経費精算アプリの代表的な機能とメリット｜アプリの選定方法や注意点も解説

経費精算アプリの代表的な機能とメリット

経費精算アプリはスマートフォンやタブレットで経費精算の入力･申請･承認などの業務フローを手軽に行えるアプリです。インフラ整備は不要なため、導入コストを抑えられます。

加えて、経費精算の業務フローを効率化できるため、申請者と承認者、経理担当者の負担を軽減できる点が魅力です。ここでは、経費精算アプリの代表的な機能とメリットをみていきましょう。

機能

経費精算アプリに搭載されている代表的な機能は次の通りです。

・交通系ICカードと連携できる機能
・領収書の自動読み取り機能
・入力規定の不備チェック機能
・会計ソフトと連携できる機能

経費の計算や入力規定の不備チェックなど申請者や経理担当者にとって煩雑な業務を自動で行ってくれるため、導入により効率化が望めるでしょう。

申請者と経理担当者では経費精算における業務内容や量が異なります。お互いの業務を把握することで、問題点や改善点を把握した上で自社に適した機能のあるアプリを導入できるでしょう。経費精算の詳細について知りたい場合、こちらの記事をご覧ください。

メリット

経費精算アプリを導入するメリットは次の4点が挙げられます。

・社外から経費精算ができる
・領収書の写真を撮ると自動で入力される
・交通系ICカードとの連携により、交通費を自動で集計できる
・承認業務をスムーズに行える

紙媒体で精算の申請を行う場合、書類に印鑑を捺印し提出しなければなりません。一方、アプリの場合、持ち歩いているスマートフォンで社外から経費精算が可能です。経費精算の申請を行うためにオフィスに戻る必要がないため、移動の手間を大幅に省けます。

アプリにはOCR機能を搭載しているものがあります。OCR機能とは領収書を撮影すると、日付や金額を自動的に入力してくれる機能です。手入力が不要なため、工数や人的ミス
の削減につながります。

交通費精算は経路検索や費用の転記を繰り返さなければならず、負担が大きくなっているケースも珍しくありません。しかし、アプリと交通系ICカードと連携することで、乗車履歴を自動的に集計できます。加えて、利用した運賃や経路のデータも自動的に取り込めるため、定期券の区間を排除する作業も必要ありません。

また、承認業務をスムーズに行える点もメリットの1つです。承認者が出張や休暇などでオフィスにいない場合、承認は保留になり、決裁まで時間を要します。承認者の仕事が溜まっている場合、承認漏れが発生してしまう可能性も否定できません。

アプリではスマートフォンで気軽に経費申請の承認を行えます。申請と同時にスマートフォンにプッシュ通知が表示されているため、承認漏れを防ぎます。また、承認が滞っていることもシステム上で把握できる点もメリットです。

経費精算アプリの選定方法

経費精算アプリはスマートフォンやタブレットの機種やOSによって導入できないケースがあります。また、アプリによって導入費用や操作性は異なるため、事前にチェックしておきましょう。

ここからは、経費精算アプリの選定方法について解説します。

機種、OS

アプリによってはiOSとAndroidの片方のみしか対応していないものもあります。会社が従業員にスマートフォンを支給している場合、アプリに対応できる機種かを事前にチェックしておきましょう。

従業員全員の私用のスマートフォンやタブレットに導入する場合、iOSとAndroidの両方に対応しているアプリを選定しなければならない点を把握しておきましょう。

導入費用

経費精算アプリによって導入費用が異なります。従業員1人ずつに利用料金が発生するケースや人数によって料金が変動するケース(5名以上で〇〇円、10名以上で△△円)などさまざまな料金体系があります。

組織変更や従業員数の変動も考慮し、自社状況に適した料金体系のアプリを選定しましょう。

操作性

アプリは操作しやすい設計を導入しているものがほとんどです。しかし、社内の業務内容やアプリの利用範囲によって使い勝手は大きく異なります。

交通系ICカードの読み取り機能や領収書のOCR機能など複数の機能を使用したい場合、使用期間があれば、それぞれの使用感を事前にチェックしておきましょう。

また、初期設定や導入までの作業がなかなか進まず、手間がかかってしまう可能性も想定されます。アプリの使用感のみではなく、導入前に必要な作業の操作性も確認することが大切です。

経費精算アプリの注意点

経費精算アプリは手軽に経費精算に関する業務を行えるものの、不正アクセスや情報流出などセキュリティ面の対策が必要です。また、目視による確認が必要になるケースもあります。

ここでは、経費精算アプリを導入する際の注意点をみていきましょう。

セキュリティ対策

導入前に経費精算アプリのセキュリティ対策を確認しましょう。クラウド型のアプリの場合、全ての情報はクラウド上に保管されます。保管されたクラウド上のデータに不正アクセスされる可能性も否定できません。

また、従業員の私用のスマートフォンでアプリを利用する場合、情報が流出してしまうケースも想定できます。そのため、情報管理の方法やセキュリティ対策の内容を詳しく確認しておくことが大切です。

アプリに頼り過ぎない

アプリや機能によっては書類の読み取りの精度が低い場合があり、正確な情報をスキャンできないケースもあります。そのため、アプリに業務フローの全てを任せず、申請者･承認者･経理担当者は入力されたデータを精査する必要がある点を知っておきましょう。

ルールの策定とマニュアル作成も必要

導入におけるルールの策定やマニュアル作成も必要です。アプリ導入によって従来のルールでは対応できなくなります。アプリによる経費精算の業務フローに対応したルールやマニュアルを作成し、従業員全員に周知しましょう。

経費精算アプリを導入する際に確認したい点

経費精算アプリを導入する際には、既存システムと連携できるかを確認しておきましょう。また、アプリの操作性や機能の使いやすさを事前にチェックしたい場合、無料のトライアル制度があるかという点もポイントになります。

ここでは、導入時に確認したい点についてみていきましょう。

既存システムと連携できるか

既存システムと連携できるかをチェックしておきましょう。連携できると、アプリに入力したデータをシステムに反映できるため、再入力の労力を削減できます。

とくに会計システムと連携できれば、効率的に経費の処理を行うことが可能です。

無料のトライアル制度があるか

無料のトライアル制度を利用できる場合、自社に適したアプリかを検討しやすくなります。実際に現場でアプリを使用する従業員に使ってもらうことで、「自動入力ができない項目がある」「交通系ICカードの読み取りができない」などの問題点が浮かんできます。

導入前に問題点を把握することで、自社にとって本当に必要なアプリかを判断できるでしょう。

まとめ

経費精算アプリはスマートフォンやタブレットから簡単に経費の申請や承認を行うことが可能です。領収書の読み取り機能や交通系ICカードとの連携によって、経費が自動的に計算されるため、申請者や経理担当者の負担を大きく削減できます。

注意点として、クラウド型のアプリの場合、不正アクセスや情報流出の可能性があります。事前にどのようなセキュリティ対策が講じられているかを確認しておきましょう。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo® Stapleは経費精算の業務フローを簡略化できるアプリです。交通系ICカードと連携することで、利用した経路や金額のデータが自動的に入力されるため、経理担当者のチェック作業を削減できます。

経費精算の業務フローの効率化を検討している場合、SmartGo® Stapleを導入してみましょう。