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電子帳簿保存法対応が必要な理由|システム導入がおすすめ

電子帳簿保存法とは本来紙で保存すべき帳簿などの書類を電子データで保存するための法律です。2022年から改正されるため多くの企業が対応に迫られています。電子帳簿保存法に対応するには専用のシステムを導入するのがおすすめです。法改正をきっかけに導入を検討してみてください。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」です。国税関係の書類は紙での保存が原則ですが、電子データでの保存を可能にします。

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対象となる書類

この特例の対象となる書類は以下のようなものです。

  • 国税関係帳簿……仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など
  • 国税関係書類……決算関係書類(棚卸表、損益計算書など)、取引関係書類(請求書、領収書)

取引関係書類は自社が作成したものの写しだけでなく、相手から受領したものも含まれます。

認められている保存方法

特例によって認められている電子データの保存方法は次の2つです。

  • 電子データ保存
  • スキャナ保存

電子データだけでなくスキャナで取り込んだ書類の保存も認められています。ただし、スキャナ保存ができる書類は相手から受領した取引関係書類のみです。

2022年1月の法改正が理由で電子帳簿保存法対応が必要

電子帳簿保存法は2022年1月に法改正されます。それにより、多くの人に対応の必要が出てきました。改正後の注意したいポイントを詳しく紹介します。

ポイント①申請が不要

現行法では電子帳簿保存法の特例を受けるために適用の3ヶ月前までに申請する必要がありました。しかし、今度の改正で申請不要になり、誰でも手軽に導入できるようになります。

ポイント②電子データは電子データのまま保存

現行法では、電子データで受け取った国税関係の書類を紙に印刷して保存しておくことができました。しかし、法改正後は電子データで受け取ったものは、電子データのまま保存することが義務付けられます。紙に印刷して保存し、データは削除してしまうという方法は認められません。
また、送信側と受信側ともに「そのまま保存」すること、とされているため、受信側が自社システムに入力し直して保存するという方法もできません。

ポイント③スキャンして保存する際の要件緩和

現行法ではスキャンして保存する際の要件が厳しく、活用しづらい制度でした。法改正により以下のように要件が緩和されます。

  • 受領者がスキャンする場合、自署が不要になる
  • タイムスタンプの付与期限が「おおむね3営業日以内」から「最長2ヶ月、おおむね7営業日以内」に変更
  • 訂正や削除の事実が確認できるクラウドシステム等を利用することでタイムスタンプが不要になる

特にタイムスタンプに関する要件の緩和がポイントです。タイムスタンプを付与する期限が延び、経理処理を行う従業員の負担が軽くなります。また、電子帳簿保存法に対応したシステムを利用することでタイムスタンプ自体が不要になり、業務効率がアップします。

電子帳簿保存法に対応すると得られる業務上のメリット

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電子帳簿保存法に対応すると、以下のようなメリットを得られる可能性があります。

  • リモートワークや働き方改革のための業務効率化
  • ペーパーレス化
  • コスト削減

電子帳簿保存法に対応することのメリットとして、リモートワークや働き方改革を促進させる業務効率化があげられます。紙の帳簿では、年度ごとにファイリングし保管・管理をしていました。しかし、帳簿が電子データになれば、ファイリングや定期的な処分などの業務が不要になります。さらに、帳簿を検索したい時はオフィスに行かなくてもどこからでも短時間で見つけることができ、便利です。
また、ペーパーレス化が進みます。情報の共有が楽になり、適切なシステムを使えば紛失や不正な閲覧などによる情報漏えいのリスクも低減します。また、もし修正が必要になった場合も、素早い対応が可能です。
業務効率化とペーパーレス化によりコスト削減が見込めます。業務効率化では人件費が、ペーパーレス化では印刷にかかる機器のコストやそれを管理する人件費が削減できるでしょう。取引先が多い場合は、配送コストの削減も影響します。

電子帳簿保存法に対応するにはシステムの導入がおすすめ

電子帳簿保存法を適用するための要件が複数あります。要件を満たすための準備を効率よく進めるためには、システムの導入がおすすめです。システムを導入するメリットを2つ紹介します。

メリット①フローが確立されている

専用のシステムでは電子帳簿保存法の要件に適したフローが確立されています。自社社員はフローに則り業務を進めるだけで、電子帳簿保存法に対応した書類を作成することが可能です。
セキュリティのためのルールなどもシステムとともに提供されるので安心して利用できます。

メリット②長時間の社員研修が不要

新しいシステムを導入する際は、社員研修が欠かせません。使用する全ての社員が研修に参加するため、一時的に通常業務が滞るリスクがあります。
しかし、すでに確立されたフローやルールのある使いやすいシステムを使用すれば、短時間の研修で社員がシステムを使えるようになります。通常業務への影響を最小限にし、新しいシステムへスムーズに移行可能です。

SmartGo™ Stapleで電子帳簿保存法に楽々対応

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは、キャッシュレスで経費精算ができるサービスです。システムが電子帳簿保存法に簡単に対応しているので、利用するだけで電子帳簿保存法に対応することができます。ポイントは以下の通りです。

電子帳簿保存法に標準で対応

SmartGo™ Stapleでは電子帳簿保存法に対応したシステムを標準で装備しています。オプションなど特別な契約をすることなく、全ての社員が電子帳簿保存法に対応したシステムを使用できます。

経費を電子データで管理

経費を法人プリペードカードで支払います。利用履歴は明細書を使って電子データで管理が可能です。申請は領収書を撮影し、アプリで送信するだけで完了します。
交通費はモバイルSuicaで支払うため、履歴が簡単に確認可能で申請書や領収書は不要です。私的な利用かどうかはシステムが自動的に判断します。
経費の領収書は写真で撮影して保存するので紛失のリスクも減ります。申請書や請求書を作成していた時間を、コア業務に充てることができ、生産性の向上が期待できるでしょう。
また、ユーザーインターフェースがわかりやすく、既存の会計システムと連携も可能なので、社員研修も短時間で住むのがポイントです。

まとめ

電子帳簿保存法とは、原則紙での保存が義務付けられている国税関係帳簿を電子データで保存するための特例法です。2022年1月に法改正され、テレワークや働き改革を推進するため、また、社会のデジタル化を踏まえて要件が緩和されます。さらに、電子帳簿保存法に対応することでコストカットやペーパーレス化などのメリットもあります。 電子帳簿保存法にはシステムを導入して対応する方法がおすすめです。フローが確立しており、社員への研修も短期間で終えられます。NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleでは、標準で電子帳簿保存法に対応可能です。また、使いやすいインターフェースと既存の会計システムとの連携で、社員がスムーズに移行できます。電子帳簿保存法への対応を検討している方におすすめのシステムです。

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