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Web会議をスマートに。従業員がキラキラと働けるオフィスづくりとは

Web会議をスマートに。従業員がキラキラと働けるオフィスづくりとは

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企業が成長するためには、EX(従業員体験)の充実が不可欠です。本コラムでは「EX向上」のヒントとなる、場所を選ばず気軽にコミュニケーションできる環境づくりをご提案します。

企業の成長に欠かせない「3つのX」とは?

社会のデジタル化が進み、顧客のニーズが多様化することで、顧客と企業の関係性も大きく変化しています。近年、国内でもSaaSやサブスクリプション型のサービスが拡大し、顧客との継続的な関係を構築することが、これまで以上に重要となっています。

こうした顧客中心の時代において、企業が成長を持続するために必要なものとして、「3つのX」があるのをご存知でしょうか?捉え方はいろいろありますが、よく使われるのが「CX(Customer Experience=顧客体験)」、「EX(Employee Experience=従業員体験)」、「DX(Digital Transformation=デジタル変革)」の3つです。デジタル・データを活用した製品やサービスの向上に取り組み、従業員がパフォーマンスを最大限発揮できる環境を作ることで、優れた体験価値が顧客へ還元されるという循環が生まれます。

3つのXは密接に関わっており、サイクルを回しながら相乗効果で価値を高めていくことが求められますが、ここでは働き方の変化とともに急速に関心が高まっているEXに注目します。

リモートワークが普及したことで新たな働き方として定着しつつあるのが、働く場所を選べるハイブリッドワークです。そのため場所を選ばず高いパフォーマンスを発揮できるような環境づくりがEXの重要なポイントとなってきます。社員の働きがいやモチベーションを維持し、介護や子育てによる望まぬ退職を防ぐ環境を作っていくことが、優秀な人材の確保や離職率の低下にもつながります。

3つのXを連携させることでお客様に最高の体験を提供できるかが成長のカギ

EXを高めるために、まず取り組みたいWeb会議の見直し

EXを高めるためにまず取り組みたいのが、Web会議の見直しです。コロナ禍以降もWeb会議は変わらず活用されています。今まで電話や対面で行ってきた打ち合わせも、Web会議に置き換わっているのではないでしょうか。場所に制約がなく、インターネット環境があれば気軽に利用できるWeb会議は、出社の機会が増えた現在でも大切なコミュニケーションツールであることに変わりはありません。

日々の業務に欠かせないものだからこそ、Web会議で得られる体験は従業員のエンゲージメント(会社への共感や愛着)に大きく影響します。「映像が鮮明に見えず、音声も聞き取りにくいけれど、とりあえずWeb会議ができる」という状態から、よりストレスなく快適にコミュニケーションできる環境に変えていかなければ、EXの向上は見込めません。

そこで、Web会議の環境を大きく改善できる方法としておすすめしたいのが、Web会議用デバイスの活用です。Web会議用デバイスとは、高性能なマイクやカメラ、タッチスクリーンなどを搭載した専用デバイスのことで、コミュニケーションを活性化し、意思伝達がスムーズに進む効果が期待できます。これらを上手に活用し、従業員が高いモチベーションで働けるオフィス環境を作ることが、EX向上の近道と言えるでしょう。

Web会議用デバイスでオフィスはどう変わる?

Web会議用デバイスで、オフィスのコミュニケーションはどのように変わるのでしょうか。シスコシステムズ(以下、シスコ)の Web 会議用デバイス「Cisco devices」を例にして会社や従業員にもたらすメリットについて考えていきましょう。

Cisco devicesは、シスコのWebexはもちろん、Microsoft TeamsやZoomなどさまざまなWeb会議に接続することができるため、PCでWeb会議に参加するのと同じように手軽に使えます。使うのが楽しくなるスタイリッシュなデザインにもご注目ください。

それではCisco devicesの活用例をご紹介します。

Case1:1人で快適に会議に参加する場所が欲しい…
オフィスでWeb会議をしていると、周囲の音が気になります。1人で参加する場合は、会議室を予約するのも気が引けるものです。この場合はWeb会議用のホットデスクを作ることをおすすめしています。ホットデスクとは、空いていれば誰でも使えるフレキシブルワークスペースのことです。オフィスのちょっとしたスペースにシスコの「Desk Mini」を置くだけで、気軽に使える1人用の会議室に生まれ変わります。

