経理業務を電子化すべき理由やその課題とは？業務の電子化における4つの課題までご紹介！

経理電子化とは

経理電子化とは、現在は請求書や経費精算書など紙を使った業務が中心の経理業務を、電子データを使ってペーパーレスにすることです。

経理電子化が必要な理由

経理電子化が必要な理由として大きく影響するのが、電子帳簿保存法の改正です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めるという法律です。1998年に施行され、IT技術の発展や企業のIT化に合わせて何度か改正されています。

2022年1月よりペーパーレス化促進を目的とした改正が施行されることになっています。今までとの大きな違いは、電子データで作成したものと、電子データで受け取ったものはそのまま電子データで保存する必要がある点です。以前は紙に印刷して保存しておくことができましたが、改正法ではできなくなります。

対象となる書類と保存方法

対象となる書類は国税関係帳簿書類で、具体的には以下のような書類が当てはまります。また、書類の内容によって対象となる保存方法に差があります。

• 国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など）……取引の記録。電子帳簿保存
• 国税関係書類の決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）……決算のために作った書類。電子帳簿保存
• 国税関係書類の取引関係書類で自ら発行したもの（領収書や請求書、発注書の控えなど）……電子帳簿保存
• 国税関係書類の取引関係書類で相手から受け取ったもの（領収書、請求書、発注書）……スキャナ保存
• 電子取引（電子決済、メールデータなど）……紙ではなく電子で完結する取引。電子取引データ保存

手書きで作成した書類は従来通り紙での保存になり、電子帳簿保存法は適用されません。

保存方法は3つあります。

• 電子帳簿保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

電子帳簿保存はパソコンで作ったデータをハードディスクやDVD、クラウドサービスのサーバなどに保存する方法です。

スキャナ保存はスキャンしたり、スマホで撮影して電子データに変換して保存する方法です。訂正や削除は履歴が残るシステムを使ったり、タイムスタンプを付与するなど、改ざんなどの不正がないように細かな要件が決められています。

電子取引データ保存は、メールやクラウドサービスを使って受け取ったものは、そのまま電子データで保存する方法です。改ざんができないクラウドサービスを使っていれば、タイムスタンプは不要です。

対象者

国税関係の帳簿や書類を、パソコンを使って作成したり受け取ったりしている企業全てが対象者となります。

適用されるための手続き

以前は適用されるために申請が必要でしたが改正後、申請は不要になりました。そのため特別な手続きは不要です。

ただし、電子帳簿保存法に対応したシステムや機器を用意する必要があります。電子帳簿保存法に対応するための準備については、こちらの記事で紹介しています。 電子帳簿保存法対応が必要な理由｜システム導入がおすすめ

経理電子化のメリット

経理電子化には次のようなメリットがあります。

業務効率化が進む

経理電子化によって紙の書類を扱う手間がなくなり、業務効率化が進みます。具体的には以下のような点です。

• データを印刷する手間がなくなる
• 印刷した書類を送付する手間がなくなる
• 紙の書類をファイリングするなど、管理の手間がなくなる
• データの検索がしやすい
• 紛失によるトラブルが少ない

紙に印刷し送付手続きをする必要がなくなり、メールで送付したりファイル共有サービスを使って転送します。送付作業の時短にもなりますし、郵送にかかる時間が不要になるので、タイムラグも無くなります。

また、紙の書類のファイリングに多くの時間を使っていた企業にとっては、大幅な業務削減になるでしょう。取引相手が多くなればなるほど書類も多くなるので、大企業ほど経理電子化のメリットを感じます。

また、電子化することでデータの検索がしやすくなります。紙の書類では正しくファイリングされていなかった場合、ほとんど見つけ出すことはできません。また、正しくファイリングしてあったとしても、探すのに時間がかかります。しかし、電子化データなら保存した日時や取引先、ファイル名などさまざまな検索条件をもとに簡単に探し出すことができます。

書類紛失によるトラブルが少ない点でも経理電子化はメリットです。例えば経費精算時に添付が必要な領収書を紛失してしまうトラブルは頻繁に発生します。しかし、領収書を受け取りスマホで撮影しスキャナ保存状態のデータに変換すれば紛失のリスクは低減します。他にも、大量の紙の書類を扱っている際に1枚無くなってしまったというような紛失トラブルも防げます。

テレワークに対応しやすい

電子化していない経理の業務は、機密情報を扱った書類を印刷し、印を押すという業務があります。テレワークだけで業務を完結させられず、オフィスに出勤する必要がありました。経理電子化することで、印刷と押印が不要になりテレワークで業務を完結できるようになります。

