経理業務の電子化(ペーパーレス化)のメリット・デメリット

経理業務の電子化(ペーパーレス化)によって獲得できる5つのメリット

経理業務の電子化を行うことによって獲得できるのは下記の5つです。

・コスト削減
・人的ミスの防止
・テレワークの対応
・業務効率化
・電子帳簿保存法の対応

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

コストの大幅な削減

1つ目は、大幅なコスト削減です。

ペーパーレス化に対応しておらず、紙で経理業務を行う場合、請求書の発行には印刷や封筒、発送に対して料金がかかります。また、領収書を紙で管理していると、目的のものを探し出すのに時間がかかるため、経理に対応する人材も増やさなければならないケースもあるでしょう。この場合、人件費がかかるため、企業が背負わなければならないコストも増大します。

一方、経理業務の電子化に対応することによって請求書や領収書をペーパーレス化することができます。これにより、紙や印刷、封筒、発送費用などを削減することが可能です。また、領収書をペーパーレス化することによって確認したい領収書をシステム上で検索することができます。紙で管理するよりも経理業務の負担が減るので、人件費削減にもつなげられるでしょう。

ヒューマンエラーの防止

2つ目は、ヒューマンエラーの防止です。

経理業務は、会社経営における重要な業務の一部です。そのため、ミスが発生してしまうと大きなトラブルになるケースもあるでしょう。しかし、経費精算システムなどを導入せずに経理担当者が目視で書類をチェックしたり、手作業で入力していたりする場合、人的ミスを完全に防ぐことはできません。そのため、ヒューマンエラーが起こりやすい状態となってしまいます。

一方、経理業務を電子化すれば、このようなヒューマンエラーを防止することができます。まず、経理業務のペーパーレス化に対応するためには、経費精算システムなどを導入する必要があります。経費精算システムは自動計算を行うことができ、一度入力したデータが正しければ、間違ったデータ出力が行われる心配がありません。これにより、経理担当者が入力すべき部分を大幅に減らすことができたり、出力をシステムに委ねられたりします。結果的に、アナログな経理業務よりもヒューマンエラーを抑制できるので、その点が大きなメリットです。

リモートワークへの対応が可能に

3つ目は、リモートワークに対応できるようになる点です。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大によって社会にテレワークが浸透するようになりました。そして、現在は通常勤務からテレワークへスムーズに移行できるようにしておく環境整備が企業に求められます。万が一、感染症拡大などが起こったとき、スムーズにテレワークへ移行することができれば、企業は事業を継続することができるため、経営に対する影響を最小限にすることが可能です。そのため、企業はBCP対策としてリモートワークに対応することは非常に重要といえます。

もし、アナログな経理業務を行っている場合、経理書類の作成や発行、押印のために出社しなければなりません。また、郵送等で対応する場合、書類の到着に時間がかかったり、送料が必要になったりするため、この状態はテレワークに対応しているとはいえません。

一方、経理業務を電子化することができれば、このような課題は一掃され、自宅から経理業務をスムーズに行うことができます。場所や時間に関係なく、経理業務を遂行することができるので、『完全にテレワークに対応できる』、『BCP対策になる』など企業にメリットがあるといえるでしょう。

業務効率化につながる

4つ目は、業務効率化につながる点です。

経理業務を電子化することができれば、必要な手入力が少なくなります。また、領収書に対してOCR処理を施すことができるため、システム上で検索することが可能になります。さらに、発送等の手続きなども不要です。これにより、今まで必要だった作業の大部分が削減されるため、業務効率化につなげられるでしょう。

電子帳簿保存法に対応できる

5つ目は、電子帳簿保存法に対応することができる点です。

従来の電子帳簿保存法においては、書類等を電子保存する場合、税務署長による事前承認が必須でした。また、『電子化した書類に関しても原本保存が必要』、『スキャナ保存の要件が厳格』など、ペーパーレス化に取り組みづらい状態でした。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正によってこれらの要件が緩和され、経理業務の電子化を加速させやすい環境になりました。また、従来において国税関係の書類は紙で出力することが可能でした。しかし、現在はオリジナルの電子データのまま保存することが義務付けられるようになったため、企業は経理業務の電子化の対応に迫られています。

経理業務を電子化することによって電子帳簿保存法に対応することができるようになります。電子帳簿保存法に対応できれば、業務の効率化やコスト削減、省スペース化などさまざまなメリットを獲得することが可能です。電子帳簿保存法に対応できる環境を整えておきたいという方は、経理業務の電子化は急務となるでしょう。

経理業務の電子化(ペーパーレス化)で注意したい3つのデメリット

経理業務の電子化によって起こる3つのデメリットをご紹介します。

初期費用がかかる

1つ目は、電子化に採用するシステムによっては初期費用がかかる場合があるという点です。

経理業務を電子化するためには、経費精算システム等を導入しなければなりません。もちろん、導入には初期費用やランニングコストが発生するため、その点がデメリットです。

しかし、経費精算システムの中には、初期費用がかからないものやIT導入補助金が対象となっている製品もあります。そのような補助金を活用すれば、初期費用が抑えられるので、予算の少ない企業も導入できるでしょう。

SmartGo® Stapleであれば、初期費用はかからないのでオススメです。

従業員に理解を求める必要がある

2つ目は、従業員に理解を求める必要があるという点です。

経理業務を電子化するためには、経費精算システム等を導入しなければなりません。これにより、申請や承認フローが変化する可能性があるため、以前とまったく同じ方法で経理業務を行うことは難しいでしょう。

もし、従業員に理解を得られないまま導入してしまうと、従業員に経費精算システムを使ってもらえなかったり、不満が出たりする可能性があります。そのため、経理業務の電子化に取り組む前に、従業員に理解を得て、その上で導入するのがおすすめです。

システム等を導入する場合、操作に慣れる必要がある

3つ目は、操作に慣れる必要があるという点です。

経理業務を電子化するためには、従業員が経費精算システムに慣れる必要があります。使いこなせるようになるまでに時間がかかったり、研修を行ったりしなければならないので、企業は従業員が経費精算システムに慣れるように努力することが重要です。

まとめ

今回は、経理業務の電子化によるメリットとデメリットについて解説しました。経理業務の電子化を行うことで、業務効率化やコスト削減、電子帳簿保存法に対応できるなどのメリットがあります。

しかし、経理業務を電子化するためには、経費精算システムを導入する必要があるので、初期コストやランニングコストがかかったり、従業員へ理解を求めたりしなければなりません。実際に、経理業務を電子化すれば、いくつかのデメリットも生じます。しかし、圧倒的にメリットのほうが多いので、業務効率化やコスト削減などのメリットを獲得したいという企業は、ぜひ経費精算システムの導入を検討するようにしましょう。

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