領収書とは？書き方や代用できるものについてわかりやすく解説！

領収書が意味するもの

領収書は、金銭の支払い・受け取りを証明するための証憑書類です。証憑書類とは、取引内容を互いに確認し、取引成立を証明するための書類を指します。

つまり、領収書を出した側は「金銭の受け取り」、受け取った側は「金銭の支払い」を証明するための書類と言えます。

保管期間が定められている

領収書の保管期間は法人税法・所得税法（個人）で定められており、基本的には7年です。

法人で赤字を出した場合や会社法上では、保管期間が10年必要になる点は把握しておきましょう。

領収書の保存期間・保管期間などについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をあわせてどうぞ。
領収書とは。保存期間や保管方法、無い場合の対処方法について解説

記載事項がある程度決まっている

領収書に記載が必要な事項は次のとおりです。

・取引年月日
・発行者名
・受領者名
・金額
・取引内容

なお、受領金額が5万円を超える場合は、収入印紙が必要になる点を把握しておきましょう。領収書の書き方については後述します。

収入印紙について詳しく知りたい方は、こちらの記事をあわせてどうぞ。
収入印紙の金額は？購入のポイントや貼り付けるべき書類の種類について解説

発行義務がある

領収書は、いかなる場合でも絶対に発行しなければならない書類ではありません。しかし、商品やサービスに対して金銭を支払った買い手から、領収書の発行を求められた際は、売り手には領収書を発行する義務が生じます。

領収書の書き方

領収書の書き方について解説します。領収書に必ず記載しなければならない事項は次の5つです。

・取引年月日
・発行者名
・受領者名
・金額
・取引内容

それぞれについて見ていきましょう。

取引年月日

取引年月日とは、実際に金銭を受領した日を指します。「2023年1月1日」のように記載します。

発行者名

領収書を発行する企業名や個人名を記載しなければなりません。慣習として、社名だけでなく住所・電話番号などが一緒に記載されていることが多い傾向です。

受領者名

領収書を発行する企業名や個人名を記載しなければなりません。慣習として、社名だけでなく住所・電話番号などが一緒に記載されていることが多い傾向です。

発行者名

領収書を受領する人の名前や企業名などを記載します。「〇〇様」「〇〇会社御中」などと記載しましょう。

なお、消費税法上、次の事業に関しては受領社名の記載は不要であるとされています。

・小売業
・バス・鉄道・航空会社などの旅客運送業
・旅行に関する事業
・飲食業
・駐車場業

経理処理においては、受領者名のない領収書が無効というわけではありません。しかし、税務調査時や内部監査時などは、受領者名のある領収書の方が信ぴょう性が高いとみなされることがあります。

金額

受領金額を記載します。金額は消費税込みのものを記載しましょう。改善防止のため、円マークやー印などの記載を行います。

例「￥12,345－」

必要に応じて別途、消費税率ごとの金額や消費税額などの内訳を記載します。

取引内容

取引内容の記載が必要です。その際、「お品代」などの抽象的なものではなく、具体的に何を購入したのかわかるものを記載することが望ましいとされています。品目が複数ある場合は、代表的なものを記載し、残りは「その他」と記載します。

領収書にハンコが必要かどうか、必要事項や注意点などについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をあわせてどうぞ。
領収書にハンコは必要か？必要事項や押印時の注意点を解説！

現金以外で領収書が使われる場面

現金取引以外でも、金銭を支払ったことを証明する書類が必要となります。ここでは、銀行振込とクレジットカード払いについて見ていきましょう。

銀行振込

銀行振り込みをした場合は振込明細書を領収書代わりとして利用できます。一般的にはこれで代用できますが、振込先から領収書の発行依頼があると、入金された側は領収書を発行しなければなりません。

その手間をなくしたい場合、あらかじめ「振込明細書を領収書代わりとする」という、取り決めをしておきましょう。

クレジットカード払い

クレジットカード決済を行った場合、基本的には領収書は発行されません。利用明細書やレシートが領収書の代わりとなります。

なお、利用明細書とは、クレジットカードで支払いをしたときに受け取る「クレジット売上票」と記載された書類を指します。

領収書がない場合に代わりに使用できるもの

電車に乗った時やクレジットカードを利用した場合など、領収書を受け取れない場面に出会うことがあります。また、領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。一般的に領収書がないと経費計上できないと考えて頭を悩ませることも少なくありません。

そのような場合に代用できるものについて解説します。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細書は実際にお金を支払ったことの証明になります。クレジットカードを利用した時に受け取る利用明細書やレシートと共にそろえておくことで、領収書代わりとして利用できます。

交通系ICカードの履歴

社員が電車などの移動時にSuicaなどの交通系ICカードを利用した場合、領収書を受け取ることはできません。Suicaの領収書はお金をチャージした場合や定期券を購入した場合などに発行されます。

そのため、一般的な電車利用時には基本的に発行されません。このような場合は、利用履歴を印字し、領収書の代わりとして利用しましょう。

Suicaに現金チャージした際の仕訳について詳しく知りたい方は、こちらの記事をあわせてどうぞ。
Suicaに現金チャージした際の仕訳とは？注意点や効率化について解説

請求書

一般的には請求書を領収書の代わりに使うことはできません。ただし、請求書と共にクレジットカードの利用明細書などがある場合は、領収書代わりに利用できます。

請求書と領収書がセットになった「請求書兼領収書」も領収書として利用可能です。

出金伝票

冠婚葬祭などの慶弔費や、割り勘を行った際の接待交際費、自動販売機で飲み物を買った際など、領収書の発行が無理な場合は、出金伝票を使って経費計上を行いましょう。

領収書を紛失してしまった場合も出金伝票で対応します。ただし、出金伝票は領収書と比較した場合客観性に欠ける書類といえます。通常は領収書を残し、どうしても必要な場合にのみ出金伝票にするよう心がけましょう。

また、架空計上を疑われないためにも必要に応じて可能な書類などを添付しておきましょう。たとえば、冠婚葬祭の場合、招待状や会員御礼などが該当します。

自動販売機の飲み物代は、「〇月〇日　〇時～〇時　〇〇会議飲み物代　場所：〇〇　参加人数〇人」などと、具体的に書き添えておくと、信頼性の向上につながります。

まとめ

商品やサービスの対価として金銭を支払った際に、金銭授受の証明として発行されるのが領収書です。買い手から要請があった場合、売り手は基本的に領収書を発行する義務が生じます。

状況によっては領収書が発行されないこともあります。その際は、クレジットカードの利用明細や請求書、出金伝票などで対応しましょう。

NTTコミュニケーションズでは、経費精算ツールSmartGo® Stapleを提供しています。SmartGo® Stapleは特に交通費の経費精算をスマートにできるツールです。電車代などの領収書代わりにSmartGo® Stapleを活用すると、業務の効率化につながります。