交通費計算における電車代の扱いを解説

電車も含めた交通費計算とは

ここからは、電車も含めた交通費計算をどのように行うのかについて詳しくみていきます。交通費は大きく分けて次の3つの支給パターンがある点は知っておきましょう。

・全額支給
・一部支給
・一律支給

一律支給以外は、計算の必要があります。

交通費の定義

交通費は、一般的には次のような意味を持ちます。

・通勤通勤費 (手当)
・交通費(業務上発生する通勤以外の費用)
・旅費交通費(遠隔地における視察など本務以外の業務)

通勤交通費の場合は、略称で通勤費と呼ばれます。通勤費は、勤務開始の段階で自宅からのルートを企業に報告し、電車も含めた公共交通機関の料金を算出するパターンが多いといえるでしょう。

交通費は、通勤以外の移動コストをさす言葉です。例えば、通勤場所以外に営業に行く、書類を市役所に提出しに行くといった移動の際に発生したコストは交通費に該当します。

交通費に関連して、旅費交通費は勘定科目の1つであり、遠隔地であれば出張費としてまとめられることもあります。そのため、電車も含めた詳細な計算を必要としません。ただし、企業の規定によっては、領収書が必要である点は知っておきましょう。

交通費計算の詳しい内容はこちらから。

規定は各社で異なる

交通費の規定は各社で異なるため、次のようなルールが存在しているかどうかを確かめることが大切です。

・利用金額上限
・交通費計算の方法(定期代、各駅の往復費用×通勤日数など)
・支給方法
・交通費の範囲
・現金の扱い

一部支給や一律支給の場合、各社の規定によって手当となる金額が大きく変動します。仮に、通勤費の場合は、次のように一律支給の金額よりも定期代の方が高額となるケースもあります。

・計算事例
往復の電車代:1500円
一律支給額:25000円
勤務日数:20日

35000-25000=10000円

全額支給の場合は、定期代であっても心配はないものの、一律支給や一部支給であれば経済的負担を把握するためにも計算を行っておきましょう。

ただし、通勤ではなく、交通費や旅費交通費であれば、全て経費となるため、従業員の負担はありません。交通費や旅費交通費に関しては、立替を行ったあとに書類や領収書を提出するケースもあるため、規定を確認しつつ、電車を使用しましょう。

通勤費なら非課税限度額が決まっている

通勤費では、非課税限度額が15万円までと決まっています。15万円以上となった場合は、バス・電車などの公共交通機関の利用でも所得として扱われます。

電車代で一カ月15万円に届くケースは少ないものの、税金の扱いは知っておきましょう。

電車の交通費計算が必要となるケース

ここからは、電車の交通費計算が必要となるケースについてみていきましょう。とくに従業員の採用時や出張時には計算を行うと推定されます。

企業に通勤交通費の報告をする

電車の交通費計算は次のようなタイミングで報告します。

・転職、入職時
・転居
・転勤

従業員のライフスタイルが変化するタイミングで計算するケースがほとんどだといえるでしょう。

出張や営業活動で電車を使用する

出張や営業活動で電車を使用する場合は、交通費計算が必要となるケースもあります。新幹線などであれば Web上でも料金を確認できるため、クレジットカードやプリペイドカードでの支払いも可能です。

営業活動の場合も金額であれば、Web上から把握できるため、計算は難しくないでしょう。

電車を含めた交通費精算を楽にする方法

ここからは電車を含めた交通費精算を楽にする方法について解説していきます。通勤費の場合は、経費精算の手間が発生するケースはほぼありません。しかし、交通費の場合は次のような手間が発生するケースもあります。

・小口現金精算
・給料日や指定日での振込
・申請書類のやり取り

しかし、キャッシュレス決済や経費精算ツールの導入によって上記のような課題を解決可能です。

キャッシュレス決済の導入

法人カードやプリペイドカードを導入した場合、次のようなメリットが発生します。

・ツールと連携している場合、小口現金は不要となる
・管理しやすいため電車代も把握できる
・経費精算が楽になる

電車による移動の支払いを現金で行っている場合、手動による経費精算が必要です。しかし、キャッシュレス決済を導入した場合は、クレジットカードの履歴を確認すれば書類や現金が不要となります。

仮に、電車も含めた経費精算を行う機会が多い場合はカード利用を検討してみてもよいでしょう。

法人向けのクレジットカードの経費精算へのメリットを知りたい場合はこちらから。

経費精算ツールの導入

経費精算ツールの導入によって、次のような課題を解決できる可能性があります。

・経費精算、申請フローの自動化
・経理担当者、申請者の負担軽減

電車代の計算を効率化する場合であれば、交通系ICカードと連携できるものを推奨します。また、電子データとして閲覧・保存が可能であるため、管理も効率化可能です。

電車も含めた交通費計算を楽にしたい場合の注意点

ここからは、電車も含めた交通費計算を楽にしたい場合の注意点について解説します。とくに法人クレジットカードやプリペイドカードなどの導入は、企業内の実務を把握したうえで次のような点を意識しましょう。

・誰が使用するのか
・承認フローはどうなるのか
・誰が管理するのか
・どんなタイミングでどのくらい交通費計算を行っているのか
・現状の負担はどの程度なのか

業務効率化は、今後企業が生き残るためにも必要な改革だといえます。しかし、業務のフローが変化したうえで余計に時間がかかってしまうケースもありえるため、ツールに任せる部分と人間が対応しなければならない点は知っておきましょう。

申請内容のチェック

クレジットカードやプリペイドカードを使用し、使用した履歴に合わせて経費精算ツールで勘定科目ごとにわけることが可能です。しかし、誰がどのように使用したのかは、人間がチェックしなければなりません。

電子帳簿保存法の改正によって、電子データの保存に関するハードルは下がっているものの、申請内容が正しいかどうかまでは経費精算ツールでは把握できないためです。

業務の実状を把握する

法人クレジットカードや経費精算ツールを使用する場合、これまでの業務に対してどのような変化が起こるのかを把握する必要があります。例えば、法人クレジットカードを採用した場合、小口現金が不要となります。しかし、自社と取引のある業者に対しての支払い方法も合わせて変更しなければなりません。

また、追加カードが何枚必要なのか、経費精算システムの管理は誰が行うのかといった細かい点も導入前に決めておきましょう。

まとめ

交通費の範囲は、企業の規定によって大きく異なります。電車を含む交通費に関しても定期代や実費を報告するなど様々な対応があります。電車の交通費計算のみであれば、Web上で簡単に調べられるため、ほぼ負担はありません。

しかし、交通費を現金でやり取りする場合ややり取りする機会が多い場合は、業務を圧迫するケースも多いといえるでしょう。

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