【2025年最新版】 Google Workspaceとは? 機能・料金・活用事例を徹底解説

Google Workspaceとは？
これまでの歩みと概要

Google Workspaceは数度のリブランドを通じて進化を続け、現在ではさまざまなプランが提供されています。まずはGoogle Workspaceの概要を押さえておきましょう。

リブランドの歴史―
「Google Apps」から「Google Workspace」へ

Google Workspaceの源流は、2006年2月まで遡ることができます。この年、これまでGmailアカウント（@gmail.com）でのみ使用可能であったGmailのサービスが、企業・組織の独自ドメインでも使用可能となりました。

Googleはその後も法人向けクラウド型グループウェアの開発を進め、2006年8月にはGmailやGoogleカレンダーなどのグループウェアを社内で利用できる「Google Apps for Your Domain」として提供が開始されました。

2007年2月にはそれまでベータ版として提供されていた無料版に加え、容量を拡充してSLA（Service Level Agreement、サービスレベル契約）を備えた有料版が登場。他メールソフトウェアやグループウェアからの移行機能、ウイルスメール対策機能などが追加されたことに伴い、2011年4月には10ユーザーを超える企業・組織への無料版の提供を停止するとともに有料版の名称を「Google Apps for Business」としました。

2012年4月にはオンラインストレージ機能であるGoogleドライブの提供も開始され、2014年9月にはビジネスに必要なアプリが出揃ったとして「Google Apps for Work」へと再度リブランドしました。

さらに2016年9月には「Google Apps for Your Domain」の提供開始から10年の節目を迎え、Googleドライブ内の検索機能、自然言語処理機能などが強化されるとともに「G Suite」へとリブランド。

そして2020年10月にはアプリ間の機能統合、プランの拡充に伴い「Google Workspace」へのリブランドを果たし現在に至ります。

無料版・有料版の違い・エディションやプラン

2025年8月現在、Google Workspaceには無料版と有料版があり、無料版の「Google Workspace Essentials Starter」では15GBのクラウドストレージに加えてビデオ会議、チャット、ドキュメント、スプレッドシート、スライドの基本機能を無料・無期限で使用できます。
また、有料版には次表のように4つのプランがあり、クラウドストレージの容量、ビデオ会議の最大参加人数など、自社の状況に合わせてプランを選択することができます。

※参考：柔軟な価格プラン オプションの比較 | Google Workspace
※料金は2025年8月時点のものです。最新の情報は以下をご参照ください。
https://www.ntt.com/business/services/application/mail-groupware/microsoft365/charge.html

2025年現在、Business StarterからEnterpriseまでのすべてのプランにおいて、独自ドメインのメールが使用できます。また、2025年1月からは、同じくすべてのプランにおいてAI機能が標準化されています。

ある程度以上の規模の企業・組織では、スケジュール予約やPDFに電子署名を付加する機能を備えたStandardプラン以上を、個人情報などの機密情報を扱う場合には、重要なファイルを保管することのできるVault機能、高度なエンドポイント管理機能、高度なセキュリティと管理機能を備えたPlusプラン以上を選択すると良いでしょう。

また、2025年2月にはEnterpriseプランにデータ損失防止（DLP）機能が追加されました。同機能により、管理者はGmail、Googleドライブ、Google Chatなどを監視し、ルールを逸脱した行動を検出して機密情報の喪失・流出を防止することができます。

Google Workspaceで実現できることや特徴

Google Workspaceを導入すれば、統合されたクラウド型業務プラットフォームによる業務効率化が可能となります。

・充実したコラボレーション機能

クラウド（Googleドライブ）上に保存したファイルは、複数人で同時に編集することができます。例えば、最新の売上データやプロジェクトの進捗状況などの情報を、メンバー内でリアルタイムかつスムーズに共有することが可能です。

・AI活用の先進性（Gemini、NotebookLM）

Google Workspaceには、AIチャットボットのGeminiアプリが搭載されています。GeminiはGmailなどの各ツールで活用することができます。また、Standardプラン以上では、高度な分析機能を持つAIリサーチアシスタント「NotebookLM（Notebook Learning Model、ノートブック学習モデル）」も利用することができます（NotebookLMの詳細については後述します）。

・高いセキュリティと管理性

Google Workspaceは、管理者向けのAdmin Consoleを備えています。Admin Consoleでは、ユーザーの登録・削除に加え、2段階認証プロセスを設定するセキュリティ調査ツール、脅威に関する通知を確認できるアラートセンターなどにアクセスすることができます。また、Vault機能を活用すれば、管理者はGmailやGoogleドライブのデータを保持・検索・書き出しすることができます。さらに、ユーザーに対してアクセス制御および監査を実施することもできるため、より高いセキュリティと管理性を発揮することができます。

Google Workspaceの強みと選ばれる理由

Google社によれば、2025年時点で数百万社の企業がGoogle Workspaceを利用中とのことです。選ばれる理由には先に紹介した充実したコラボレーション機能による生産性の向上、AI活用の先進性による費用対効果の高さ、高いセキュリティと管理性などがありますが、そのほかにも各方面の役割に特化し、優れた性能を発揮する各ツールの特徴があります。この章では、主にStandardプランをベースに紹介していきます。

