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業務効率が重視される理由から業務効率化の方法までご解説!自動化を通じて業務効率化を実現しよう!

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業務効率化とよく言われますが、具体的にどのようなことを求められているのでしょうか。必要性やメリットともに紹介します。また、業務効率化をする手順や、進める際の注意点も書いておくのでチェックしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務内の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて減らすことで効率的に進められるようにすることです。特に以下の4点に注目し業務効率化を進めることが多いです。

  • 業務の削減
  • 時間の削減
  • コスト削減
  • 業務の標準化

必要のない業務や自動化できる業務、他部署と重複して行っている業務などがないかを確認し、削減していきます。

時間の削減は業務効率化に直結します。今と同じ業務を今よりも短い時間で行えるようになれば、余った時間で収益アップなどにつながる別の業務をおこなうことも可能です。

コストの削減は一見、業務の効率化とは関わりがないように感じますが、コストを削減する方法を考えることは必要以上に人材や資金を投入しているかどうかの指標です。視点を変えることで見えてくる改善点もあります。

業務の標準化とは、時期や担当従業員によって得られる成果に偏りが出ないようにすることです。同じ業務を完了させるまでの時間や、成果物の内容に差が出ないようにします。業務ルールを確立し、フローやマニュアルを作成すると標準化しやすくなります。業務の標準化を行うことで、時間の有効活用が可能になり、業務効率化につながります。

業務効率化が必要な理由

近年、業務効率化を求められる理由は以下のような点が大きく影響しています。

  • 労働人口減少
  • 働き方改革
  • テレワークへの対応

日本は高齢化が進むにつれて労働人口の減少にどう対応するのかが課題になっています。労働人口が少なくなっても今まで通りに業務を行なったり、今まで以上の利益を出したりすることが求められているためです。時間や人材のリソースを有効活用するためには、業務効率化が必要になります。

また、労働人口減少に対しては、働き方改革で対応しようという動きもあります。加えて新型コロナ感染症対策としてテレワークが広がり、どのような働き方をしていても、従業員それぞれがスムーズに業務を進められるようにする工夫が求められました。働き方改革やテレワークに対応するには、業務効率化を進め従業員が働きやすい環境を整えることが必要になったのです。

業務効率化を進める手順

業務効率化は以下のような手順で進めます。

現状の把握

現状、それぞれの業務がどのような方法・手順で進められているのか把握します。確認内容は次のような点です。

  • 業務内容・方法・フロー
  • 誰が
  • 何人で
  • 作業時間

部署ごとにまとめたものを集約して社内全体の現状が把握できると、効率化するポイントが見えてきます。

課題や問題点を洗い出す

全社的に把握した現状を確認し、課題点や問題点を洗い出します。注目するのは次のような特徴がある業務です。

  • ミスが多い業務
  • ルールやマニュアルが明確でない業務
  • 何年もフローを見直していない業務

ミスが多い業務のミスが起きているポイントを見極めて課題とします。

また、ルールやマニュアルがない業務も問題ですが、フローの見直しを行っていない場合は細かく見直して問題点がないか、時代や技術に即しているかを確認します。IT技術はどんどん新しくなっているので、新しいシステムの導入でより効率的に進められる可能性があるからです。

最適な改善方法を考える

課題や問題が見つかったら、どのように改善することが最適なのかを考えます。主に以下のような方法が選ばれています。

  • 業務の削除・簡略化
  • 業務フローの見直し
  • 業務の結合
  • 業務の交換
  • 業務の自動化
  • 外注

業務自体を減らすだけでなく、業務担当者や担当部署を変えることで効率化できる場合があります。また、近年は自動化による効率化が進んでおり、外注することで自動化が進む例も多いです。