Desk Miniは、PCよりも高い精度でノイズを除去するため、他の参加者からは周囲の音が気になりません。また、仮想背景機能はスペックの低いPCで使うと動かなくなることがありますが、専用デバイスが代行することで、PCが停止して会議ができないハプニングを防ぎます。画面を共有する時にはタッチスクリーンでホワイトボードが使えるため、話し合った内容をその場で書き込み、そのまま保存することも可能です。

シスコのDeskシリーズでWeb会議用のホットデスクをつくってみては

Case2:少人数での会議や雑談をパッとできる場所が欲しい…
自宅で仕事をする人が増えたために、少人数でちょっとした時間でブレインストーミングをしたり、雑談したりする機会が減ったと感じていませんか? シスコの「Desk Pro」を共有スペースに置いておき、そこに集まって在宅勤務者とつなげるだけで、自宅にいてもその場で雑談をしているような臨場感が味わえます。

Desk Proのスクリーンは27インチと大きく、共有する資料が見やすいのも大きな魅力です。また、その場で数人が話す場合でも高品質マイクが音をクリアに拾うため、在宅勤務者でも漏れなく聞き取れます。

共有スペースにシスコのDesk Proを置いて、サッと集まりパッと雑談してみては
共有スペースにシスコのDesk Proを置いて、サッと集まりパッと雑談してみては

Case3:中規模の会議室での Web 会議を快適にしたい…
自宅からWeb会議に参加していると、誰が参加しているのか、誰が発言しているのか、わからないことがあります。この場合におすすめなのがシスコの「Room Bar / Room Kit」の活用です。Room Bar / Room Kitは、マイク、カメラ、スピーカーが一体となったデバイスで、会議室のモニターの上に取り付けて使います。

Room Bar / Room Kitを使うと、カメラが分割フレーミングで会議室にいるメンバー全員を映し、話している人を自動で特定してフォーカスします。リモートで参加している人でも参加者、発言者を把握できるため、会話に参加しやすくなるでしょう。会議室でマイクから離れた場所に座っている人の声もクリアに拾うため、リモートで参加している人も聞き逃しがありません。

シスコのRoom Bar/Room Kitで会議をアップデートしてみては
シスコのRoom Bar/Room Kitで会議をアップデートしてみては

さまざまなシーンでCisco devicesシリーズを使い分け、気軽に活発にコミュニケーションできる環境づくりに取り組んでみませんか。

リーズナブルな月額定額制で手軽に導入できる「HaaS」

「高価なデバイスを一度に購入するのは難しい…」というお客さまのために、NTT コミュニケーションズでは「HaaS(Hardware as a Service)」を提供しており、高品質なWeb会議用デバイスをリーズナブルな月額定額制で導入できると好評です。HaaSは、Web会議用デバイスを経費として処理できるため資産計上や減価償却が不要なほか、管理費用や廃棄費用も抑えられるメリットがあります。サポートや配送まで含めてパッケージになっているため、スムーズな導入が可能な点も大きな魅力でしょう。また、運用時にデバイスの故障が発生した際も、センドバック保守がついているため安心して利用できます。

Web会議用デバイスをレンタル感覚で手軽に利用できるHaaSは、特に予算やリソースが限られた中堅・中小企業の快適なオフィスづくりをサポートします。

社員の働きがいを支えるオフィス環境へ

コロナ禍を機に必ずしもオフィスに出社しなくても仕事ができることがわかりました。同時に、周囲のメンバーと助け合いながら共に仕事をしていくオフィスの価値も見直されています。働き方の選択肢が増えたことがコミュニケーションの阻害になるのではなく、新たな魅力を作り出すことをCisco devicesでお手伝いしたいと考えています。

ここで紹介したCisco devices を気軽に体験できるのが、Cisco Experience Center (CXC)です。最新のテクノロジーを活用したワクワク感満載のオフィスを実際に体験することで、EX向上のヒントやアイデアを持ち帰っていただけます。ご検討の際には、ぜひ一度ご利用してみてください。

Cisco Experience Center(CXC)

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  • Web会議用デバイス

    臨場感のあるWeb会議を実現する専用のデバイスです。設置する部屋の大きさや利用人数に応じて幅広いラインナップが展開されています。

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