コスト削減

紙を扱わなくなるために、以下のようなコストが削減できます。

• 紙代・インク代・封筒代
• 郵送費
• ファイル代・キャビネット代・保管場所代
• 人件費

紙の印刷に関わる費用と郵送に関わる費用が不要になります。1つ1つはそれほど大きくありませんが、扱う数が多い場合は無視できません。また、目に見えやすいのは管理に関わる費用です。特に保管場所代がかからなくなる点が大きいと感じる企業は多いでしょう。

さらに大きいのは人件費です。特に取引相手が多いと、郵送とファイリング作業の人件費も大きいです。検索がしやすいなど、業務効率化によって生まれる人件費の削減もあります。

経理担当者の負担が減る

経理電子化をすることで経理担当者の負担が大幅に軽くなる点はメリットです。経理業務はお金に直結することなのでミスが許されません。従業員が提出した請求書などのミスや、添付書類が揃っていない場合は差し戻す必要もあり、担当者の精神的負担も大きくなります。

しかし、経理電子化によってミスや書類の紛失が減るため、担当者が業務を進めやすくなります。フローによっては書類作成時に記入漏れが起こらないようにすることもでき、書類の不備を減らすことが可能です。

経理電子化に向けた課題

経理電子化を進めるにあたり、以下のような課題もあります。

導入コスト

経理電子化をする場合、以下のような導入コストがかかります。

• データを管理・保管するためのコスト（ハードディスクやクラウド）
• 経理電子化のためのソフトやアプリ
• パソコンやプリンター、スキャナなどの機器類

導入時のコストだけでなくランニングコストも考えて、利用するツールや機器を選ぶことが大切です。企業の規模によっては経理担当者の人件費よりも導入コストの方が高くなってしまうこともあります。

電子帳簿保存法に対応するための準備が必要

電子帳簿保存法を適用するための申請は不要になりましたが、準備は必要です。

導入するツールや機器を選ぶ作業や、関わる従業員の研修も必要になります。業務フローも変わる可能性が高く、一時的に業務効率は下がるでしょう。繁忙期を避けて導入できるようにするなど、長期的に準備を進めることが重要です。

紙での経理業務をゼロにはできない

経理電子化になっても、完全なペーパーレスが実現するわけではありません。紙で管理しなくてはいけない経理業務は残るので、紙の業務と電子業務が混在することになります。

特に経理業務は取引先とのやりとりが多く、取引先が経理電子化できないのであればメリットが少ないと考える企業も多いです。

セキュリティ対策

全ての書類を紙で管理している場合は、倉庫やキャビネットの鍵の管理を徹底し、盗難に注意を払うことで情報漏洩を防ぐことができました。しかし、電子化するとセキュリティ対策の不備や人的ミスで情報漏洩が起きるリスクがあります。

経理に関するデータには機密情報も多いので、第三者からの攻撃も考えられます。経理電子化ツールを選ぶ際には、使い勝手などの機能だけでなくセキュリティ対策も重視して選定することが大切です。

smartGo® Stapleなら経理電子化が進む

経理にはさまざまな業務がありますが、電子化をするなら従業員の混乱が少ないようにスモールスタートがおすすめです。中でも、請求・精算業務の電子化は業務効率化に繋がり、従業員が経理電子化のメリットを実感できます。

smartGo® Stapleは交通費精算と立替精算を電子化するサービスです。

• 交通費精算……モバイルSuicaを使って改札を通るだけで、交通費の申請が完了
• 立替精算……必要な社員に法人用プリペードカードを配布するため、従業員が立て替える必要なし。経費申請は領収書を写真に撮ってアプリで送信するだけで完了

スマートフォン向けに設計された使いやすいユーザーインターフェースなので、長時間の研修なしで直感的に使えます。

まとめ

経理電子化とは、請求書や領収書などの経理業務を紙の書類から電子データを使ってペーパーレスにすることです。2022年1月に施行される電子帳簿保存法では、電子データで作成したものや受け取ったものに関しては電子データのまま保存することが義務付けられます。今までのように紙に印刷して保存しておくことができなくなったので、経理電子化が必要になりました。

経理電子化は業務効率化やテレワークに対応しやすいというメリットがあるものの、導入コストやセキュリティ対策という課題もあり、簡単に進めることはできません。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは、交通費精算と立替精算を電子化するサービスです。使い方も簡単で、精算業務が効率化でき、経費の立替がなくなることで従業員の負担が軽くなります。経理電子化を成功させたい企業に、SmartGo™ Stapleを利用したスモールスタートがおすすめです。