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会計処理とは?効率化や課題解決方法についても解説

Suicaに現金チャージした際の仕訳とは?注意点や効率化について解説

公開日:2022/08/29

会計処理と言う言葉を聞いたことはあるものの、具体的にどのようなものを指すのかわからない人も多いのではないでしょうか。

会計処理は現金をはじめとした資金管理、経費の支払いをはじめ、財務状況の把握・決算報告・税務申告につながる大切な業務です。

本記事では会計処理について解説します。多くの経理担当者が抱える、会計処理に関する課題の多くはデジタル化により解決します。会計処理がうまくいかずに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

会計処理とは何のことか

会計処理とは、ビジネス上のお金の動きを帳簿に記録するため仕訳することを指します。会社で行う会計は主に次の2種類です。

・管理会計
・財務会計

それぞれについてみていきましょう。

管理会計とは社内の管理を目的として行う会計です。そのため、従うべきルールはありません。会社により、管理に必要な情報は異なります。自社の会社運営に合う方法で行います。

財務会計とは株主や金融機関、取引先など社外に業績を報告するための会計です。会計基準を順守して財務諸表を作成します。

インボイス制度と適格請求書の関係性

インボイスとは適格請求書を指します。これは、「所定の要件を満たした請求書」を意味します。

「適格請求書」とは現行の「区分記載請求書」に次の事項を追加したものです。

・登録番号
・適用税率
・消費税額等

記載事項が増えるため、経理業務の煩雑化が予想されます。

3つの種類がある

会計処理の流れについてみていきましょう。会計処理は、大きく3つの種類にわかれ、次のとおりです。

・日常業務
・月次業務
・期末決算

日常業務

日々発生する取引に対して行う会計処理です。日常的に発生する経費の仕訳をはじめ、売上・仕入・未払金・立替金などの仕訳が挙げられます。

月次業務

1か月に1度のペースで発生する取引に対して行う、会計処理です。給与、立替金、月締め契約の売上・仕入に対する仕訳などが挙げられます。

期末決算

期末決算処理は年に一度行います。

発生主義に対応するため、前払いや未払いをしている費用を振り替えて、適切に処理しなければなりません。減価償却費の計上なども行い、貸借対照表・損益計算書などを作成します。

ルールがある

会計処理には、企業会計原則というルールがあります。企業会計は以下の4点で構成されています。

・一般原則
・損益計算書原則
・貸借対照表原則
・企業会計原則注解

一般原則は7つあり、次のとおりです。

・真実性の原則
・正規の簿記の原則
・資本利益区分の原則
・明瞭性の原則
・継続性の原則
・保守主義の原則
・単一性の原則

正しく明瞭に処理し、一度採用した会計方針は継続して適用することが求められています。

厳密には経理とは異なる

経理処理という言葉を耳にしたことがある人もいるでしょう。二つの言葉は厳密には異なり、会計処理は「経理処理の一部」に該当します。

経理処理には、会計処理である仕訳以外に、入出金管理・請求書・領収書の発行などが含まれます。

経費精算に関する記事はこちらからどうぞ。
「経費精算とは?立て替えからフロー、楽にする方法までわかりやすく解説」

会計処理における課題

会計処理は、全ての企業にとって欠かせない業務です。しかし、会計処理においてさまざまな課題を抱えている企業は少なくありません。

ここでは、会計処理における主な課題を5つみていきましょう。

ローテクで手間・人件費が発生している

会計ソフトなどのデジタル化を行わず、昔ながらの会計処理を行っている企業は少なくありません。その場合、仕訳やミスを防ぐためのダブルチェック、必要な用紙の管理など多くの手間が発生します。

経理業務をデジタル化していない企業はデジタル化した場合と比較し、より多くの人数で管理しないといけないため、人件費も多く必要となります。

属人化が進んでいる

経理業務には専門知識が欠かせません。また、社員が独自開発したExcelを利用して経理管理を行っている企業も多いでしょう。

このような状況下において、特定の担当者にしかやり方がわからない「属人化」した状態になっている場合が少なくありません。

「継続性の原則」があるため、決算業務のやり方は毎年簡単に変えることができません。そのため、社内の決算業務の手法について「特定の誰か」に聞かないと業務が行えない状況に陥っている企業もいるでしょう。

権限の移行が進んでいないことが要因で、「上司に聞かないと仕事が進まない」という経理社員もいます。

属人化を解消するためにはマニュアルの作成が欠かせませんが、ぎりぎりの人数で回していることの多い経理部では、なかなかマニュアル作成に時間が割けないことも多いのが現状です。さらに、時間不足により人材育成にも時間が割けずにいると、属人化の解消は困難といえるでしょう。

リアルタイムでの把握ができない

金銭や経費の動きがあった後、それに基づき仕訳を行い、その仕訳を入力・計算した後にお金の流れが把握できます。そのため、金銭や経費の動きから、仕訳の入力や計算までの間にタイムラグが生じた場合は、リアルタイムで資金の動きが把握できません。

銀行の通帳の動きを見るように、リアルタイムで経費の動きなどを把握したい場合、デジタル化が適しているといえるでしょう。

必要なデータの収集に時間がかかりすぎる

データ収集に時間がかかりすぎることを悩んでいる企業もあるでしょう。経理では、仕訳を終え全ての数字を入力しなければ実際の数字の動きがわかりません。

そのため、予算を立てようと思った場合などもすぐに作ることができません。さらに、エクセルや手書きの帳簿などを組み合わせ、複数の方法で管理しておりデータを一元化していない場合、さまざまな媒体から情報を集める必要があるため、今欲しいデータを収集するのに多くの時間がかかります。