Google Workspaceの基本構成と特徴・メリット

Standardプランには、さまざまなアプリが含まれています。それぞれの役割と強みについて、具体的に確認していきましょう。

・どこでも働ける柔軟性

Google Workspaceは、すべてのアプリがクラウド上で動作します。そのため、インターネットに接続さえできれば、場所やデバイスを問わず業務が可能です。Googleドライブに保存されたファイルは、離れているメンバー間でも同時編集でき、リアルタイムで情報共有が可能です。こうした充実したコラボレーション機能により、柔軟な働き方を実現します。

・強固なセキュリティと管理機能

Google Workspaceは、管理者向けのAdmin Consoleを備えています。Admin Consoleでは、ドメイン単位でアクセス制限を細かく制御できる「セキュリティ管理ツール」にアクセスできます。また、2段階認証やシングルサインオン（SSO）を設定することも可能です。その他、脅威に関する通知を確認できるアラートセンターなどにもアクセスできます。

さらに、Plusプラン以上では「Vault機能」も搭載もされています。Vault機能を活用すれば、管理者はGmailやGoogleドライブのデータを保持・検索・書き出しすることができます。また、ユーザーに対してアクセス制御および監査を実施することもできるため、高いセキュリティと管理性を発揮できます。

さらに2025年からは、Enterprise版で利用できるDLP（データ損失防止)機能が各AI連携機能にも適用されるようになり、企業のコンプライアンス維持機能がさらに強化されました。

・高いコストパフォーマンスと柔軟なプラン

2025年1月より、生成AI「Gemini」が全プランに標準搭載され、追加費用なしでAIの恩恵を受けられるようになりました。Geminiは、メールやドキュメントの下書きの自動生成、議事録の自動要約などに活用できます。

さらに、Standardプラン以上で使用できるAIリサーチアシスタント「NotebookLM（Notebook Learning Model、ノートブック学習モデル）」は、ユーザーがGoogleドライブにアップロードしたGoogleドキュメントやPDFから自動学習する機能です。学習した内容は、Google Chatなどへの回答や要約作成時に反映されるため、AIによる誤回答（ハルシネーション）の発生確率を低下させることができます。こうした業務支援機能によって、高いパフォーマンスが期待できます。

さらに、Starterプランは1ユーザーあたり月額約800円（年契約時、税込880円前後）程度から利用可能です。メール・チャット・Web会議・クラウドストレージ・オフィスソフトなどを個別に揃えるよりも経済的で、加えて自社の状況に合わせて柔軟にプランを選択できるため、コストパフォーマンスに優れた導入が可能です。

・強力な検索機能

一昔前まで、Googleと言えば優秀な検索エンジンとして知られていました。その技術はGoogle Workspaceにも活かされており、GmailやGoogleドライブをはじめ、すべてのGoogle Workspaceアプリに浸透しています。検索はキーワード、日付、スレッド単位などで実行でき、求める情報を瞬時に得ることができます。また、生成AIによりコンテキスト理解も促進されます。

Google Workspaceの各ツールの役割と活用事例

ここで、Google Workspaceに含まれる各ツールの機能と特長、活用事例について簡単に紹介します。

Googleドキュメント － 文書作成ツール

いわゆる「ワープロソフト」です。Microsoft Wordに近い働きをすると言えばイメージが湧きやすいでしょうか。報告書などの作成に加え、AIを活用した議事録の作成などに活用できます。

Googleスプレッドシート － 表計算ツール

いわゆる「表計算ソフト」です。Microsoft Excelに近い働きをすると言えばイメージが湧きやすいでしょうか。売上や経費などの管理、アンケートの集計などに活用できます。また、入力した数値はAIにより自動でグラフ化することも可能です。

Googleスライド － プレゼン資料作成ツール

いわゆる「プレゼンテーション資料作成ソフト」です。Microsoft PowerPointに近い働きをすると言えばイメージしやすいでしょうか。客先へのプレゼン資料作成、社内教育用の教材作成などに活用できます。

Gmail － 高機能なメールサービス

検索機能、セキュリティ性能に優れた高機能なメールサービスです。迷惑メールやマルウェアを含むメールを高確率で受信前に検出してブロックします。また、2025年2月からはデータ損失防止（DLP）もGmailに対応しました。

Googleドライブ － オンラインストレージサービス

クラウド型のストレージです。ドキュメント、スプレッドシート、スライドを用いたオンラインでの情報共有、同時編集などを実現できます。高いセキュリティ性能を活かし、顧客情報の管理や極秘プロジェクトの進捗管理にも活用できます。Enterpriseプランでは容量の追加も可能です。

Googleカレンダー － オンラインカレンダー

スケジュール管理のためのカレンダーツールです。複数のカレンダーを集約し、タスクの期限の設定、進捗などを管理することができます。また、Standardプラン以上では、スケジュール調整のための「スケジュールの予約ページ」も使用できます。出欠確認・勤務場所・勤務時間も登録できるため、勤怠管理にも活用可能です。

