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出張経費とは?認められる項目や規定作成のポイントを徹底解説!

出張経費とは?認められる項目や規定作成のポイントを徹底解説!

公開日:2023/4/6

出張経費の管理は、多くの事業者が抱える課題の一つです。経費の範囲や上限が不明確な場合、正しい経費精算が難しくなります。では、どういった項目であれば、出張経費として認められるのでしょうか。

本記事では、出張経費の概要や認められる項目、規定作成のポイントについて解説します。

出張経費とは

出張経費とは、従業員が業務のために出張する際に発生する費用のことです。ここでは、出張経費における企業ごとの規定の違い、旅費交通費との関係、高額な支出について解説します。

規定は各企業に準ずる

出張経費の範囲は、各企業の規定やルールに準じて決まります。法律では明確な基準が設けられていないため、企業が独自に出張旅費規程を作成し、出張の定義や経費の認められる範囲を明確にすることが重要です。

規定作成によって従業員が適切な範囲内で経費を精算できるようになり、企業全体の経費管理がスムーズになります。業種や規模に応じた適切な規定を設けましょう。

旅費交通費と考え方は同様

旅費交通費は業務で通常と異なる勤務地への出張に伴って発生する、交通費や必要な費用を指します。出張経費と同様に、企業が独自の規定やルールで範囲を定めるものです。

業務の遂行に必要な移動費や滞在費を適切に精算できれば、経費管理を効果的に行えます。業務内容や従業員の立場に応じて、適切な出張経費の範囲を設定し、明確な指針を示しましょう。

旅費交通費の種類や計算の効率化の方法を知りたい場合は、こちらの記事から。
旅費交通費とは?交通費・通勤費との違いや経費精算の効率化方法を解説

高額な支出は認められないケースがある

業務と関係のない費用や過度に高額な支出は、経費として認められない場合があり、注意が必要です。高額かどうかの判断基準は、産労総合研究所による「国内・海外出張旅費に関する調査結果」が参考になります。

平均データを参考に明確な基準を設けることで、従業員に適切な経費精算を促し、問題の発生を未然に防ぐことが可能です。

出張経費として認められる項目

出張経費として認められる項目は、主に交通費・食事・宿泊費・日当の4つが存在します。適切な経費精算のために把握しておきましょう。

交通費

飛行機や新幹線などの交通費は、経費として認められます。しかし、基準は企業によって異なるため、明確な規定を設けなければなりません。

特別な理由なしに非合理的な移動手段を利用した場合、経費として認めていない企業も多く存在します。例えば、タクシーの代わりにリムジンを利用する、エコノミークラスの飛行機の代わりにビジネスクラスを利用するといったケースです。企業の規定に従い、適切な交通手段を利用して経費を精算しましょう。

取引先の打ち合わせにおける食事

出張先で取引先と行った会食の費用は「接待交際費」として経費扱いされるケースが多いです。また、打ち合わせを交えた食事で1人あたり5,000円以下の飲食費がかかり、書類の保存要件を満たしている場合は「会議費」として扱われます。

業務に関係しない日常的な食事代については、出張や仕事がなくても発生する費用であるため、出張経費としては認められません。経費精算の際に不正な申請がないかどうか注意すべき項目ともいえます。

宿泊費

宿泊費では各企業が上限額を設定し、超えた部分については自己負担とすることが多いといえます。また、一律の宿泊費を支給するケースも少なくありません。

国内宿泊費は1万円以内、海外滞在費は2万円以内が相場となっています。宿泊先によっては朝食付きプランなどで食事が提供される場合もあるため、企業は自社がどこまで負担するかを明確に決めておくことが大切です。

日当

出張時の日当は、手当として出張に行く従業員へ支給されます。そのため、多くの企業では出張はみなし勤務とされており、残業代は支払われません。

産労総合研究所が実施した「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査」からわかる出張日当の相場は以下の通りです。

・取締役:3,500~4,000円
・部長クラス:2,500~3,000円
・一般社員:2,000円前後

また、日当は会社の業務命令による出張に対する実費弁償という考え方から、所得税法では非課税の取り扱いとなります。

出張経費の規定作成のポイント

出張経費の規定作成のポイントについてみていきましょう。とくに自社の状況に関しては、金額や清算する手間なども把握しなければ規定作成に苦労することになります。

自社の状況を把握する

出張経費の規定作成においては、まず自社の状況を把握しましょう。業種や業務内容、従業員数、出張の頻度および目的に応じて適切な規定を設定する必要があります。

例えば、海外出張が多い企業では、通貨換算や現地での支払い方法に関するルールを明確にする必要があります。また、従業員数が多い企業では、支払いや精算の手続きを効率化するためのシステムやツールの導入も検討してみましょう。

自社の状況を理解し適切な出張経費規定を策定することで、従業員がスムーズに出張を行えるため、経費精算の手間を軽減できます。結果的に企業全体の業務効率が向上し、出張による業績向上にも寄与できるでしょう。

役職ごとの手当を検討する

役職ごとに手当を検討することは、出張経費の規定作成において実務上問題ありません。日当相場のように、役職に応じて傾斜をつけることが一般的です。役職が高いほどより重要な業務を担当していると考えられるため、見合った手当を設定するのが妥当とされています。

役職ごとの手当を設定する際には、企業の経営方針や文化、社員のモチベーションを考慮することが重要です。適切な手当設定が社員の出張に対する負担を軽減し、働きやすい環境の整備につながります。

また、役職ごとの手当設定は社員のキャリアパスを示すものとして、昇進や役職への意欲を高める効果も期待できます。役職ごとの手当を適切に検討し、出張経費の規定を策定することで、組織全体のパフォーマンス向上が可能です。

適正なバランスを検討する

所得税法では、出張経費の規定には「適正なバランスが保たれている基準によって計算された支給額」かどうかという点が重要視されます。そのため、適正なバランスが保たれていない基準を設定してしまうと、出張経費として認められないリスクが高まります。

また、実費弁償とは異なる特典についても検討が必要です。例えば、ビジネスホテル等で宿泊した際に提供されるクオカードや商品券などの特典は、実費弁償とは異なるため多くの企業では認められていません。

適正なバランスを検討し、出張経費の規定を策定することで、従業員に適切な支援を提供できます。

まとめ

出張経費は企業ごとの規定に基づき、交通費や食事、宿泊費、日当などが対象となります。法律による基準はないものの、「国内・海外出張旅費に関する調査結果」などのデータを活用できます。旅費交通費と同様に定義を明確化したうえで、適切な経費精算を行いましょう。

また、規定を作成する際は自社の状況を把握し、役職ごとの手当を検討しながら適正なバランスを保つことが重要です。特に、問題となりやすい交通費や宿泊プランの許容範囲は明確にしておきましょう。

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