オンラインストレージとは?導入に向けたサービスの選び方

オンラインストレージの導入にあたり、どのような点に目を向ければよいのでしょうか。この記事では、オンラインストレージの特徴・クラウドストレージとの相違点や、企業が導入する目的について解説します。比較・確認すべきポイントをふまえて、自社に合うオンラインストレージを導入しましょう。

データ保存に便利なオンラインストレージ

データを保存できるオンラインストレージは、多くの企業で利用されています。オンラインストレージの特徴や、クラウドストレージとの違いを押さえましょう。

オンラインストレージの特徴

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存・保管可能なサービスです。インターネットに接続可能な状況であれば、どこからでも利用できるため、外出先や自宅から社内のストレージにアクセスできます。
オンラインストレージを利用すれば、ファイル・フォルダーを共有できます。複数の社員によるリアルタイムのファイル閲覧や、共同編集も可能です。すべてのデータはインターネット上に自動保存されるため、自社サーバーと異なり、機器の故障・データ破損のリスクも減らせます。
オンラインストレージの導入によるメリットは、以下の通りです。

  • ファイル・フォルダーの一元管理が可能
  • 社内・社外の相手と情報共有が可能
  • コスト削減(初期費用・運用費用)につながる
  • バックアップ機能が備わっているため、災害・トラブル対策になる
  • セキュリティが強固である

オンラインストレージでファイルを一元管理すれば、重複や不整合もなくなります。場所を問わずに社内外の相手と速やかに情報共有できるため、連絡する手間や行き違いもなくなるでしょう。
導入にあたりサーバーの設置やシステム構築は不要であり、初期費用を抑えられます。運用・メンテナンスは運営会社に任せればよいため、バックアップやバージョン更新などの作業も不要です。
多数の運営会社が無料・有料のオンラインストレージサービスを提供していますが、一般に有料サービス・プランの方がオプション・機能・セキュリティが充実しています。そのため、多くの企業が有料のオンラインストレージを契約し、ビジネスに活用するようになりました。

クラウドストレージとオンラインストレージの違い

クラウドサービスは、インターネットを介して提供されるサービスの総称であり、クラウドストレージは、クラウド上にデータを保存できるサービスです。
オンラインストレージはクラウドストレージの1つであり、両者の役割に大きな違いはありません。
クラウドサービスは、利用形態によって以下の3種類に分けられます。

  • SaaS(Software as a Service): クラウド上でソフトウェア(グループウェアや会計ソフトなど)を提供する
  • PaaS(Platform as a Service): クラウド上でアプリ開発のためのプラットフォーム(開発環境やデータベースなど)を提供する
  • IaaS(Infrastructure as a Service): クラウド上でシステム構築のためのITインフラ(仮想サーバーや仮想ネットワークなど)を提供する

上記3つの中で、SaaS形式で提供されるサービスの1つが、オンラインストレージです。

クラウド利用の目的とは

企業は、なぜクラウドを利用するのでしょうか。企業がクラウドを利用することで、利便性以外に、何が実現できるのかを押さえましょう。

クラウド利用の61%はファイル保管・データ共有が目的!

新型コロナウイルス感染症の広がりに伴い、テレワークを導入する企業が増加しました。テレワークをするうえで、クラウドサービスの利用は必須です。
総務省がまとめた「通信利用動向調査」によると、
(URL:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/220527_1.pdf
クラウドサービスを利用している企業の割合は、約70%です。
同調査「図表4-3 利用しているクラウドサービスの内容(複数回答)」によれば、
クラウドユーザーの61%がファイル保管・データ共有サービスを利用しています。そのほかに利用しているサービスとしては、電子メールや社内情報共有・ポータルなどです。
クラウドサービスを利用することで、社外・社内における簡便なファイル保管・データ共有が可能になるため、円滑な業務の進行が図れます。

約3分の1はデータバックアップが目的!

