経費精算でSaaSは利用すべき？他の形態との違いも解説

経費精算で考えたいSaaSとは

SaaSは経費精算であってもそうでなくとも、考え方そのものは大きく変わりません。例えば、ネットワークがあれば利用することができる・無料版や有料版がある・誰が使用しても結果が大きく変わらず同時並行の作業も可能という点はSaaSの特徴といえます。

SaaSの特徴と代表的サービス

SaaSの特徴は大きく分けると次のようになります。

・企業ごとにアカウントを持つことが可能であり、そのアカウントに基づいた権限がある
・買い切り型のソフトウェアと比較して、コストが安価であり、切り替えも容易である
・アクセス先のサービスのセキュリティはサービス提供者だが、自社のネットワークの セキュリティは自社で担保する必要がある
・アクセス先のサービスが停止している場合 自社のサービスも利用・提供できなくなる可能性がある
・新しい機能が追加されるケースもあるものの、自社にとってプラスの機能だけではない可能性がある

複数人に権限を与え、操作したいという場合にはSaaS型の経費精算システムは向いているといえるでしょう。また、SaaSの代表的なサービスには次のようなものがあります。

・Gmail、slack
・chatwork
・Zoom、Teams
・Backlog
・Dropbox

SaaS、Pass、IaaSの違い

SaaS、Pass、Iaasの違いは次のようになります。

名前	SaaS	PasS	IaaS
特徴	サーバーからアプリケーションに至るまで提供するサービス。従量課金制、月額制などの違いはあるが、自社でサーバーを持てない・コストが限られている場合などに有効。	サーバーからミドルウェアまで提供するサービス。開発環境でよく使われることが多く、契約したあとに 自社でシステムやアプリを開発する場合に有効。	インフラを提供するサービス。サーバーやネットワークを提供し、ハードウェアのスペックを指定できるため、開発環境を整える場合に有効。

また、最近ではオンプレミスPassという選択肢もあります。これは、ネットワーク上で構築していた環境を自社で構築するというものであり、クラウドサービスの良さとオンプレミスの良さを組み合わせたものです。

事業者都合で停止するケースも踏まえてSaaSの導入をよく検討しましょう。

SaaS型経費精算ソフトウェアで考えたいこと

ここではSaaS型ソフトウェアで考えたいことについて解説します。とくに、導入コストや ランニングコストを含めて長期的な視点から検討しなければならない点やカスタマイズ性の低さなどから自社の業務に対応できるのかといった点はよくシミュレーションを行いましょう。

導入コスト・ランニングコストがどのくらいか

自社でシステムを構築する場合と比較して、導入コストは安価であるものの、長期的な視点から見ればランニングコストの方が高いというケースも少なくありません。そのため、メンテナンスや定期的なアップデートなどの手間や労力なども含めて、総合的に判断する必要があります。

また、限定された期間しか使用できない場合、どのようなデータをSaaS上に保存しておくのかといったルールも決めておくとよいでしょう。

カスタマイズ性は低いため、自社の業務に合うのか

SaaS型のサービスの場合、アップデート以外では新しい機能の追加を期待することができません。そのため、自社の課題を解決できるものなのかを導入前によく確認する必要があります。

また、カスタマイズ性の低さは課題となるものの、自社の課題をクリアできるものであれば多くの機能は不要です。シンプルな使い方であっても自社の課題をクリアし、結果として経費精算の効率化につながれば問題はないといえるためです。

すぐに使用できるが誰が使用するのか

SaaSを使用・アクセスできる従業員はある程度、限定する必要があります。理由として、端末の紛失による情報の漏洩が起こる可能性があるためです。

ただし、中小企業においては特定の従業員のみに任せるのではなく、ある程度の権限を持つ役職であれば操作できるようにしておくなどの対策が有効だといえます。

SaaSの経費精算で解決できる課題

SaaSの経費精算で解決できる課題は次の3項目です。

・手書き業務の削減
・承認・申請の簡略化
・ヒューマンエラーの削減

この中でも手書き業務に関しては、書類に残すという意味でも早めにデジタル化を行うことを推奨します。電子帳簿保存法に対応しなければならない点も含めて、電子データによるデータの管理が世の中の傾向として求められているためです。

加えて、データのバックアップを行うという意味でもSaaSの場合、使用している間は保存できることから自社の体制を構築するまでの代替手段としても有効です。また、SaaSの利用を検討する場合は合わせて、作業の自動化が可能となるRPAなども検討できます。

まとめ

SaaSはネットワークを介して、アプリケーションを提供するサービスです。経費精算に関してもSaaSを使用することで、情報の共有・同時並行での作業などが可能となります。ただし、全てのSaaSサービスは事業者の都合で使用できなくなる可能性がある点には注意が必要です。

自社に導入する場合は、課題の明確化・テスト導入などを行いながら見極めましょう。とくに現場の声を聞きつつ、最小単位から試していくことが大切です。

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