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スマホ紛失の悲劇を「Web電話帳」で防ぐ

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今や日本のビジネスシーンにモバイル端末は必要不可欠です。しかし、スマホや携帯に情報が集約され、他の機能と連携して便利になればなるほど、情報漏洩のリスクも高まります。企業はスマホの紛失による情報漏洩のリスクを、どのように防ぐべきなのでしょうか? 今回はその一助となる、Web電話帳を紹介します。

1.Web電話帳を使う会社が増えている

Web電話帳とは、クラウドを利用した電話帳サービスのことです。社員や顧客の電話番号やメールアドレスといった情報をウェブ上に集約し、スマホのアプリやブラウザなどを利用してそれらのデータを閲覧します。

Web電話帳の需要は、働き方改革やコロナ禍によるテレワークの広がりもあり、拡大の一途をたどっています。2020年7月に行われたMM総研の市場規模調査(※)によれば、2019年12月末にはクライアントのライセンス数は、179.4万件となりました。これは前年同期間と比べて34.4万件も高い数値となります。

Web電話帳を使う会社が増えている

(※)MM総研「Web統合電話帳アプリケーションの市場規模調査」(2020年7月調査)

Web電話帳の市場拡大をけん引しているのは主に大企業で、スマホやタブレットなどのスマートデバイス導入、インターネット回線を利用するコミュニケーション基盤の更新、あるいは事業所の移転などを機に導入するケースが増えています。

今後も大企業を中心とする拡大が見込まれていますが、同調査によれば、中小企業や官公庁でもWeb電話帳を取り入れる動きが広がりつつあるようです。同調査では今後のクライアントライセンス数について、2020年末には210万件に、2021年末は240万件に拡大するものと予測しています。

2.スマホのバラバラの機能をWeb電話帳でまとめよう

Web電話帳が人気を博す背景には、何があるのでしょうか。ここからはビジネスシーンでWeb電話帳を使うことによるメリットを考えてみましょう。

まず挙げられるのは「使い勝手の良さ」です。

これまでのビジネスシーンでは、スマホに電話帳、メール、名刺取込、ビジネスチャット、スカイプなどさまざまなアプリを取り入れ、それらを適宜使い分けるのが一般的でした。これに対してWeb電話帳は、バラバラに使っていた各種のアプリを1つに集約できます。

つまり、Web電話帳のアプリ1つで、電話、メール、メッセージなどを利用でき、かつ外部アプリと連携し、ビジネスをよりシンプルに、かつ機能的にサポートできるというわけです。

さらに、Web電話帳では管理者がクラウド上で情報を一元管理できるので、個人がその都度書き換えたり、削除したりする必要がありません。アプリから名刺の取り込みをすれば即座に社外電話帳に登録でき、それをすぐに社内で共有することもできます。

情報の一括管理によって、誰から着信が届いたのか、着信表示機能も利用できます。しかも、iPhone、Android、など、それぞれのOSに適したセキュリティ対策も備えているため、いずれの端末でも安全に利用できるようになっています。

3.便利なスマホを、もっと便利に、もっと安全に!

Web電話帳は便利なだけではなく、情報漏洩リスクの回避にも役立ちます。スマホを紛失し、そこに機密情報が含まれていれば、会社の信用を失墜させることになります。さらに、そこを起点にサイバー攻撃を受ければ、さらなる災難を呼び込みかねません。

Web電話帳を使用していれば、これらのリスクを大きく軽減できます。連絡先の情報はクラウド上で管理されているため、データは端末に残りません。そのため、業務上の機密情報が端末ごと紛失してしまうのを防げます。

端末に残さないのは、電話番号や名前だけではありません。通話履歴やチャット、SNS、メールなどもクラウドに保存されるため、各種メッセージも端末に残しません。つまり、Web電話帳を導入すれば端末の故障や紛失に対するリスクを軽減し、容易に高度なセキュリティ対策を施すことができるのです。

メンテナンスも一括でできるので、これまで個々の社員が行っていた更新や削除といった作業も不要になり、管理コストの削減も実現できます。さらにいえば、社内・顧客の情報は管理者が一括管理するため、記載漏れやミスなどが起こりにくくなります。

このほかにも、着信表示によるコミュニケーションの改善、携帯や固定電話向けの外線発信を自動的に内線番号に発信することでコストを削減する……など、まだまだメリットがあります。

スマホはそのまま使っても便利ですが、仕事で使うのであれば、情報漏えいを防ぎつつ、使い勝手も良いWeb電話帳を用いることで、より便利に安全に使えることになるでしょう。こういう小さな差が、ビジネスの成否を分けるかもしれません。

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