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働き方改革特集働き方をニューノーマルに変える!

個人とチームのテレワークを快適にするヒント

ワークスタイル改革に不可欠なIT活用についての最新情報をご提供します。

あなたの会社のテレワークを 「もっと」快適・安全に! 5つのチェックポイントでセルフ診断

テレワークによる新しい時代の働き方を推進していくには、 テレワークの快適さとセキュリティを確保することが大切です。 ただし、新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを急遽実施した企業のなかには、 テレワークを快適に、かつ安全に行うための環境がまだ十分に整えられていないところも多いようです。 そこで本稿では、テレワークを推進中のみなさまからよく耳にする「お悩みごと」に沿いながら、 テレワーク環境のどこをチェックすべきかと課題解決のアイデアを合わせてご紹介します。

チェックポイント①ネットワーク性能

お悩みごと

Web会議の映像や音声が途切れて会議がストレスになる

チェック

通信容量の少ないネットワークサービスを使っていませんか?

Web会議の映像や音声が途切れるという現象は、通信容量の少ないインターネット接続サービスを使用している場合によく発生する問題です。

コロナ禍によってテレワークが普及し、Web会議やクラウドサービスの通信量が増大したこともあり、インターネットトラフィックはコロナの流行前に比べて大きく増えています。図1は、インターネット接続サービス「OCN」におけるトラフィック推移(2020年4月から9月のトラフィック推移)を示したものです。ご覧のように、インターネットトラフィックは 2月下旬と比べてかなり増加しています。

図1:OCNにおけるトラフィック増加率の推移(平日)

出所:NTTコミュニケーションズ
※上図は、各週日中帯(9時から17時)における最大の増加率/夜間帯ピークの増加率を、2020年2月25日週を基準に表している。

こうしたなかで、通信容量の少ないインターネット接続サービスを使用していると、Web会議をスムーズに行うために必要とされる通信量がまかなえず、結果として、映像の乱れや音声の途切れが発生しがちになります。

Web会議システムは、社内外のビジネスコミュニケーションに欠かせないツールとなっているはずです。その使用が快適に行えないとビジネスに負の影響が出ることは避けられません。インターネットの“混雑”ぶりは、コロナ以前とは比べものにならないレベルにあるという認識のもと、適切なインターネット接続サービスを選び、テレワーク、あるいはビジネスのパフォーマンスを維持する必要があります。

■問題解決のヒント

上記のような問題を解決するうえでまず行うべきことは、自社のインターネット接続サービスの方式を点検することです。仮に、その方式が「PPPoE」である場合には、インターネット接続サービスの方式を「IPoE」方式に切り替えることも改善ポイントになり得ます。

PPPoE方式を使ったインターネット接続サービスは、多くの場合、個人を含む不特定多数の利用者が接続設備を共有する形式になっています。そのため、インターネットが混雑することで通信速度が低下し、上述した「Web会議の映像や音声が途切れる」といった現象が起こりやすくなります。それに対して、IPoE方式のインターネット接続サービスは、PPPoE方式に比べて大容量化された設備が使われますので、ネットワーク上の混雑が起こりにくいという利点があります。

OCN光 IPoEサービス(ワイドプラン)」は、動画サービスなど、混雑の原因となりやすい個人向けインターネット通信のトラフィックを論理的に分離しているため、Web会議や各種クラウドサービスへの接続ストレスを緩和できます。また、一時的に急増するWindows Updateを識別・振り分け、より安定的なクラウド接続環境を実現できます。これにより、テレワーク環境のネットワークパフォーマンスを高いレベルで維持することが可能になります。

図2:OCN光 IPoEサービス

チェックポイント②セキュリティ対策

お悩みごと

テレワークのセキュリティが重要なのはわかっているが、何をどうすればよいかがわからない

チェック

セキュリティ対策に精通した社外のリソースを活用できていますか?

