経費精算の課題とDXによる解決方法｜競争力を保つために業務効率化

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

日本では経済産業省が中心となり、ビジネスのDX推進に力を入れています。経済産業省ではDXを以下のように紹介しています。

経済産業省のデジタルトランスフォーメーション 文書や手続きを単に電子化するだけではなく、ITを徹底的に活用することで、蓄積されたデータを政策立案に役立て、国民と行政、双方の生産性を抜本的に向上することを目指します。

IT機器を取り入れるだけでなく、活用することが重要です。そうすることでより良くなるだけでなく、従来とは違う新しい価値も生み出すことができるでしょう。

「2025年の崖」について

2019年に経済産業省が発表した「DXレポート」に「2025年の崖」という文言が入り、注目を浴びました。それによると、日本企業のDXが進まなければ日本経済は2025年から2030年までの5年間で年間およそ12兆円程度の経済的損失が発生するリスクがあるというものです。

理由としては以下のようなものがあげられます。

• 複雑化・老朽化・ブラックボックス化したシステム
• 人材の不足

企業は社会のデジタル化に伴い、少しずつIT技術を取り入れていますが、方法としては「継ぎ足し」の方法です。新しいものを導入するたびに旧システムとの連携がおこなわれていて複雑になっています。また、使われなくなったシステムが放置されている場合もあります。これらを管理するのに多くのコストや時間を費やしており、新しい技術やIT機器を導入する妨げになっているのです。 また、2025年ごろにはシステム開発をおこなってきた人材が定年退職の時期を迎えるため、システムに関するノウハウが失われてしまうリスクもあります。それにより、システムのブラックボックス化が起きるでしょう。 このようなことが積み重なり、企業が競争力を失う可能性があるという点が問題です。

現状の経費精算の課題

現状の経費計算ではどのような課題があるのか、多くの企業が課題に感じていることを紹介します。

計算や入力のミスがある・時間がかかる

経費精算では多くの領収書や書類を処理します。人がおこなっている限り、計算や入力ミスをゼロにすることは難しいでしょう。また、なるべくミスを減らそうとチェックを厳重にしている場合もあり、時間や人件費がかかってしまいます。 経理担当者がミスに気づいた場合は、差し戻して修正後に再提出するため、さらに時間がかかります。

領収書の紛失やもらい忘れ

領収書は経費を使ったことを証明する書類です。しかし領収書を紛失してしまったり、もらい忘れたりする従業員がいます。領収書は再発行が難しい場合もあり、経費精算に必要書類を揃えられない可能性が出てしまうのです。

経理担当者の現金管理業務の負担

企業によっては小口現金と呼ばれる少額の現金を社内で管理し、経費を現金で精算している場合もあります。小口現金は基本的に毎日残高確認をおこないますが、残高と帳簿の金額が合わなければ、その理由がわかるまで退社できないことが多いです。経理担当者の精神的な負担が大きいことも問題となっています。

経費精算DXの具体例と課題の解決法

DXを導入した経費精算にはどのような方法があるのか、今ある課題をどのように解決できるのか紹介します。

申請を自動化して業務工数やミスを減らす

属人化していた業務を自動化することで、業務工数やミスを減らすことが可能です。 システムと連携し、自動でデータを入力できるようにする専用システムの導入がおすすめです。システムを導入することで経費精算におけるタスク管理も可能になります。

利用明細データとの連携で領収書を不要に

交通系ICカードやクレジットカード、プリペイドカードなどで経費を支払えば利用履歴を確認できるようになります。利用明細データと連携可能なシステムを使うことで領収書がなくても経費精算で可能です。 特に領収書が発行されない交通費では、計算の手間などがなくなります。

キャッシュレスをして現金管理業務をなくす

小口現金の管理トラブルが多いのなら、小口現金の利用をやめてしまうのも1つの方法です。給与と一緒に後払いにて支払う企業も多くあります。 しかしこの方法では給与計算の際に精算金額も管理する必要があり、業務が効率化されていないと感じる場合もあります。また、従業員にとっては立替期間が長くなるため負担に感じるかもしれません。 おすすめの方法は従業員が立て替える必要のない、法人クレジットカードやプリペイドカードです。

経費精算をDXする際の課題

経費精算のDXはメリットが大きいですが、課題もあります。紹介していきましょう。

システムの老朽化や既存システムとの連携

既存のシステムと連携させることができると、従業員の負担が少なくDXを進めることができます。しかし、現在使っているシステムが古い場合には連携対応できない可能性もあります。また、システム老朽化のため、近いうちに刷新することを検討しているのであれば、経費精算のDXを導入することも考えられるでしょう。 DXというのは一度導入すれば良いものではなく、長期的に改善しながら使っていくものと考えながら検討を進めていきたいものです。

ルールやフローの徹底の難しさ

DXを推進する際は全社で進めることが大切です。しかし、業務によってDXが進めやすい部署もあれば、対応に時間がかかる部署もあります。また、使っているシステムが部署によって違う場合もあります。 経費精算ではさまざまな部署との連携が欠かせません。部署ごとに状況が違うと、全社同一のルールやフローの徹底が難しいと感じるでしょう。

DXすることによる一時的な業務効率の低下

新しいシステムを導入すると、一時的に業務効率は低下するものです。経費精算のDXを導入する場合、システムが大きく変更になる可能性があり、業務効率への影響も大きくなる可能性があります。 研修なども含め長期間に渡って移行準備をし、なるべく影響が出ないような工夫をすると良いでしょう。

SmartGo® Stapleで経費精算をDXできる

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleを使えば、経費精算をDXできます。具体的にどのような方法でDXを進めるのか紹介します。

キャッシュレス・ペーパーレス

SmartGo® Stapleはキャッシュレス、ペーパーレスで経費精算ができます。使うのは以下の2つです。

• Stapleカード
• モバイルSuica

法人プリペイドカードのStapleカードを使い経費の支払いをおこない、領収書の写真をアプリで送信することで経費の申請が終わります。経理担当者は利用履歴から確認が可能です。従業員が立て替えて支払う必要もありません。 交通費精算はモバイルSuicaで改札を通過するだけで完了します。申請不要で、プライベートな使用かどうかもシステムが自動で判断します。

既存システムとの連携可能

SmartGo™ Stapleは既存の会計システムとの連携が可能です。自社のシステムと連携すれば、従業員は大きな混乱なくDXを受け入れられるでしょう。一時的な業務効率の低下の心配もありません。

使いやすいユーザーインターフェース

ユーザーインターフェースはスマートフォンでの利用を中心に設計されています。見やすく使いやすいので直感的に使え、使い方を覚えるための長時間の研修は不要です。

まとめ

経済産業省はDXを促進させたいと考えていますが、課題も多くなかなか進んでいないのが現状です。しかし、「2025年の崖」は目前に迫ってきており、DXの促進を図らなければ競争力のない企業になってしまうでしょう。 SmartGo™ Stapleを使えば経費精算をDXできます。モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードを使って、キャッシュレス、ペーパーレスになり、申請や請求の手間が大幅に削減可能です。既存のシステムとの連携も可能で、ユーザーインターフェースはスマートフォン向けにわかりやすく設計されています。従業員も大きく混乱することなくDXを促進できるでしょう。