自社サーバーの故障や破損、あるいはミスにより重要データが消失すれば、業務に支障が生じます。前述の通り、クラウドサービスには自動バックアップ機能が備わっており、災害や事故により自社サーバーが壊れても、クラウド上にデータが保管されていれば業務の継続が可能です。
前出の、総務省の「通信利用動向調査」によれば、
(URL:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/220527_1.pdf
約35%、つまり約3分の1の企業が、バックアップを目的としてクラウドサービスを利用しています。企業にとって、自動バックアップによる簡便なデータの保持に加え、クラウド利用がいざという時の備えとしても機能しています。

多くのユーザーは「セキュリティ」と「運用負担の軽減」に注目

株式会社東京商工リサーチが公表した「令和3年度 中小企業の経営戦略及びデジタル化の動向に関する調査に係る委託事業報告書 中小企業のデジタル化と情報資産の活用に関するアンケート」によると、
(URL:https://www.meti.go.jp/meti_lib/report/2021FY/000049.pdf
中小企業が今後クラウドサービスの利用拡大を希望する主な理由は、以下の通りです。

  • 情報セキュリティや安全性
  • 業務の効率化につながる
  • メンテナンスの手間が少ない

前出の、総務省の「通信利用動向調査」においても、
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/220527_1.pdf
企業がクラウドサービスを利用する理由として、「場所・機器を選ばずに利用できる」「資産、保守体制を社内に持つ必要がない」点を挙げています。
自社で開発・運用する手間がかからない点は、クラウドサービスの強みです。サービスのメンテナンスなどをする社員も不要であるため、業務に集中できます。
情報セキュリティ対策が充実しており、安全に利用できるサービスは、さまざまな業務形態に対応可能です。

オンラインストレージの比較ポイント・選び方

オンラインストレージサービスは多くの会社が提供しており、サービスごとに特徴・機能や利用可能なデータ容量、料金プランはさまざまです。導入するサービスは、どのようなポイントを比較検討して選ぶとよいでしょうか。

セキュリティやシステム障害の体制を確認する

セキュリティやシステム障害時の体制は、サービスを選ぶうえで最も重要なポイントの1つです。インターネットを利用して業務を行うことで、企業は不正アクセスの脅威にさらされ続けます。サイバー攻撃を受け重要な情報が漏洩した場合、企業が被る経済的な損害・被害は計り知れません。
オンラインストレージサービスには、通常セキュリティ強化のために複数の機能が備わっています。自社においてどのようなセキュリティ機能が必要かを明らかにして、以下の項目を確認しましょう。

  • 暗号化(SSL/TLSによる通信の暗号化、データの暗号化)
  • 認証機能(IPアドレス制限、二要素認証など)
  • ウイルス対策
  • アクセス管理(ダウンロード制限など)
  • アクセスログ管理

システム障害が生じた際の体制・対応、災害やサイバー攻撃によるデータ消失や情報漏洩を防ぐために、どのような対策をしているかも確認が必要です。

操作性を確認する

オンラインストレージは、複数の社員が利用します。ユーザーの中にはIT関連の知識がなく、PC操作に不慣れな社員もいるでしょう。
そのため、すべての社員にとって操作しやすいサービスを選ぶことが重要です。また、ファイル・フォルダーの共有設定や、アクセス制限の設定など、管理業務上多用する機能の操作性の確認も必要です。
さらに、ファイルのアップロード・ダウンロード速度や誤操作のしにくさも、サービスごとに異なります。業務効率に影響を及ぼす操作については、一通りの比較・確認が重要です。
操作性に加えて、業務に必要な機能が備わっているかも調べましょう。必要な機能をリストアップしたうえで、業務をサポートしてくれる機能を備えたサービスを比較・導入すれば、仕事の効率化が進むはずです。

運営会社やサポート体制を比較する

サービスの運営会社や、サポート体制についても比較しましょう。オンラインストレージには、顧客情報をはじめとする重要データを保存します。前述のシステム障害をはじめとするトラブル時の対応は、基本的に運営会社が行います。
重要なデータの保存・保管を任せられるサービス・運営会社なのかについて確認が必要です。企業への導入実績があり、信用性が高い運営会社が提供するサービスを選ぶことが大切です。
電話・メールなどのサポート体制は、運営会社によって異なります。海外のオンラインストレージサービスには、日本語対応がされていない場合があるため注意が必要です。
トラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるのかについても確認が必須です。24時間365日対応してくれるサービスを選び、さらに対応の内容についても調べるとよいでしょう。