テレワークの環境では業務で使う端末がインターネットに直接つながりますので、セキュリティには万全を期すことが大切です。また、テレワーク環境としてクラウドサービスを使う場合も、サービスのセキュリティを強化しなければ、巧妙で悪質な今日のサイバー攻撃の脅威から企業の機密情報や個人情報を守ることは難しくなっています。

一方で、セキュリティ対策は複雑で種類も多く、テレワークの安全性を確保するうえで何をどうするのが適切かは、専門性の高い有スキル者でなければ判断も難しいケースもあります。特に中堅中層規模の企業の課題として、セキュリティに精通する人材が社内にいない、あるいは、いたとしてもほかの業務とのかけ持ちでセキュリティ対策の運用を行わなければならないことが多くあると聞きます。このような場合、サイバー攻撃の動向など、セキュリティ対策を考えるうえで不可欠となる情報に常に目を光らせながら、テレワークの安全性を確保するための対策を選り抜き、運用していくことは困難になります。

■問題解決のヒント

セキュリティに精通した人材が社内に不足するなかで、セキュアなテレワーク環境を構築し、運用していく方法は大きく2つあります。1つは、セキュアなネットワークと必要なセキュリティ対策が施されたPCをセットで導入することです。NTTコミュニケーションズでは、その考え方にもとづくソリューションとして、セキュアなモバイル通信サービスとしてご好評をいただいている「Arcstar Universal Oneモバイル」において、設定不要ですぐにテレワークが始動させられるセキュアPCを「テレワーク用パソコン」として提供しています。

Arcstar Universal Oneモバイルは、インターネットを経由せず、携帯電話網からVPNに直接接続するVPN通信サービスで、PCからはWi-FiルーターやUSB端末(ドングル)を介して利用できます。「テレワーク用パソコン」は、Arcstar Universal One モバイルのSIMカードがあらかじめセットされており、いつでもどこでも、セキュアなVPN接続を行うことが可能です。また、PCの紛失・盗難時のデータ漏えいを防止するために、端末の指紋認証機能に加えてMicrosoft「BitLocker」による保存データの暗号化がサポートされているほか、マルウェア対策ソフト「Windows Defender」もインストールされています。さらに、「テレワーク用パソコン」では、設定にノウハウと時間を必要とするモバイル通信の接続設定やマルウェア対策ソフトの設定などが、すべて完了した状態で届けられますので、開封後約10分であんしんしてテレワークがはじめられます。

図3:Arcstar Universal Oneモバイル+テレワーク用パソコン

また、セキュリティ対策の個別導入だけではなく運用にも十分な人的リソースを社内で確保できない場合には、社外の専門家の力を活用することをおすすめめします。

NTTコミュニケーションズでは、セキュリティ対策の考案・運用の人的リソースが足りていないお客さまに向けて、セキュリティ対策の遂行を支援するサービス「セキュリティサポートデスク」を提供しています(図3)。本サービスは、NTTコミュニケーションズが提供するセキュリティサービス(*1)と合わせてご利用いただくもので、お客さまのためにコミュニティーや専門家に気軽に相談できる相談窓口をご用意し、セキュリティ対策についての悩みごとに親身にご対応します。また、万が一のセキュリティ事故の発生時にも、アクセスログの収集から原因究明までをすべてNTTコミュニケーションズにお任せになれます。さらに、サイバー保険(*2)も付いていますので、万が一、セキュリティ侵害による実害を被っても、財務上の負担を大きく軽減することが可能です。

<脚注>
*1 セキュリティサポートデスクの対象サービス:Arcstar Universal One オプションサービス「インターネット接続機能 (vUTM)」「インターネット接続機能 セキュリティオプション (TMWSaaSタイプ)」「インターネット接続機能 セキュリティオプション (VBBSタイプ)」法人向けOCNサービス「OCN光 IPoE vUTMセット」「ウイルスバスタービジネスセキュリティ(月額版)」「Network Support Service (NSS)」(「FortiGate」利用の場合)、「マイセキュア ビジネス」「Cloud App Security」。

