適格な改正電子帳簿保存法の対応は社内DX化のチャンス

違反すると罰金も！改正の中身をわかりやすく解説

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、企業の対応が間に合わないなどの理由で新たに2年間の猶予期間が与えられました。その猶予期間を経て、すでに法令は義務化されています。多くの対応済みの方が大半だと思いますが、ここでもう一度、法改正の経緯を振り返ってみながら、充分な対応ができているかなどをチェックしてみましょう。

最初に法改正の経緯を振り返りましょう。古くから国税関係の帳簿や書類は、紙ベースでの保存が原則でした。しかし、1998年に書類の保管コストを抑え、業務効率化を促すために、「電子データでの保存を特例として認める」ことになり、電子帳簿保存法が制定、施行されます。施行後は時代の流れに合わせて徐々に規制は緩和され、現在では国税関係の帳簿や書類を電子データで保存・補完することが一般的になっています。それでは、なぜここにきて法改正が必要になったのでしょうか。

大きな理由として挙げられるのは、ビジネスのデジタル化です。たとえば、ビジネスに欠かせない請求書などは従来の紙印を郵送する手段から、ウェブサービスなどを介して授受する方法に移行しつつあります。このように利便性と、ペーパレスの環境配慮などの観点から、今回の法改正につながりました。国税庁は法改正の目的を「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上・記録水準の向上」としています。

電子帳簿保存法上の保存区分は、次の3つに分類されます。まずは、自身のPCで作成した国税関係の書類、会計ソフトで作成した帳簿などの「電子帳簿等保存」。2つめは、紙で受領・作成した書類をスキャナなどで画像データにする「スキャナ保存」。最後に、電子的に授受した取引情報などの「電子取引」です。これらは今回の法改正で電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子データの保存には2つの条件があります。条件の１つは、取引情報の内容が間違いないことをタイムスタンプなどで証明する「真実性の要件」。２つめの条件は、取引情報の保存状態を見える化しておく「可視性の要件」です。ただし、データを自由に改変できないシステムやサービスを利用する場合は、例外的にタイムスタンプの付与が不要になります。

改正電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認を取り消される、推計・追徴課税を課せられる、会社法の違反により罰金を科せられるといったリスクがあるので注意が必要です。たとえば、青色申告の承認が取り消された場合、最大65万円の特別控除が受けられなくなります。このような金銭面の損失に加えて、違反は顧客や取引先からの信用失墜にもつながりかねません。大半の事業者の方が対応済みかとは思いますが、もし未対応の場合は早急に対応を進めるべきでしょう。

法対応を起点に組織のデジタル化も加速できる

法改正に合わせた対応で苦労された事業者の方も多いのではないでしょうか。取引先が多い場合や、従来は紙印刷で書類を保存していた場合などは、従来の書類保存方法を一から見直す必要もあったでしょう。うまく見直し、対応できたのであれば、ひょっとしたら新たなメリットが生まれているかもしれません。

たとえば、電子データ化が実現できていれば必要な書類を探す時間が大幅に削減できます。加えて、書類ラックが不要になるため保管場所の有効活用などの省スペース化が図れているのではないでしょうか。また、うっかり廃棄といった書類紛失のリスクも回避できます。さらには承認プロセスの電子化、テレワークの実現などにより、業務効率を向上できるメリットもあります。

つまり、しっかりとした法対応が完了していれば、昨今、多くの企業が取り組んでいる組織のデジタル改革、DXを推進するベースができていることになります。

しかし、現実的には企業によって対応後の運用状況はさまざまです。自社のリソースだけで法改正の対応にあたったばかりに、やや中途半端な運用に甘んじている事業者の方も多いのではないでしょうか。正しく運用するには法律要件を理解した上で、自社に適した運用ルールを策定しておく必要があります。もし現状の運用に課題を抱えているのであれば、法改正に精通したプロの知見や、法律の要件をクリアした認証を受けたシステムの利用などを検討してみてはいかがでしょうか。

改正電子帳簿保存法の対応をチャンスに変えるツールとは？

法改正に精通したプロの知見、法律の要件をクリアするシステムの導入を進めるのであれば、信頼できるパートナー選定がポイントになります。

ドコモビジネスの「Box」は、あらゆる電子データを安全に保存できる容量無制限のファイル共有サービスです。改正電子帳簿法の3つの保存区分のうち、専用システムへの保存が必要な「電子帳簿等保存」を除く、「スキャナ保存」、「電子取引」の電子データは、容量を気にせず保存できるようになります。さらにバージョン管理機能で、保存して電子データの訂正・削除履歴が把握できるため「真実性の要件」も担保できます。メタデータ機能により柔軟な検索が可能になるため「可視性の要件」も満たせます。しかも、改正電子帳簿法に該当する電子データに限らず、あらゆるビジネスデータを無制限に保管・共有することが可能です。書類や部署ごとにツールを使い分ける必要がなく、運用コストも大幅に削減できます。

しかも、知見を持ったプロの手厚い導入サポートも受けられます。Boxで電子帳簿保存法に対応する際に検討・作成が必須となる、「運用マニュアル」、「チェックシート」、「社内規定書テンプレート」を無料で利用できるため、プロジェクトもスムーズに進めます。さらに、RPAツール「WinActor®」でBoxの設定作業を自動化するオプションも用意されています。

このようなサービス、ソリューションを活用して改正電子帳簿保存法の対応をブラッシュアップしてみませんか。もちろん、その取り組みは確実に自社のデジタル改革、DXを推進させる追い風になってくれるでしょう。