実施

方法を決めたら実施します。

現場の従業員にとっては業務フローが変更になったり、新しいツールを導入することで一時的に混乱が起きる可能性もあります。

業務の効率化が必要な理由や、新しいフローやツールでどのようなことができるようになるのか、従業員目線のメリットを説明することが大切です。

評価・さらなる改善を計画

実施したら終わりではなく、どれくらい効果があったのか評価をし、必要であれば更なる改善を計画します。

業務を効率化する際の注意

業務効率化を進める際は以下のような点に注意します。

全社的に取り組む

業務効率化を進める際には全社的に進めることが大切です。理由としては次の2点があげられます。

  • 体制の整備
  • 部署間の連携

社内の体制を整えることで業務効率化が進められます。例えば業務効率化ツールの導入は継続的にコストがかかることなので、経営陣の積極的な参加がなければ導入できません。また、経営陣が良いと思ったツールでも、現場の従業員が使いやすいものでなければ効率化は進みません。トップダウンだけでもボトムアップだけでも成功しにくいのです。

部署間などの横の連携も大切です。ペーパーレスによる業務効率化を例に考えてみましょう。社内の1部署だけでペーパーレスを進めデータやファイルによる運用をしても、他の部署が紙の書類を要求していたら印刷や紙の書類のファイリングなどの業務が生まれてしまいます。社内の連携をスムーズにさせるには全社的に業務効率化に取り組むことが重要です。

目標を決める

業務効率化は効果が測りにくいので、具体的な目標を決めると従業員のモチベーションアップにつながります。例えば次のような目標です。

  • 売り上げや利益に関する目標
  • 削減コストに関する目標
  • 目標作業時間や残業時間削減など時間に関する目標
  • ミスや遅れをゼロにする

業務によって指標にしやすいものは変わります。改善方法を決める際に目標も決めておくことがおすすめです。

優先順位を決めて取り組む

業務効率化に向けての改善案が複数出てきた場合は、一度に進めずに優先順位を決めて1つずつ取り組むのが良いでしょう。一度に多くの改善案を進めると現場に混乱が起こりやすくなります。また、一つ一つが中途半端になってしまい、目標を達成できない可能性もあります。

スピードやコストを追いすぎると品質の低下につながる

業務のスピードアップやコスト削減だけに注力しすぎると、本来削減してはいけない必要な時間やコストを削減してしまい、業務品質の低下に繋がる可能性があります。

改善方法を決める際には、省いて良いものと省いてはいけないものを見極めることが大切です。

自動化可能な業務は、自動化し業務効率を向上する

繰り返しの多い業務やマニュアル化しやすい業務は自動化することで格段に業務効率がアップすることがあります。自動化することで作業量が減るだけでなく、ミスも減るためです。

ITツールを導入することで自動化しやすい業務は複数あります。

人的コストがかかる業務から自動化する

どの業務から効率化を進めたら良いのか迷う場合は、人的コストがかかっていて自動化しやすい業務からのスタートがおすすめです。

多くの人が関わっていて繰り返しが多い経費精算は、自動化により業務効率化が進めやすくなります。従業員による申請書の作成や管理職による承認、経理担当者の確認や個人への振込などの業務が自動化することで削減できます。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleでは、交通費精算と立替精算の効率化が進むサービスです。交通費についてはモバイルSuicaを使うことで申請不要になり、振込もなくなります。立替精算についてはプリペードカードを従業員に配布することで経理担当者による振込業務を削減可能で、領収書を写真に撮り送信するだけで申請も完了します。

※参考※生産性向上を図るべき理由とは?生産性向上を進める4つの方法と注意点までご解説!

まとめ

業務効率化とは業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を削減することです。業務効率化を進める際は、現状の問題点や課題を把握し改善策を考えます。また、実施するだけでなく効果を見極めて必要に応じて更なる改善を図ることも大切です。

また、業務効率化を進める際には全社的に取り組み、事前に目標を決めて効果の基準をわかりやすくしておくことも大切です。改善したいポイントが複数あったとしても確実に進めるために一つずつ着手します。

どのような業務から効率化したら良いのか迷ったら、人的コストがかかり自動化しやすいものから始めます。経費精算は繰り返しが多く自動化しやすい点や、多くの従業員が関わる業務なので効果がわかりやすいという点で、業務効率化のスタートにおすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleは、経費精算を自動化できるサービスです。申請書作成時のミスの削減や立替による負担も減るので、多くの従業員が効果を感じやすいです。

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