*2 サイバー攻撃による不正アクセスなどの恐れがある場合、攻撃を受けているかどうかの実態調査やログ解析(フォレンジック)、弁護士やコンサル会社への相談費用を最大で1,000万円補償します。また、万一サイバー攻撃を受けて情報漏えい事故が起こってしまった場合には、損害賠償金を最大で2,000万円補償します。

チェックポイント③コラボレーション環境

お悩みごと

テレワークの実施でコミュニケーションや共同作業の効率が落ちてしまった

チェック

Web会議、メール、チャット、資料作成・共有を別々のツールを使って行っていませんか?

テレワークを巡っては、通勤に要してきた時間を仕事の時間として自由に使えるようになるなど、個人の作業の効率性が上がったと感じているビジネスパーソンは多くいます。一方で、部署内・チーム内でのコミュニケーションや共同作業については、Web会議システムやチャットツールを導入し、活用してはいるものの、なかなか作業効率が上げられずにお困りの方も少なからず見受けられます。

この問題の原因として考えられるのは、Web会議やメール、チャット、資料作成・共有のために、別々のサービスを使用していることです。機能ごとに異なるサービスを使っていると、たとえば、Web会議で説明者が自分のPCのローカルディスクに保管してある資料を映して、会議で出された修正事項をその場で資料に反映したとしても、その資料を共有するために、それをクラウドストレージの共有エリアに保管して、メールで保管場所を参加者に連絡するといった手順を踏まなければなりません。これではなかなか共同作業のスピードを上げられません。

■問題解決のヒント

上記の問題を解決する有効な手だては、Web会議やメール、チャット、資料作成・共有など、部署内・チーム内での共同作業に必要なすべての機能のシームレスな連携を実現するツールを使うことです。

そうしたツールの1つとしておすすめしたいのが、Microsoft 365の「Microsoft Teams」です。
実際、NTTコミュニケーションズでは働き方改革に向けたリモート業務環境整備の一環として2018年からTeamsを社内導入し、コミュニケーションツールの機能をTeamsに集約するという施策を展開しましたが、結果として、社内におけるTeamsのアクティブユーザー数やWeb会議数は順調に増え続け、2020年1月にWHOによる緊急事態宣言を出された際にはオンライン会議数やチャット数が跳ね上がるという現象も見られています(図4)。

図4:NTTコミュニケーションズ社内におけるMicrosoft Teamsの利用状況

この現象は、重要な情報のチーム内での共有と、その情報をもとにしたチームでの対策の検討や意思決定のスピードアップにTeamsがきわめて有効に機能したことを表しています。

また、Teamsにコミュニケーションの機能を集約するという手法は、数多くの企業で実践され、成果を上げており、コロナの影響でテレワークが活発化したことで、 Teamsの利用に一層の拍車がかかっています(図5)。

Microsoft 365をお使いのお客さまにはTeams活用を試されてみることをおすすめします。

図5:Microsoft Teamsの普及状況

チェックポイント④電話環境

お悩みごと

テレワークを全社で実施したが、社内の固定電話への対応のために誰かが出社しなければならない

チェック

PBXのクラウド化で「固定電話」環境を見直す検討はされていますか?

コロナ禍対策として多くの企業がテレワークを急遽実施するなかで、「オフィス内の代表電話(固定電話)に対応するために、誰かが出社しなければならない」「テレワーク時の社用の連絡に従業員個人のスマートフォン(などの携帯電話)を使ってもらっているため、仕事上の通話料金を個人が負担するケースが多くなった」といった問題が顕在化しました。

これらの問題を解決するには、会社の固定電話にかかってきた電話をテレワークで使うPCや従業員が携行する携帯電話で受電できる仕組みを構築しなければなりません。

ただし、そのような仕組みをオフィスに設置された従来型のPBX設備の機能拡張や刷新によって実現しようとすると相当の工期とコストがかかり、スピードと財務負担の両面で問題があると言えます。

