経費精算書はExcelで作成がベスト？記載例も解説

経費精算書をExcelで作成する際の記載項目例

経費清算書は次のような場合に使用する書類です。

・従業員が交通費を立て替えた
・従業員が道具の購入を立て替えた
・取引先に対して急な会食の費用を立て替えた

経費精算書に関しては承認のフローが決まっているケースも多く、記載の間違いなどがあれば経理担当者が申請者とやり取りすることもあります。加えて、申請期限があることからスムーズなやり取りができなければ、従業員への払い戻しが遅くなるといったデメリットも想定されるでしょう。

そのため、Excelによるテンプレートを用意することで書式の統一、計算の間違いといったミスを軽減することが可能です。また、厳密なルールは各企業によって異なるものの、ほとんどの場合は、記入方法や申請期限、どういった場合に経費にできるのかまで規定されているため、よく確認しましょう。

交通費・出張旅費の場合

交通費を記載する場合も次のような項目を設定しておきましょう。とくに、定期代やタクシー代、新幹線代などを精算する機会があれば利用するケースも多いと想定されます。

・申請者の氏名、所属部署
・申請する日時(利用日に合わせる ケースもある)、利用日
・利用した区間や手段の記載
・用件、目的、訪問先

ヒューマンエラーを軽減するためにも報告が必要な項目は、事前に設定しておくことを推奨します。出張の旅費の場合は、企業としてどのように対応するのかによって記載する項目が異なるものの、次のような項目が代表的です。

・宿泊先名、宿泊費用
・出張先で発生した食費
・日当があれば日当(記載が不要な場合もある)

交通費精算についてより詳しく知りたい方はこちらの記事から。

立替経費の場合

消耗品の購入やクライアントを交えた飲食代は、立替経費に該当します。立替経費の場合は次のような項目を使用しましょう。

・申請者、所属部署
・申請日、利用日(同じ日付にするケースも多い)
・支払い目的
・金額

立替経費の場合、領収書の取得が求められることも多いことから、事前に社内規定を確認してから立替を行うことを推奨します。特に立替の機会が多い場合は、テンプレートの活用だけでなく、クレジットカードでの支払いなども検討してみましょう。

仮払いの場合

仮払いは、 事前に企業側がある程度の金額を従業員に渡すものです。メリットは、金銭的負担や手間を省くことが出来る点にあり、企業によっては仮払いの申請は必要ない ケースもあります。

そのうえで、 仮払い金が余った場合には精算するための書類として、企業として仮払い清算書が求められることもあります。従業員に負担をかけないためにも 次のような項目を設定してある テンプレートを用意しましょう。

・仮払い金額、仮払いされた日付
・仮払いの目的
・支払い額の総合計
・差額
・支払いの内容

仮払いの場合は、目的に合わせて仮払い金が使用されたかどうか、差額は発生したのかなども含めて記載する必要があります。また、仮払いの前に申請する書類がある場合は「仮払い経費申請書」が存在する場合もあるため、どのような手続きが必要なのかを確認することが大切です。

経費精算書をExcelで作成するメリット

ここからは、Excelで経費精算書を作成するメリットについてみていきましょう。とくに、人に教える手間や経費精算システムを導入するよりも安価で済む点などはExcelによる管理のメリットだといえます。

ランニングコストを抑えられる

Excelを導入しているPCであれば、新たにコストをかける必要がありません。そのため、自社でシステムを作成・導入するよりもコストを抑えられるといえます。また、作成したテンプレートが自社の業務内容を把握した内容であれば、定期的な項目のアップデートや内容の刷新で長く使用できる点もメリットです。

管理しやすい

Excelの場合、データの形式から項目にいたるまで統一することができるため、管理しやすいといえます。また、Excelに出力できる経費精算システムの場合もデータの保存場所を決めることができるため、これまでよりも管理しやすくなるでしょう。

ただし、Excelによるテンプレートの作成、出力・添付したデータの保管場所などにはセキュリティも検討する必要があります。そのため、重要な情報は自社でサーバーを持って補完する、クラウドサービスを使用するなどの方法で対応しましょう。

経費精算書をExcelで作成する際の注意点

経費精算書は、間違いがあれば法律的に罰せられる可能性があるだけでなく、企業における会計・経営状況にも影響を与えます。ここからは、経費清算書をエクセルで作成する際の注意点についてみていきましょう。

社内規定を周知させる

社内規定を周知させた場合、経費精算書におけるヒューマンエラーを回避しやすくなります。例えば、自己負担と経費となる項目が明確になっている、移動する場合は最短・最安のルートを選択しているなどの条件を設けるなどの対策が考えられるでしょう。

ただし、社内規定を周知させておかなければ、経費精算書におけるやり取りが増加する可能性もあるため、経理担当者として従業員がどのような認識なのかを把握しておくことも大切です。

計算ミスが発生しやすい

関数やマクロなどが組まれていたとしても、数式を誤って削除してしまった場合、計算ミスが発生しやすくなります。また、項目そのものを間違っているパターンもあるため、例題として、どのような項目が当てはまるのか記載しておくことも大切です。

機能が限られる

経費精算ソフトやツールをExcelと比較した場合、Excelの機能は限定的だといえます。例えば、従業員から申請を受けた上で承認や許可を出すといった場合には、スピードが遅く、人数が多いほどチェックを行う手間や時間が増加していくことから、業務負荷が高まります。

そのため、Excelでの経費精算を行う場合には入力だけでなく、処理を行う担当者の負担も検討しましょう。

Excelではなく経費精算システムを導入するのもあり

経費精算の効率化を目指す場合は、Excelではなく経費精算システムの導入も検討できます。例えば、移動が多い従業員がスマホからすぐに申請できるツールやシステムを使用すれば、確認・承認、払い戻しなどの対応もこれまで以上にスピード感をもって実施可能です。

また、大規模な業務改革は必要ありません。中小企業では特定の従業員のみが移動するケースも多いことから、PC1台から使用できるシステムやツールを選択すれば、大きな混乱もありません。ただし、この場合は次のような対応が必要となる点は知っておきましょう。

・時間を捻出し、ツール・システムの使い方を覚えなければならない
・どこから使用し始めるのか決める必要がある
・そもそも業務内容に合っているかどうか検討する時間が必要となる

まとめ

経費精算書類は、Excelで作成可能です。わかりやすいテンプレートが作成できれば、これまでの手間の削減や処理の効率化が期待できます。ただし、Excelと比較した場合、経費精算ツールの方が将来的な負担の軽減につながる可能性があるため、今から導入するという場合はよく検討しましょう。

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