現場のデータ集約はデジタル化でしか対応できない

現場のデータをいち早く集約したい場合、デジタル化が適しています。例えば、経理部門が本社にある場合、各支店での仕訳業務が終わり入力するまでには、かなりの時間がかかることが少なくありません。

経理業務をデジタル化して、小口現金を動かすたびにリアルタイムに自動仕訳を行うと、本社の経理部門はいち早く現場のデータを集約できます。データ集約の時間を短縮化すると、何かミスがあった場合でも早急に修正できるため、業務の流れがスムーズになります。

会計処理を効率化した際の3つのメリット

デジタル化し、会計処理を効率化した場合、いくつものメリットが発生します。主なものを3つみていきましょう。

人的、時間的コスト削減

デジタル化により会計処理を効率化した場合、ローテクと比べて少ない人数で仕事がこなせるようになります。また、時間も短縮できるため、人的コスト・時間的コストの削減につながります。

従業員満足度を高められる

デジタル化すると、これまで従業員が抱えていた負担の軽減が可能です。例えば、日々の仕訳と仕訳の入力といった単純作業が自動化されると、その分従業員に余裕が生まれます。

デジタル化により、印刷やスキャン、押印、請求書の郵送などの手間の削減が可能です。従業員は増加した時間を使い、業績分析や経営戦略など、事業成長につながる業務を実施できます。業務内容が単純作業から戦略業務に変わるため、従業員満足度の向上が期待できるでしょう。

ミスの減少

デジタル化により仕訳を自動化した場合、人が行う場合に起こる「入力ミス」「仕訳ミス」「転記ミス」を始めとした多くのミスがなくなります。ミスがなくなると、すぐにデータが利用できるのはもちろんのこと、ミス防止に関するチェックの手間が削減できます。

DXに関する記事はこちらからどうぞ。
「DXとは何か?経済産業省の定義から活用事例まで徹底解説」

会計処理における効率化のための5つの課題解決方法

会計処理は全ての会社で行うべき業務です。しかし、経理部に多くの社員を割けないためにさまざまな課題が生じることは少なくありません。ここからは、課題解決につながる、会計処理を効率化するための方法についてみていきましょう。

予測も踏まえた経費精算・管理システムを導入する

経費精算システム、管理システムの導入は経理効率化のためには欠かせないアイテムです。多くの種類があるためどれを導入すればよいか迷うこともあるでしょう。

経費精算システムを、業務分析や経営戦略などに用いることにより、会社の売上アップにつながります。そのため、データ集計に予測機能もついたシステムを導入することで、経理の業務軽減だけでなく、会社としての売上アップも期待できるでしょう。

会計処理の内容を把握・必要な権限を現場に与える

会計処理のためには、多くの情報を把握しなければなりません。必要な権限を現場に与えないと、いつまでも属人化した経理から抜け出せず、「あの人に聞かないとわからない」という事態に陥りがちです。これでは、経理業務の効率化は進みません。

経理業務の効率化を図るには、経営陣は会計処理の内容をきちんと把握し、必要な権限を現場に与えましょう。

必要な知識を必要な人材に習得させる仕組みを作る

会計処理にはさまざまな専門知識が必要です。また、毎年同じ業務を行うため、担当者に属人化しがちな面があります。

少ない人数で回すために時間が取れず、必要な人材に必要な知識がいきわたっていないこともあるでしょう。業務が属人化してしまうと、他の社員が知識を共有できず業務の進み具合にムラができます。業務の属人化を防ぐため、経理部内に必要な知識を習得できる仕組みを作りましょう。

キャッシュレス化・デジタル化を進める

現金のやり取りには時間がかかります。例えば、経費精算を現金で行っている場合、現金の授受のために経理部員と担当社員は同じ時間に出勤しなければなりません。小口現金の担当者は毎日現金を数える必要が生じます。

このような手間を削減するには、社内のキャッシュレス化が欠かせません。キャッシュレス化・デジタル化を進めると、会計処理の効率化につながります。

社内フォーマットを統一する

稟議書や経費精算書などの社内フォーマットがバラバラだと、毎回、書き上げるのに時間がかかります。担当者によって記載内容にばらつきが出るため、受け取った経理部でも、チェックのために手間や時間がかかるでしょう。

社内フォーマットの統一により、書く方も受け取るほうも時間短縮につながります。さまざまな提出書類のフォーマットを作成していない場合は、社内での統一を検討しましょう。

まとめ

会計処理とは「仕訳すること」を指します。経理処理にはそのほかに、請求書や領収書の発行、現金の管理など多くの業務が含まれます。

会計処理は単純作業が多く、人的ミスがつきものです。また、専門知識が必要なため属人化しやすいといった欠点を抱えています。このように、会計処理について多くの課題を抱えている企業は少なくありません。これらの課題を解決し、業務を効率化するにはデジタル化を検討しましょう。時間短縮や人件費削減にもつながります。

業務改善に関する記事はこちらからどうぞ。
「業務改善で時間短縮。DXやシステムの活用方法を解説」

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