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電子請求書とは?請求書を電子データで扱うことで商習慣が大きく変わる!

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「電子請求書」とはなにか?の用語解説から、請求書を電子データで扱うことで得られるメリットやデメリットを紹介。電子請求書を今すぐ活用できるサービスもご案内。

電子請求書とは?

電子請求書とは紙に印刷し郵送する請求書ではなく、インターネットを通じてやりとりできるようにした電子データの請求書です。特徴やメリットやデメリットを紹介します。

電子請求書の特徴

電子請求書とは電子データ化された請求書という意味で、広義ではPDF形式の請求書も電子請求書にあたります。しかし、近年では配信や受け取りまで自動で行える状態のものを指す言葉です。Web請求書と呼ばれることもあります。

日本の商習慣では、重要な書類にはハンコを押して送付状とともに郵送するのが一般的です。ところが行政改革大臣が「脱ハンコ」を宣言したこともあり、ハンコなしで処理できる電子請求書の導入を検討する企業が増えています。

電子請求書の導入のメリット

電子請求書のメリットには以下のようなものが挙げられます。

  • 請求書作成・訂正の手間の削減
  • 送付コストの削減
  • 保管しやすい
  • 探しやすく、紛失のリスクがなくなる
  • 処理のスピードアップ

請求書は取引先ごとのフォーマットに合わせるなど作成に意外と手間がかかります。電子請求書にすると、販売管理システムなどからデータを受け取り自動作成ができるようになります。

送付コストの削減では郵送費だけでなく、紙の請求書を折り封入する人員のコストも不要になります。誤送付の防止にもつながります。

保管のしやすさや検索のしやすさ、紛失リスクの減少は、電子データならではのメリットであります。
処理のスピードアップとしては、紙の請求書を移動させる時間がなくなることが大きいです。取引先から自社へも、社内での承認なども瞬時に送付できます。

電子請求書の導入のデメリット

電子請求書も万能ではありません。デメリットとしては以下のようなものがあげられます。

  • 効率化できるかは取引先の状況に影響を受ける
  • 導入コストの方が高くつく可能性もある
  • 一時的に取引先からのお問い合わせが増える

請求書は発行する側と受け取る側の双方が利用するものです。取引先がフォーマットを指定しているなど電子請求書に協力してくれない場合、作業量が増えてしまう可能性があります。電子請求書を導入して効率化したいのなら、すべての取引先のフォーマットと受け渡し方法を統一するのが1番です。

しかし取引先によっては、指定のもの以外では受け付けない場合もあります。個別対応も可能ですが効率アップにはつながりにくいでしょう。

また、請求書の1件ずつの送付コストはそれほど大きくありません。取引先が少ない場合、送付コストより導入コストの方が高くなってしまう可能性があります。

新しいシステムを導入した直後は一時的にお問い合わせが増えます。特に家族運営の小規模企業ではPCやスマホの操作自体が苦手という場合もあります。導入前に電子請求書についてメリットなどを説明し、取引先が対応できるのか確認しておいた方が良いでしょう。

請求書を電子化する際の注意点!

電子請求書を導入する際に注意したい点を紹介します。

社内の体制を整える

社内のすべての人がPCやデータの取り扱いを得意としているわけではありません。しかし、社内の一部だけはアナログなものを使い続けるというわけにはいかないので、全社が電子請求書に対応できるようにする体制を整えることが大切です。

まずは、社内で電子請求書についてのルールを整えます。作成や保管の手順などもルールを確立し、すべての人が扱いやすいフローにしておきます。

同時に請求書以外の帳簿も電子化すると効率はアップします。特に以下のような書類は関連性が高く同時に電子化することをおすすめします。

  • 注文書
  • 納品書
  • 支払い通知書

販売管理システムや帳簿発行システムなどを使って一括で管理できるようにすると電子化のメリットが大きいです。

税務署への申請が必要な時も

紙で保管していた書類を電子化での保存に変更する場合には、税務署への承認申請が必要です。

申請は原則として、承認を受けようとしている帳簿の備付開始日の3月前までに提出します。手数料は不要で、添付書類や提出部数は状況によって変わるので、国税庁のサイトで確認してください。

また、この申請に対して承認通知などの結果連絡はありません。提出後3月程度経って、却下の連絡がなければ承認されたとみなされます。

電子帳簿保存法によって変わる電子請求書への取り組み

2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正が施行され、請求書の保存要件が大幅に緩和されることになりました。注目したいのは現在可能とされている注文書や領収書の出力書面での保存方法が廃止される点です。

現在はメールで請求書や領収書をメールで受け取った電子取引を、プリントアウトして紙ベースで保管しておくことができます。改定後は電磁的記録またはCOM(電子計算機機出力マイクロフィルム)での保管に限られます。

緩和の内容などは“改正が続く「電子帳簿保存法」!度重なる改正内容や電子帳簿保存法について徹底解説”の記事を確認してください。

請求書の電子化、業務の効率化につながる

新しいシステムを導入する際はコストがかかる上、社員の教育も必要で手間も時間もかかります。なかなか導入に踏み切れない場合も多いでしょう。

しかし、コロナ禍でリモートワークの導入が進められました。働き方改革の推進も求められています。業務を電子化することで効率化を図る流れは加速しそうです。

オンラインで業務を完結させられる電子請求書が主流になっていくことを考えると、早めに導入し自社に合った運用方法を探していくのが良いと考えられます。

直観的に使いやすいBConnectionデジタルトレード

BConnectionデジタルトレードはクラウド型請求書電子化サービスです。請求書の電子データを社内の経理システムに自動投入できるなど、システム連携をすることで業務の効率化が図れます。

ユーザーインターフェイスは直感的に使える分かりやすい作りなので、マニュアルは不要です。自社社員も取引先も長時間の研修などがなくても使えるようになります。

また、紙やPDFで届いた請求書を電子化するための入力代行サービスも提供しています。すべての取引先との請求書を電子請求書として取り扱うことが可能です。

まとめ

電子請求書とはメールやインターネット上でやりとりできる電子データの請求書です。紙に印刷し封筒に封入する手間や郵送コストがかからないというメリットがあります。コロナ禍や働き方改革で業務の効率化を図れる電子化が進められていますが、小規模の企業などは電子化するためのコストが大きく、対応できない取引先があるかもしれない点はデメリットです。

また、社内の体制を整えたり事前に申請したりと注意点もあるので、確実に手順を踏んで進めていくことも大切です。

BConnectionデジタルトレードでは、直感的で使いやすいインターフェースを用いており、紙やPDFの請求書を入力代行のサービスも提供しています。デメリットや注意点をクリアにできるシステムで、電子化しやすく業務の効率化が可能です。電子請求書の導入で課題を感じている方は検討してみてください。

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