Google Meet － ビデオ会議ツール

オンラインでWeb会議を行うツールです。Standardプラン以上ではノイズキャンセリング機能、Plusプラン以上では出欠確認機能、Enterpriseプランではドメイン内ライブストリーミング機能を備えており、大規模なビデオ会議にも活用できます。また、GmailやGoogleカレンダーなどのツールから会議を設定するといった連携も可能です。

Google Chat － ビジネスチャットツール

メンバー間でのテキストベースのやり取りを行うツールです。ファイル共有機能に加え、「いいね」機能や、メンション、絵文字などでコミュニケーションを円滑にする機能があります。また、AIによる文章作成支援、自動修正、要約などもできるため、部署をまたいだプロジェクトなどでも遠隔地のメンバーと意思の疎通を図ることができます。

Googleフォーム － アンケートや申込フォームを作成できるツール

既成のテンプレートを使用して、アンケートや申込フォームを簡単に作成し、集計するツールです。スマートフォンなどからも回答でき、結果をリアルタイムで共有することができるため、早期に結果を知りたい社内アンケートなどに活用できます。

Googleサイト － ウェブサイトを作成できるツール

ドラッグ＆ドロップ操作により、ノーコードでウェブサイトを作成できるツールです。専門知識がなくても画像やテキストを配置したウェブサイトを構築できるため、社内サイトの作成などに活用できます。

Google Keep － メモ帳アプリ

オンラインメモ帳アプリです。自分のToDoリストや思い付きなどを気軽にメモすることができます。Google Keepは、各ツールから呼び出し可能なため、備忘録や後の情報共有に利用できます。

Google Vids － 動画制作ツール

AI搭載の動画制作ツールです。テキストを入力して動画を生成したり、カスタマイズしたりすることができます。メンバーの協働により営業用の動画を作成したり、メンバー内で使用する自己紹介動画などを作成したりすることができます。

Gemini － 作業タスクをサポートするAIを活用したツール

Googleが開発したAIチャットボットです。テキスト入力で指示を与えることにより文章や画像を生成させることができます。社内文書の要約や分析に活用できます。また、音声入力にも対応しているため、会議の録音データから議事録を作成したり、Geminiを相手にプレゼンのリハーサルを行ったりなどにも活用できます。

NotebookLM －
複数文書の横断分析や、音声コンテンツ自動生成など
新たなインテリジェントリサーチ

PDF、Google ドキュメント、ウェブサイト、YouTube 動画、音声ファイルなどを横断分析するAIリサーチアシスタントです。アップロードした大量のデータから要約文書を生成したり、必要な情報を抽出したりすることができます。ブレインストーミングの際の情報整理や、データ分析に基づく営業戦略の立案などに活用できます。

導入を検討中の企業が押さえるべきポイントと
支援策

最後に、Google Workspaceの導入を検討している企業様に向けて、押さえるべきポイントについて紹介します。各プランとも基本的な機能は共通ですが、セキュリティ性能、利用する際にかかる金額などが異なります。次の3点に注目してプランを選択すると良いでしょう。

プランの違いと選び方

ここで、先に上げたプランの比較表より、導入の際に注目すべき項目を抜粋した簡易版を再掲します。

※参考：柔軟な価格プラン オプションの比較 | Google Workspace

AI非搭載のプランがなくなったことで、各プランの差異がシンプルになり、購入のハードルも下がりました。自社の人数およびコスト、自社で必要とするクラウドストレージ容量に応じてプランを選択すると良いでしょう。また、セキュリティ強化に注力したい業界では、NotebookLM、法令遵守が重要な業界ではVault搭載プランの検討が必要となるかもしれません。

導入前にチェックすべきポイント

現状の社内環境を把握することも必要です。自社のセキュリティ方針を確認し、適合するプランを選択しましょう。また、現状で使用しているストレージ容量やユーザー数などを整理し、正確なランニングコストを算出しておきます。

まずはお試しから

Enterpriseを除く各プランには無料トライアル期間が設けられています。本格導入前に、まずは試用してみるのも良いでしょう。

また、導入に不安がある場合は、各社が提供する導入支援ソリューションの活用もおすすめです。

NTTドコモビジネスでは、導入支援・コンサルティング、保守・サポートメニューなどを含む導入支援、データ移行支援、活用支援を提供中です。導入に不安のある場合は、まずはお気軽にご相談ください。

参考：Google Workspace の導入サポート
参考：無料トライアルのお申し込み │ Google Workspace

どこから手を付けて良いか分からない、という場合には、ITを使いこなすための幅広いサポートを提供する「まるごとビジネスサポート」もお勧めです。

また、NTTドコモビジネスのWebページでは、各業界におけるGoogle Workspaceの導入事例も公開中です。導入の参考にしてみてはいかがでしょうか。

導入に際して何かご不明な点がございましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。

※本記事は、2025年8月時点の情報をもとに作成しています。最新情報はGoogle WorkspaceのWebサイトをご確認ください。