■問題解決のヒント

上記の問題を解決する有効な手だては、既存のPBX設備をそのまま生かしながら、PBXのクラウドサービスを使い、スマートフォンやPCで会社の電話を受信・発信できる新たな電話環境を構築することです。

そのための手段として、クラウド型PBXサービス「Arcstar Smart PBX」を活用し、スマートフォンやPCで会社の電話を使えるようにするソリューションと、Teamsからの外線通話を可能にする「Direct Calling for Microsoft Teams 」の2つを提供しています。このうち、Arcstar Smart PBXを活用することで、スマートフォンやPCなどから場所を選ばずに無料で内線電話を利用することが可能になり、外線サービス「Arcstar IP Voice」と連携することで会社の代表電話の発着信も実現されます。また、PBX設備のクラウド化によって設備の導入・保守に要する期間とコストも削減できるほか、新たな拠点で電話環境を立ち上げるスピードも増します。

さらに、Direct Calling for Microsoft Teamsを使用することでも、スマートフォンやPCのTeamsアプリから、会社の代表電話が使えるになります。なお、本サイトでは、それぞれの活用法について詳しくまとめた資料『新しい時代の働き方を実現する「固定電話」問題 クラウドを活用する二つの解決策』もご用意していますので、そちらも合わせてご参照ください。

固定電話問題を解決する方法を読む

チェックポイント⑤デジタルトランスフォーメーション(DX)化が可能な業務の棚卸し

お悩みごと

経費精算で領収書原本の提出と申請書類へ押印のためにテレワーク中でも出社を余儀なくされる。

チェック

経費精算申請・承認のキャッシュレス化、ペーパーレス化、立替えレス化を検討ください。

先に触れた電話問題の場合と同様に、「紙」や「印鑑の押印」を要するアナログな仕事のために、テレワーク中でも出社を余儀なくされるといった問題は、今回のコロナ禍によって顕在化した問題です。こうした問題が解決されないままであると、テレワークによって業務の効率性や働きやすさを追求することが難しくなります。

ゆえに、自社の業務を洗い出してDX化が可能なプロセスは可能なかぎりそうすることが、テレワークを推進するうえでのカギといえますし、テレワークを推進するしないにかかわらず、ビジネス現場の生産性向上やコスト削減につながるメリットの大きな取り組みといえます。たとえば、上記の「お悩みごと」にあるような「経費精算」の申請と承認にかかわるプロセスをDX化することは、職務によらず、働くすべての方の業務負担を引き下げる効果が期待できます。

■問題解決のヒント

経費精算の申請・承認のプロセスをデジタライズするうえで大切なポイントは、プロセスにかかわるすべての人の稼働負担を下げることです。そのために必要なポイントは「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス化」を図ることです。

たとえば、NTTコミュニケーションズの経費・交通費精算DXサービス「Smart Go Staple」では、「モバイルSuica」と法人プリペイドカードの「Stapleカード」、および経費精算システムとの連携により、経費精算プロセスの「キャッシュレス化」「ペーパーレス化」「立替えレス化」を実現し、経費精算にかかるすべての従業員の稼働負担を下げることができます。実際、Smart Go Stapleを使うことで、従業員は電車に乗るだけで交通費の申請が完了します。

そのプロセスに交通費の立替えは発生しておらず、現金も使用されていないほか、紙も使われていません。また同様に、ほかの経費を支払うときにも領収書の写真を撮って、アプリで送信するだけで経費の申請が完了します。また、法人プリペイドカードは、コーポレートカードのように発行に与信が必要とされず、従業員の雇用形態に関係なく導入ができるという利点があります。そのため、より広範なお客さまに、経費精算DXのメリットを享受いただくことが可能になっています。

以上、より快適・安全なテレワークの実現に向けてチェックしておくべきポイントをご紹介しました。本稿をヒントに、新しい時代の働き方に資する環境整備を進めていただければ幸いです。

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