データ容量を確認する

オンラインストレージは複数の社員が利用するため、データ容量は必ず確認しましょう。
動画などのデータ容量が大きいファイルの送受信においても、大きなデータ容量が必要です。業務において、高解像度の写真・画像や音声ファイルなど、データ容量を必要とするデータを多く扱う場合には、必要な容量を多めに算出するとよいでしょう。
現在の業務内容で十分なデータ容量を選んでも、今後業務内容や社員数が変化した場合に、容量が不足するかもしれません。その際にすぐに容量が大きいプランに変更可能かという点や、プラン変更方法も確認しておきます。
自社で必要なデータ容量を把握・算出したうえで、サービスを比較するとよいでしょう。中には容量無制限などのプランや、容量の追加が可能なプランを提供するサービスもあります。必要なデータ容量を把握しにくい場合にはこれも検討対象になってきます。

料金プランを確認する

サービスを選ぶにあたり、料金プランの精査も必要です。基本的に、サービスを利用するには毎月(年額の場合もあります)使用料金を支払う必要があり、初期費用がかかるサービスもあります。
多くのオンラインストレージは、使用可能なデータ容量、または利用人数に応じて料金が加算されるシステムを採用しています。利用人数・アカウント数が多く使用料金が高額になる場合には、データ容量に応じて料金が加算されるサービスを選ぶことも考えましょう。サービスごとに料金表を作成して、比較するのもよい方法です。
多くのオンラインストレージでは、無料トライアルやお試し版などを用意しており、一定期間の試用が可能です。いくつかのサービスを利用して、操作性やセキュリティについて複数の社員が確かめ、料金体系に見合った仕様になっているかを見極めましょう。
安ければよい、高ければよいというわけではなく、自社の業務内容に合った機能を備えているサービスを選ぶことが重要です。

データの保存地域を確認する

オンラインストレージを選ぶ際に、自社の情報セキュリティポリシーと合致しているかの確認も必要です。情報セキュリティポリシーの規定で、社外で重要データを保存する場所を国内に限定している場合があります。
オンラインストレージ上のデータは、サービス提供者が用意したサーバーに保管されます。セキュリティ保持の観点から、基本的にサーバーの設置場所は公表されません。公表する場合は、国名・地域のみです。
顧客情報をはじめとする重要データを国内のサーバーで保管したい場合は、国内のサービスや、国内での保管を明示しているサービスを選ぶとよいでしょう。

対応デバイスを確認する

社外で仕事をする社員は、PC以外のさまざまなデバイスを利用するようになりました。オンラインストレージが、PC以外のデバイスに対応しているかも確認が必要です。
外出先・出張先から、タブレット・スマートフォンを使ってストレージにアクセスできれば、社外でもスムーズに仕事を進められます。取引先と情報を共有するなど、営業活動への利用も可能です。取引先が使用するデバイスにも対応しているかについても、確認が必要でしょう。
近年導入する企業が急増したテレワークを行ううえでも、さまざまなデバイスで利用可能なサービスを選ぶ必要があります。どのようなデバイスで利用できるのか、タブレット・スマートフォン用のアプリ対応の有無や操作性など、細部まで確認しましょう。

オンラインストレージで安全かつ便利にデータ管理

多くの企業が、ファイル保管・データ共有などを目的としてオンライン(クラウド)ストレージを利用しています。導入により、セキュリティの強化・運用負担の軽減が可能です。
自社に必要な操作性やデータ容量などを整理し、セキュリティやサポート体制を比較しましょう。
Smart Data Platform(SDPF)
(URL:https://www.ntt.com/business/sdpf/about.html
は、データ活用に必要な機能が集約されたプラットフォームです。SDPFが提供する「らくらくソリューション」によって、データを安全に保管しつつ、リモートアクセスが可能です。
設計やベンダーへの委託も不要であり、運用負担を減らせるため、検討されてはいかがでしょうか。

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