中小企業に経費精算システムは必要か？導入メリットを解説

中小企業における経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムは、ヒューマンエラーの削減・承認フローの簡略化などの効果を期待できます。実際に、人が入力したデータの内容を自動的に判断する、承認フローの簡略化などが可能となるため、自社の課題に合わせることが大切です。

例えば、ペーパーレスを目指すとして、クレジットカードと連携したうえで誰が・いつ・どのように使用するのか決まっている場合は、大規模な変更は必要ないといえます。対して、経費精算を多数の従業員が行う場合には、部署ごとの承認フローを把握し、課題を把握するところからスタートしなければなりません。

ここでは、中小企業で経費精算システムを導入するメリットをみていきましょう。

人的ミスの削減が可能となる

ヒューマンエラーは、人間が関わるほど起こりやすいものといえます。例えば、経費精算申請書の作成や提出、内容の確認まで担当者が行う場合、ミスが起こる確率は高いといえるでしょう。

しかし、経費精算システムを導入した場合は経費精算申請書の作成が不要となり、内容の確認もルールを満たしているものだけになるため、差し戻しの手間も削減可能です。

経費担当者の負担軽減が可能となる

経費申請書の確認は、経費担当者の負担になります。しかし、経費精算システムを導入した場合、次のようなメリットがあるため、経費精算担当者の負担を軽減可能です。

・紙での提出が減少し、内容の指摘も減少する
・立替などがあった場合でもデータ連携によって素早く対応できる
・紙での管理に依存しないため、データの保存さえ確立できていれば経費担当者は別業務を行えるようになる

とくに経費に関する業務を行っている従業員が限られている場合などは、経費精算システムの範囲であれば他の従業員でも対応できるようにすることも可能です。そのため、属人性の高さに頭を悩ませている場合も解決手段の1つとなるでしょう。

システム連携が可能となる

経費精算システムは他のシステムと連携することができるケースも少なくありません。 例えば、会計ソフトと連携できれば数字を打ち直す必要もなく、適切な仕訳も可能です。仮に、仕訳を目視で確認し、振り分けている場合などであれば、すぐに業務を効率化することもできます。

中小企業で経費精算システムを導入する際の流れ

ここでは、中小企業で経費精算しすシステムを導入する際の流れについてみていきましょう。とくに、経営層が感じている課題と現場が感じている課題にずれがないか、実際に導入した場合、何が変わるのかといった点を意識する必要があります。

1.現状把握を行う

現状把握は、経営側の課題を明確にしたうえで現場の課題を吸い上げる必要があります。例えば、支払いから払い戻しまでに時間を要するのであれば、時間がかかる部分や手続きなどを一覧にしましょう。

2.改善策・課題の検討を行う

課題は企業によって異なることから、改善策を時間をかけて検討することが大切です。例えば、承認までに時間がかかる原因は、確認の頻度が低い・システム的にスマホからアクセスできない・紙でのやり取りが規定となっているなどが想定されます。

そして、端的にいえば、外部と接続できないシステムと紙の問題は経費精算システムでクリアできるものの、そのデータをどこに保存できるのかを明確にしなければなりません。そのため、担当者だけでなくシステムを導入すると決定した経営陣も内容を把握しておく必要があります。

3.システムの理解を促す

経費精算システムの導入を目指す場合、次のような説明を従業員に促し、理解を求めましょう。

・何故必要なのか
・導入することで何が変わるのか
・導入したあとで行わなければならない対処やデータの扱い

実際に導入前からの相談、課題の抽出、システムの理解・操作なども含めてサポートも含めて対応する必要がある点は知っておきましょう。また、いきなり導入しても使用してもらえない場合もあるため、導入することを目的としないことが大切です。

使用して結果を改善することが目的であることも、当該従業員に理解してもらう必要があります。

中小企業の経費精算で必要となる機能

ここでは、中小企業の経費精算が必要となる機能についてみていきましょう。解決したい課題によって、優先事項が異なるため、自社の課題に合わせて必要な機能を選定することが大切です。

入力作業の効率化を優先する場合

入力作業の効率化を優先する場合は、領収書の読み取りやフローの簡略化ができるものを選択しましょう。授業に関係ある物品を購入する機会が多い場合などは レシートを読み取れるシステムの導入を推奨します。

また、交通費の精算による申請が多い場合は IC カードとの連携を行っておけば、紙が不要となります。

他の業務と統合したい場合

他の業務ですでに別のシステムを使っている場合は、連携できるかどうかを優先して経費精算システムを選ぶことが大切です。現状で二重入力を必要としているなどの場合は、ヒューマンエラーが起きやすいため、そういった手間や労力などを無くすことを検討しましょう。

一部業務のみに特化したい場合

経費の申請を行う従業員が限られており、 クレジットカードを使用するケースも限られているといった場合には、大規模な経費精算システムは不要だといえます。例えば、NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo®Stapleの場合は、交通費精算に特化しており、交通系ICカードとも連携可能です。

自社の業務のうち、何処に時間がかかっているのか明確にしたうえで適切な経費精算システムを導入しましょう。

まとめ

中小企業でも経費精算システムをうまく選定することができれば、業務の効率化や生産性の向上につなげることが可能です。ただし、導入する際には課題の洗い出しやベンダーへの相談やサポート依頼などある程度の時間がかかるケースも少なくありません。そのため、経費精算システムを導入する場合は、かかる手間や時間を考慮したうえで、最小単位からの導入を推奨します。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo®Stapleは、交通費の経費精算処理に特化したツールです。最小単位から経費精算ツールを使用してみたい、日々の経費精算業務に頭を悩ませている場合はSmartGo®Stapleを導入してみましょう。