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テレワーク導入時におすすめのツールやサービスまとめ
政府による働き方改革への掛け声もあり、テレワークへの関心が高まっています。しかし実際に導入を成功に導くためには、事前の準備が欠かせません。そこでこの記事では、準備しておきたいおすすめのツールやサービスをまとめてご紹介いたします。
この記事の目次
テレワークのメリット・デメリットは？
テレワークは、「離れた場所」を意味する「tele」と、働く「work」を合わせた言葉で、会社に出社せずに業務を行う働き方のことです。テレワークのメリットは、オフィスまでの移動時間を節約でき、家族の介護や育児、自身の怪我や障害などで自宅を離れることができない人でも働けることです。
反面、業務の連携のためにネットワークを使用することからセキュリティリスクが生じたり、情報共有が不十分になったり、勤怠管理が難しくなるなどの問題があります。
テレワークを成功させるためにおすすめのツールやサービス
テレワークが持つメリットを活かしながら、リスクやデメリットを解消するためには、適切なツールやサービスを導入する必要があります。情報通信技術を活かすことで、効率的に働くことができるのです。
コミュニケーションツール
まず、コミュニケーションを円滑にするためのツールからご紹介いたしましょう。テレワークは企業のオフィスから離れた所で働くため、何らかの方法で情報を共有しておかなくてはなりません。市場には以下に示すような数多くのコミュニケーションツールがあります。
- チャットワーク︰純国産のチャットツール。メニューも全て日本語なので、誰にでも使いやすい環境になっています。メッセージのやり取りに加え、タスク管理やファイルの共有、ビデオ通話も簡単に実行できます。
- Slack︰世界的に使われているチャットツールです。他のサービスと連携させたり独自の機能を追加させたりするなど、拡張性の高さやカスタマイズの柔軟性が特長です。
- Microsoft Teams︰Office 365に含まれ、チームでの作業進行のハブになるツールです。WordやExcelなどのOffice商品を使った共同作業におすすめです。
- G suite︰Googleが提供するクラウドサービスの法人向けとなるパッケージです。メール、カレンダー、ビデオ会議などが統合的に利用できます。
テレワークでは、こうしたコミュニケーションツールを使って、常に連絡や相談が可能な状態にしておくことが必要です。時にはパソコンを使えない環境もあるでしょう。そんな時はモバイル端末を活用しましょう。「OCN モバイル ONE for Business」ならいつでも快適なモバイルワークが可能です。
勤怠管理、経費精算、人事考課など管理を楽にするツール
会社に出勤しない勤務形態の場合、勤怠管理や経費精算にも工夫が必要です。
- ジョブカン︰さまざまな状況の勤務状態に対応する多機能な勤怠管理ツール。いくつかのシリーズがあり、残業や有給休暇の管理から経費精算や給与計算まで、幅広く対応しています。
- cyzen︰地図機能と連動させて営業マンの行動を管理したり、顧客情報を地図に配置したりするなど、在宅以外の場面でも活用できる勤怠管理ツールです。
セキュリティ関連サービス
遠隔地から会社の環境にアクセスする以上、セキュリティへの配慮は不可欠です。一般のインターネット回線では不安な面があるため、VPNと呼ばれる環境を構築して通信の盗聴を防ぎます。またマルウェア対策などのため、作業に使うパソコン本体にセキュリティソフトを導入したり、盗難リスクに備えて多重認証方式やデータの暗号化を施したりするなどの準備が必要です。 VPNの構築については専門的な知識が必要なため、通信業者に依頼するのが確実です。「OCN IPoE VPNセット」ならビジネス環境に合わせたプランが選べます。
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高速インターネットやPCなど作業環境
こうしたツール類の利用に必要なパソコンやインターネット環境などは、会社がまとめて提供する必要があります。外回りの仕事があればモバイル端末、状況によっては作業用の机や椅子なども支給の対象になるでしょう。中でも高速なネット回線は必須です。「OCN光 IPoEサービス」なら、混雑の緩和により通信品質の向上が図れます。
サテライトオフィス・レンタルオフィス
テレワークをする場所は、必ずしも自宅である必要はありません。例えば、コワーキングスペースなどを会社が借りるケースもあります。とくに最近では起業家向けのWeworkや、アクセスの良い立地で高級感を漂わせるビジネスエアポートなど、ユニークな拠点も増えています。普段とは違う環境に身を置くことで、新しい出会いや発想が期待できるでしょう。
テレワーク導入のよくある課題とは
実際導入するにあたり、環境やツールだけでなく様々な課題があげられます。セキュリティの対策、人材不足、コスト不足などです。この課題に対するサポートが充実しているのが、テレワーク・スタートパックです。前述したように、セキュリティの対策は必須です。あらかじめテレワークを導入するために、必要なセキュリティ対策が設定されたパソコンが納品されます。テレワーク・スタートパックは、そのノートパソコンやモバイル通信、セキュリティサービスをパッケージ化したものです。設定作業も不要で、届いてから最短10分でテレワークが開始できます。スムーズな導入を求める際におすすめです。
まとめ
「テレワークをしよう！」という掛け声だけでは、実際に力強く働き方の変化を推進させて行くことは困難です。さまざまなツールや環境を揃えてこそ、オフィスから離れた在宅勤務のスムーズな導入が図れるのです。テレワークに伴うメリットやデメリットも把握した上で、より効率的な働き方を実現させましょう。
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