働き方改革について先回りの提案をしてくれたのがNTT Comでした。以前からお付き合いも長く、住友商事グループで私たちのITアウトソーシングパートナーであるSCSK株式会社との協業経験も豊富にあります。私たちのビジネス、IT環境、目指すゴール等、全体像を深く理解いただけていること、およびNTT Comへの信頼がパートナー選定の決め手となりました」

クラウド型ファイル共有サービスの検討においては、「グローバルで活用する大規模なクラウド基盤になりますので、安全性の担保は大きなポイントでした」と山田氏が語るように、もっとも重視した点はセキュリティだった。同社はクラウド利用のためのガイドラインを策定し、いくつかのサービスを比較した。そこでもっとも同社での利用に最適との評価をしたのがファイルコラボレーションサービス「Box」だった。

Boxを選んだ理由を、山田氏は次のように語る。「社内、社外の利用者に関してファイルの閲覧、ダウンロード、編集などの細かい権限設定ができるセキュリティ管理面、及び米国政府機関でも採用されている信頼度、実績を高く評価しました。さらに今後、導入を進めていく他のクラウドサービスと連携できる条件も満たしていました」

図 働き方改革を促進する住友商事グループグローバル情報共有基盤のイメージ

図 働き方改革を促進する住友商事グループグローバル情報共有基盤のイメージ
「Box」は、デバイスフリー、容量無制限で利用できるファイルコラボレーションサービス。ユーザーごとに細かい権限設定でセキュリティ対策も強化できる。

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効果

スマートデバイス対応の使い勝手の良さが高評価
社内外の連携強化に加えテレワーク推進の追い風に

住友商事は、東京本社の約6,000名を対象にBoxの導入を開始。約半年でリリースは完了した。「半年でリリースできたスピード感はオンプレミスにはない、クラウドならではの強みだと感じています」

このような実装作業と並行し、Box活用促進に向けた社内支援にも力を入れた。同社IT企画推進部の齊藤 高輝氏は当時の取り組みを振り返る。「導入に向けての教育セッションを設けたのですが、非常に社員の関心が高く、即日で満席になることもありました。その後も追加セッションを開催し、1,000名以上の社員が参加しています。さらに、わかりやすいマニュアルを、あえてBox上にも公開するなど、利用を促す工夫もしたことで社内への浸透も加速できました」

多くの社員が待ちわびていた状況だったため、リリース後の反響も上々だと山田氏は語る。「社内外との情報のやり取りが容易になり、使い勝手も良いという声を聞きます。特にタブレットなどのスマートデバイスでもファイルの閲覧が容易にできることが大きいです。あらゆる場所で、いろいろな人が時間を選ばず利用できるようになっています。私もBoxを導入してから紙を持ち歩かなくなりました。手元のタブレットでファイルを確認といった働き方改革が実現できています」。もちろん、利用者ごとの権限設定がきちんとできているため、当初の課題だったセキュリティ対策もクリアされている。

齊藤氏は働き方改革の観点からBoxに大きな期待を寄せている。「情報を探す、共有方法を探すといった社員の『悩む時間』を半分に減らし、『コミュニケーションや考える時間』を2倍に増やすことがBoxに情報を一元化すれば実現できると見込んでいます」

今後、住友商事ではBoxの海外展開や事業会社展開、およびBoxの利用機能の拡大を進めていく。山田氏は、NTT Comへの期待についてこう語った。「Boxの展開における支援はもちろんのこと、クラウド時代に適したネットワークとセキュリティ環境の整備や、住友商事グループのデジタルトランスフォーメーションのビジネスパートナーとして、NTTのR&D含む最先端のITを活用した共創関係を深めていきたいと思っています」

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導入サービス

Box over VPN(インターネット型)

ストレージ容量無制限、社内外のコラボレーションを可能にする ”Box”をセキュアなVPN環境下でご利用可能。

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住友商事株式会社

住友商事株式会社

事業内容
全世界に展開するグローバルネットワークとさまざまな産業分野における企業・消費者との信頼関係をベースに、多様な商品・サービスの国内販売、輸出入および三国間取引、さらには国内外における事業投資など、総合力を生かした多角的な事業活動を展開している。

URL
www.sumitomocorp.com/


 

 

 

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(掲載内容は2018年9月現在のものです)




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