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クラウドストレージとは何か？
部門やプロジェクトチームなどのファイル共有を実現する基盤として、これまで多くの企業はファイルサーバーを導入してきました。ただ、こうしたファイルサーバーはオフィスやデータセンターに設置されたNAS（Network Attached Storage）と呼ばれるストレージ上で運用されており、基本的にオフィス内にいるか、もしくはVPN回線などを経由して社内LANにリモートセクセスできる従業員しか利用することができませんでした。
リモートワークが拡大し、また社外のメンバーと合同でプロジェクトチームを編成することも珍しくなくなった昨今、この不便さが目立ってきました。
そこで注目されているのがクラウドストレージです。その名のとおりクラウドから提供されるストレージサービスで、さまざまなファイルを保存するとともに、その保管場所のURLを任意のメンバーで共有することで、ファイルサーバーと同じように業務で必要なファイルやフォルダを共有することができます。
なお、クラウドストレージとよく似たサービスとして、以前からファイル転送（共有）サービスがあり広く知られています。メールに添付できないサイズの大きなファイルをやりとりする際に、利用した経験のある方も多いのではないのでしょうか。
この２つのサービスの違いがどこにあるのかというと、クラウドストレージが恒常的に利用するものであるのに対して、ファイル転送（共有）サービスは基本的に一時的な利用しか想定されていません。また、ファイル転送サービスは全社で一元的に利用を管理することが困難で、ガバナンスを効かせづらいというデメリットもあります。
クラウドストレージを活用するメリット
クラウドストレージを利用する最大のメリットは、社内外のどこからでもアクセスできる点にあります。在宅でのリモートワークはもとより、無線でインターネットに接続することができれば、移動中や出先からでも必要なファイルを閲覧したり、複数メンバーで共同編集したりすることが可能です。
これは自社の従業員だけに限らず、プロジェクトなどで協働している社外のメンバーも同様で、URLのみ通知すれば簡単にファイルを共有することができます。従来のようにメールの添付ファイルやUSBメモリ経由でファイルを受け渡す必要はなくなり、煩雑な手間を削減することができます。
セキュリティが気になるところですが、ほとんどのクラウドストレージはユーザー認証に加え、ユーザーやグループごとに権限設定を行うことが可能なため、全社的なポリシーに基づいたガバナンスを効かせ、データを保護することができます。
クラウドストレージの選定ポイント
すでに多くの企業で活用が進んでいる主なクラウドストレージを取り上げ、それぞれの特徴を見てみましょう。
・Google ドライブ
Google のグループウェアである Google Workspace
のサービスの1つとして提供されているクラウドストレージです。利用できる容量は契約する
Google Workspace のエディションによって変わります。Business
Standardでは「ユーザー数×2TB」の容量を全体で共有することができますが、Business
Plusでは「ユーザー数×5TB」となり、Enterpriseファミリーでは「ユーザー数×5TB」を基本として必要に応じて拡張が可能です。
Google ドライブの最大の特徴は、Google ドキュメントやスプレッドシートのファイルを共有した場合、最大100人で共同編集ができることにあります。さらにWeb会議の Google Meet やビジネスチャットの Google Chat を組み合わせれば、複数メンバーで意見交換をしながら、より効率的に共同編集を進めることができます。
・OneDrive
マイクロソフトのグループウェアであるMicrosoft
365のサービスの1つとして提供されているクラウドストレージです。容量はユーザー1人あたり1TBまで利用可能（一般法人向けプラン）で、任意のファイルやフォルダを他のユーザーと共有することも可能です。
ただしOneDriveの場合、ストレージ容量はあくまでも個別管理であり、容量を組織全体で合算することはできないので注意が必要です。
逆に言えば、個々のユーザー単位での利便性をより重視しているのがOneDriveの特徴でもあります。たとえばOneDriveと連携している端末のフォルダ内に新たにファイルを作成したり、編集したりした場合、自動的かつスピーディーにOneDriveと同期して保存・更新が行われます。このため、オフィスで途中まで行った作業を、自宅や移動先で別の端末を使って続行するといったことも可能です。
・Box
Box社が提供しているクラウドストレージの専用サービスです。このクラウドストレージで最も注目すべきすべきは容量で、Businessプラン以上を契約した場合は保存容量が無制限となります。
Boxに保存されたフォルダファイルには、ブラウザまたはBox Driveというアプリを使ってオンラインでアクセスすることができますが、Box Syncという専用のアプリを使えば、オフライン状態でも作業を継続することができます。ローカル環境で編集された内容は、ネットがつながった時点で自動的に同期され、更新した内容が反映されるしくみです。
7段階のアクセス権限設定機能があり、個々のユーザーに閲覧、編集、ダウンロードなどの可否を細かく設定できるなど、高いセキュリティにも定評があります。
・Dropbox Business
Dropbox社が提供しているクラウドストレージの専用サービスです。容量はStandardプランでは1チームあたり5TBですが、AdvancedプランやEnterpriseプランでは無制限（必要に応じて容量を追加）となります。
Dropboxのユーザー同士でフォルダを共有すれば、常に最新状態のファイルが保たれるため、ファイルを更新するたびに保存し直したり、履歴を管理したりといった手間を省くことができます。
また、ファイルやフォルダのリンク（URL）を相手に送ることで、Dropboxのユーザーではない相手ともファイルを共有することが可能です。この場合、ファイル操作の権限やリンクの有効期限、パスワードの指定、ダウンロードの可否といった設定を行うことで、セキュリティを保護することができます。
まとめ
これまでの働き方を振り返ると、外回りの多い営業担当者やサービス担当者は、常に大量の資料を紙に印刷して持ち歩いていました。しかし、ネットワーク経由で常に組織で最新ファイルを共有できる環境を整えれば、一気にペーパーレス化を進めることができます。
このようにリモートワークや社内外のコラボレーションに対応することだけが、クラウドストレージの活用メリットではありません。より身近な業務から改善を図り、効率化を進めることが可能となるのです。
