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テレワークを阻害する“アナログな経費精算”── 変革のカギはキャッシュレス、 立替えレス、ペーパーレス

テレワークが推進される中、今まで見過ごされていた 「紙」を使ったアナログな経費精算業務の問題が顕在化しています。 この問題を解決し、アフターコロナの時代に向けて、 新しい経費精算の手法をご紹介します。

コロナ禍で顕在化した経費精算の課題

「紙」や「ハンコ」を使ったアナログな経費精算業務をどうにか効率化したい──。おそらく、新型コロナウイルス感染症(以下、コロナ)対策としてテレワークを推進してきた多くの企業の方が、このように感じているのではないでしょうか。

アナログな経費精算業務は、移動にかかる交通費や物品購入の経費を従業員が立替えるか、仮払いを受けて支払い、のちに精算申請を行い、上長のチェックと承認を経て経理担当による監査、領収書の処理、振り込み手続きが行われるなど、相応の手間と時間がかかるプロセスでした。

図1:一般的な経費精算業務のフロー

こうしたアナログな経費精算の非効率性は以前から問題視されていました。そうした中で緊急事態宣言によって急速にテレワーク導入が進んだことで、アナログな経費精算を巡る課題が改めて顕在化し、解決の必要性が以前にも増して高まっているといえます。というのも、アナログな経費精算処理のために従業員がオフィスへの出社を余儀なくされるためです。なかでも経費申請内容を監査・処理しなければならない経理部門の担当者は、より多くの時間をオフィスでの経費精算業務にあてなければなりません。実際、一般社団法人日本CFO協会・日本CHRO協会による2020年7月1日の報道発表(*1)によると、2020年4月~5月にかけての緊急事態宣言中も、3 月決算の上場企業の48%で「(経理担当者の)5 割以上が出社」を余儀なくされ、出社理由の56%が「紙の書類の確認や押印」だったといいます。

<欄外注釈> *1参考:一般社団法人日本CFO協会・日本CHRO協会「コロナ禍の経理・財務部門、人事部門の実態調査 調査結果と考察」プレスリリース:
https://www.cfo.jp/news/13331/

また昨今では、テレワークを推進する企業が、新しい働き方に対応するための新たな経費精算方式を採用し、それが課題につながるケースも見受けられます。一例は、従業員の「通勤定期代」の支給を廃止して、交通費を都度精算する仕組みに切り替えるケースです。これにより、経費精算業務は増加し稼働負担になる可能性があります。

課題解決の3要素

一方で、経費精算のデジタル化を後押しする法整備が進み、2020年10月に電子帳簿保存法が改正されました。この改正でキャッシュレス決済による利用明細データが領収書として代用できることになり、さまざまなメリットが生まれています(図2)。

図2:電子帳簿保存法2020年改正のメリット

図2に示したとおり、これからは電子(つまりは、キャッシュレス)決済で経費を支払うことで、領収書の保管が不要になり、従業員や経理担当者の負担は軽減され、経費精算のミスも防ぐことが可能になります。また、経費精算申請のペーパーレス化が促され、それがテレワークの促進にもつながります。

ただし、キャッシュレスで支払うにせよ、従業員が個人のクレジットカードなどを使って経費を立替えているかぎり、精算申請の手続きは必要とされ、経理担当者が従業員の個人口座に立替金の振込み処理を行う業務は減りません。

そこでポイントとなるのが、経費支払いの「キャッシュレス化」や経費精算申請の「ペーパーレス化」を図るだけではなく、従業員による「経費の立替え払い」自体をなくしてしまうこと──つまりは、「立替えレス化」を合わせて実現することです。これにより、従業員による経費精算申請手続きを自動化し、かつ、経理担当者による振り込み処理をなくすことが可能になります。まとめれば、「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス化」の3点を一挙に実現することで、経費精算処理の大幅な効率化が可能になり、かつ、テレワークの促進にもつながるということです。

アフターコロナ時代に向けた
新しい経費精算DXサービス「SmartGo Staple」

経費精算のデジタルトランスフォーメーション(DX)を実現するソリューションとして2020年から提供している「SmartGo Staple」は、上述した「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス」のすべてを実現する仕組みです。

SmartGo Stapleは、「モバイルSuica」と法人用プリペイドカード「Staple(ステイプル)カード」とを連動させる経費精算アプリによって、交通費やその他の経費についても自動で精算できるサービスです。このサービスによって経費精算申請処理のプロセスは次のように変化します。

①交通費精算申請・処理の稼働がほぼ「ゼロ」に
SmartGo StapleではモバイルSuicaにStapleカードからチャージする方式によって交通費の立替えをなくして支払いをキャッシュレス化し、交通費精算申請の自動化を実現します。具体的には、従業員が駅の改札を通るだけで交通費精算が完了します。しかも、立替えレスですので経理担当者による個人口座への振り込み処理も不要になります。

また、交通費に関する上長の承認や経理部門の監査についても、モバイルSuicaの乗車履歴から従業員の申請内容が適正かどうかを自動判定するシステムを構築し、人手によるチェックの稼働を大幅に減らしています(図3)。

図3:SmartGo Stapleによる交通費精算業務の効率化イメージ

②物品購入の自由度とスピードがアップ
Stapleカードは交通費以外の経費にも使えます。ゆえに、領収書の画像をデジタルの申請書に添付するだけで経費申請のプロセスが完了できるようになります。また、先に触れた電子帳簿保存法の改正により、領収書のデジタル添付も不要になります(図4)。

図4:Stapleカードを使った経費精算のイメージ

SmartGo Stapleによる経費の「立替えレス化」は、従業員による備品・サービス(間接材)購買・調達プロセスの自由度とスピードアップにも有効です。

例えば、弊社では従来、備品・サービスの購入時に会社が定めた調達システムを利用するというルールを敷いていました。ところが、このルールに従うと数千円程度の備品・サービスを購買・調達するために、社内稟議に2時間程度を要し、かつ、サプライヤーの在庫状況により、納品までに2週間程度の時間がかかる場合もありました。そこで1部の部署からトライアルで従業員にStapleカードを配布し、会社の調達システム以外の調達手段(有力ECサイトなど)を使って購入しても良いというルールを新たに設けました。

結果として、従業員の購買申請に対する上長の承認が5分に短縮され、納品も1日に短縮されています(図5)。

図5:プリペイドカード活用による調達自由化の効果

なお、コーポレートカードを使用しても立替えレス化は実現できますが、コーポレートカードには非正規社員に付与できないといった制約があります。そのため、日本におけるコーポレートカードの保有率は19%程度と低く、コーポレートカードを導入している企業でも付与しているのは役職者のみに限定されるのが一般的です。それに対して、法人プリペイドカードのStapleカードにはコーポレートカードのような制約はなく、導入・活用の敷居はコーポレートカードに比べて圧倒的に低いといえます。

以上のように「立替えレス化」「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」によって、業務の生産性向上とテレワーク化を阻害してきた経費精算を大きく変えられます。これにより、アフターコロナ時代に向けて環境整備を大きく前進させることが可能になります。

  • SmartGo™ Stapleで経費精算が変わる!働き方が変わる!

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    ワークスタイルのスマート化を阻害し、テレワークの推進にも負の影響を与えるアナログな経費精算業務。この業務を一挙にゼロに知毛づけることができる経費精算DXのソリューション「Smart Go Staple」についてご紹介します。

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