スマホは日常生活にもビジネスシーンにも欠かせない

総務省が発表した「令和5年版情報通信白書」によると、2022年のスマホの世帯保有率は90.1%。ここ5年間で15%増加しており、もはや日常生活に欠かせない存在となっています。

すでに業務にスマホを導入しているという企業も多いでしょう。スマホは外出先や移動中でのメールやカレンダーの確認ができるうえ、チャットを使ってのコミュニケーションや、オンライン会議の参加、資料閲覧などもできます。

さらに、パソコンと違い、小型で持ち運びもしやすいという利点もあります。特にオフィス外にいることの多い営業担当者や、倉庫など作業現場で勤務する配送担当者、在庫管理担当者などにとっては、スマホは業務用端末としてのメリットが大きいでしょう。

スマホのビジネス利用には危険がいっぱい

このように、便利で使い勝手の良いスマホですが、業務用として使用する場合、欠かせないのがセキュリティ対策です。対策が不十分だとどんなリスクが考えられるのか、2つのケースについて見ていきましょう。

従業員個人のスマホを業務利用している

個人のスマホで、業務連絡としてチャットやSNSを使っている場合、アカウントの管理が従業員まかせになり、情報漏えいのリスクが高まります。個人用のスマホには適切なセキュリティ対策がされていないケースが多く、紛失や盗難、ウイルス感染で取引相手の連絡先や機密情報などが流出する恐れがあります。

企業の管理下にないIT機器を業務に利用することは「シャドーIT」と呼ばれ、セキュリティの脆弱さから不正アクセスや情報漏えいにつながりやすいと問題視されています。IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が公開した「情報セキュリティ10大脅威2023」の組織部門でも「内部不正による情報漏えい」が4位にランクインしており、企業として対策を急ぐべき課題のひとつとなっています。

法人スマホを貸与しているが、セキュリティ対策が不十分

企業が法人スマホを従業員に貸与している場合でも、セキュリティ対策が適切に行われていなければ、情報漏えいのリスクは高いままです。顧客リストや機密情報の流出などが発生すると、企業にとって致命的な事態に陥りかねません。

情報漏えいは、不適切なサイトを閲覧したり、不審なファイルをダウンロードすることでウイルスに感染したり、サイバー攻撃を受けたりすることで起こるケースが多いです。しかし、スマホの紛失やメールの誤送信など、人的なミスによってもあり得ます。加えて、アカウントやアクセス権限を悪用した情報の持ち出しなど、社員による内部不正も起こりうるリスクとして想定しておく必要があります。

ビジネスシーンでスマホを安全に使う方法とは？

ビジネスシーンで安全にスマホを使うには、どうすればよいのでしょうか。まずカギとなるのが、従業員のセキュリティ意識の向上です。

業務でスマホを安全に利用する第一歩は、実際にスマホを使う従業員のセキュリティ意識を高めることです。そのためには、セキュリティロックの設定、私的利用の禁止、公衆Wi-Fiを使わない、業務に不要なアプリをダウンロードしないなど、運用ルールを企業側が策定し、従業員に周知徹底する必要があります。セキュリティに関する知識は従業員によって異なるため、定期的に教育の場を設け、意識を高めることも大切です。

特に、BYOD（Bring Your Own Device）を採用する際には、セキュリティ教育は欠かせません。BYODとは、企業が個人のスマホの業務利用を承認することをいい、企業にとっては端末の購入費用がかからず、従業員は使い慣れたスマホが利用できるという点で、双方にメリットがあります。しかし、私的データと業務データの分離など、適切なセキュリティ対策を踏まえた運用ルールの徹底が必要となります。

従業員に貸与するスマホにはセキュリティ対策が必須

もし従業員にスマホを貸与する場合は、そのスマホにセキュリティ対策を施すことで、ウイルス感染やサイバー攻撃などのリスクを下げることができます。ここでは、主なセキュリティ対策を4つ紹介します。

ウイルス対策

スマホがウイルスに感染すると情報漏えいの可能性が高まります。こうした状況を防ぐためには、ウイルス対策のセキュリティソフトや、スマホが脅威にさらされていないか確認できるチェックツールの導入が求められます。

フィルタリングサービス

フィルタリングサービスは、Web上のセキュリティを強化するサービスです。危険な不正サイトや業務上不必要なサイトへのアクセスを制限するため、ウイルス感染などのリスクが事前に防げます。

MDM（モバイルデバイス管理）サービス

MDM（Mobile Device Management）とは、業務利用するスマホを一括で管理できるツールのことです。アプリの利用制限や監視などで不正利用を防止し、紛失・盗難時にはロックやデータ削除などをリモートで実施することで、情報漏えいを防ぐことができます。

紛失・故障時の対応

スマホは便利な反面、不注意から紛失したり、故障が発生するケースは決して少なくありません。紛失時や故障時に備え、回線を緊急停止するフローや、スマホの処分方法などのルールを定めておくことで、情報漏えいを防ぐことができます。

「ビジネスマホパック」なら、法人スマホに必須のセキュリティ対策が入っている

企業が従業員用のスマホを用意する際には、先に挙げたようなセキュリティ対策がはじめからインストールされたスマホを使うという方法もあります。

ドコモビジネスでは、業務用スマホの導入を検討している中小企業向けに、ビジネスに欠かせないさまざまな機能をスマホにインストールした「ビジネスマホパック」を用意しています。

ビジネスマホパックには、業務用スマホをあらゆるリスクから守るためのセキュリティ対策があらかじめ導入されています。たとえば、スマホにウイルスや不審なプログラムがないかをチェックし、ウイルスや危険サイトによる脅威を防ぐ機能や、管理者がサイトへのアクセスルールを設定し、業務外利用を制限する機能も備わっています。

加えて、故障や紛失の際にはすぐに代替機を提供するとともに、故障時の修理やデータ復旧にも対応しています。紛失時の位置情報検索、利用中断、ロックや初期化なども初期設定なしで利用できるよう設定されているので、スムーズに導入ができます。

このほか、従業員同士の通話無料や、ドコモビジネスポイントの特典の付与、従業員の福利厚生に使えるデジタルクーポンの配布など、さまざまなメリットが用意されています。従業員の満足度向上にも役立てられます。

スマホは便利、しかしセキュリティ対策は必須

今や日常生活のあらゆる場面で必須アイテムとなったスマホは、ビジネスにも欠かせない便利な存在ですが、顧客・取引先の情報や機密情報を使用するため、ウイルス感染やサイバー攻撃、紛失などによる情報漏えいのリスクが大きくなります。業務でスマホを使用するのであれば、今回紹介したビジネスマホパックのようなセキュリティ対策は必須といえるでしょう。