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株式会社みずほ銀行

身近な仕組みにこそ「気付き」がある クラウドを利用してFAX業務を改革

みずほ銀行

 

課題

新本店への移転を機にレスペーパー化を加速
いかに既存のFAX環境を改善するか

 個人や中小企業向けのリテールバンキングに強みを持つ旧みずほ銀行と、大手企業を中心に金融サービスを展開してきたみずほコーポレート銀行が合併して誕生した新みずほ銀行。国内最大級の顧客基盤を有するリーディングバンクの1つとして、経済・社会の健全な発展に貢献している。

 同行の新たなスタートの象徴となるのが、大手町タワーの新本店である。ここで同行が目指すのが、本社機能をはじめとする主要機能を集約すること。そして、もう1つが「ビジネススタイル変革」である。具体的には、会議室以外に、気軽に社員が集まることができる共有スペースをふんだんに設けるなどして、社員同士のコラボレーションを加速。さらに「レスペーパー化」を推進し、紙の利用を極限まで減らすことで、アーカイブの手間など紙文書を扱う業務の効率を向上するとともに、スペースの有効活用とコスト削減を追求していく。

 このレスペーパー化を進める上で、大きな課題になったのが紙の利用が前提となるFAXである。メールなどのツールが普及した現在、FAXはレガシーなシステムと思われがちだが、FAXがベースとなっている業務は意外に多い。同行でも、契約書や決裁書類の受け渡し、消耗品の購入や旅券の手配など、日々大量のFAX送受信が行われている。

 実は以前より、同行はすでにFAXの送信機能についてはデジタル技術を活用した誤送信防止システムを構築し運用を継続していた。 しかし、送信する側の環境などに左右されてしまう受信については、従来のFAX専用機を利用しており、さらなるレスペーパー化のためにも改善の必要性を感じていた。

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対策

クラウドと実績のあるエンジンを組み合わせ
低コストかつ短期間でのシステム開発を実現

 新本店のFAX環境をいかに最適化するか──。しかも、新本店への移転スケジュールはすでに決まっており、6カ月という限られた時間しかない。この課題を解決するためのパートナーとして同行が選定したのがNTTコミュニケーションズ(以下、NTT Com)である。

 依頼を受けたNTT Comは、すぐに新しいFAXシステムを考案。クラウドサービス「Enterprise Cloud」(以下、ECL)を基盤とし、そこにFAXエンジンとアーカイブのためのストレージを実装。さらにネットワークには「Arcstar Universal One」、ユーザーへの受信通知を行うための「Enterprise Mail」を組み合わせた「クラウド型FAXシステム」を提案した。インフラにクラウドサービスであるECLを用い、実績が豊富なFAXエンジンを利用することで、コストを抑えつつ、短期間で高品質なシステムの開発を狙った。

 この仕組みを利用すれば、受信したFAXデータはPDF化され、クラウド上に保管される。受信通知をメールで受け取ったユーザーは、サービスにログインしデータを確認すればよい。ネットワークにつながる環境さえあれば利用でき、紙の使用量も必要最小限に抑えることができる。短期間で、同行のニーズをくみ取り、最適な提案をしたNTT Comに対する評価は高い。

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効果

現場の自発的な改善姿勢のきっかけに今後はモバイルとの連携とも検討

 クラウド型FAXシステムの導入により、紙のFAXがベースとなっていた同行の業務は大きく変わった。

 従来は、各部の庶務担当者がFAX専用機のある場所まで出向き、届いたFAXを振り分けていた。しかし、現在は自席に座ったまま、PC上で受信したPDFを振り分けることができる。また、以前は紙で届いた文書をアーカイブするために、スキャニングしてPCに取り込み、ストレージに格納するという手間をかけなければならなかったが、現在は届いた時点でPDF化されている上、ストレージに自動的に保管されるため、アーカイブの手間を最小化できる。結果、業務効率は大幅に向上した。

 NTTコミュニケーションズのクラウド型FAXシステムは現場の評判もよく、「こうした身近な仕組みにこそ、まだまだ無駄が潜んでおり、改善の余地があるのだと実感した」という声もあるそうだ。「こんな使い方をしてみたらどうか」というアイデアも生まれており、業務を見直すよいきっかけになっているという。

 コスト面でのメリットも大きい。PDF化されている文書のうち、必要なものだけを紙に出力すればよいので、用紙やトナーといった消耗品コストの削減が可能。さらにトータルで約7割のFAX機を削減することにも成功し、FAX機のリースおよびメンテナンスコストも大幅に削減している。

 ほかにも、文書の残置や取り違えの心配がなくなり、情報漏洩を抑止できるなど、セキュリティの強化にもつながっている上、クラウド型のシステムであるため、ユーザーや利用拠点が増えても柔軟に拡張できるという点も大きなメリット。加えて、イントラ接続できる環境さえあればどこからでも利用可能できるため、例えば本店が災害に見舞われた場合にも業務を継続でき、ディザスタリカバリーという点での効果も期待されている。

 今後はスマートデバイスなど、モバイルとの連携も視野に入れ、クラウドならではのメリットを最大化する考えだ。届いたFAXを外出先からも直接見ることができるようになれば、さらなる業務効率化を期待できる。

 本店への移転に当たっては、クラウド型FAXシステムの構築以外に、内線網、新本店用の新回線の手配や工事までをNTT Comがワンストップで対応。既存FAX番号の継承や回線の集約化などを図り、回線の最適化も実現した。

 今後も同行は、クラウド型FAXシステムの適用拡大を図るとともに、多様なサービスとの連携実現に向けた検討を実施。新本店を中心に、ビジネススタイルの変革を推進し、事業の成長を目指す構えだ。

※2015年8月3日、「BizホスティングEnterprise Cloud」は「Enterprise Cloud」、「Bizメール」は「Enterprise Mail」に名称を変更しました。

図 みずほ銀行のクラウド型FAXシステムイメージ

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導入サービス

Enterprise Cloud

Enterprise Cloudは、データセンター、ネットワーク、サーバーが連携した通信事業者ならではのプライベートクラウドサービスです。柔軟なリソース提供とお客さまの要望に応じた豊富なオプションを装備し、基幹系業務でも利用可能な環境をご提供します。

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株式会社みずほ銀行

株式会社みずほ銀行

株式会社みずほ銀行

資本金
1兆4,040億円

従業員数
26,839名

概要
みずほフィナンシャルグループ最大の金融機関として、銀行・信託・証券の一体戦略を推進。利便性と付加価値の高い商品・サービスの提供を通じ、収益力強化とグローバルを含めたビジネス拡大を支える営業基盤の強化・拡充に積極的に取り組む。

URL
http://www.mizuhobank.co.jp/


 

 

 

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(掲載内容は2014年10月8日現在のものです)




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