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表計算をローカル利用するデメリット
表計算ソフトはオフィス業務で欠かせないアプリケーションの1つですが、多くの企業はパッケージ版の表計算ソフトを導入し、従業員のパソコンにインストールして使っているのではないでしょうか。また、その表計算ソフトを使って作ったファイル（シート）も、従業員がそれぞれ自分のパソコンの内蔵ディスクに保存しています。
こうした表計算ソフトのローカル利用も決して間違いではありませんが、さまざまな課題が生じています。
まずは重い初期費用の負担です。パッケージ版の表計算ソフトは買い切りが原則であるため、全従業員への一斉導入となるとコストが膨らみます。また、製品のバージョンアップ時も基本的に買い替えとなるため多額のコストが発生します。
運用面でもさまざまな制約があります。通常、表計算ソフトをインストールできる端末台数は1ライセンスあたり1～2台に制限されるため、オフィスや自宅、移動中など働く場所に応じて端末を使い分けることができません。仮に複数の端末で表計算ソフトを使える環境にあったとしても、作業中のシートをUSBメモリなどで持ち運ぶなど手間がかかるとともに、どのシートが最新なのかわからなくなるなど世代管理も複雑化します。
表計算をクラウド化するメリット
表計算をクラウド化することにより、前項で挙げた表計算のデメリットを解消することができます。
パッケージ型の表計算ソフトが買い切り型のライセンスだったのに対し、クラウド型の表計算ソフトはサブスクリプション型のライセンスを採用しているため、プランに応じた月額課金で利用することが可能です。これにより初期費用を抑えるほか、資産管理の負担も軽減することができます。
バージョンアップもクラウド事業者の側で行われるため、ユーザーは常に最新の表計算ソフトを利用することができます。
また、クラウド型の表計算ソフトでは利用できる端末の自由度も大幅に高まります。作業中のシートも同じクラウド上のストレージに保管されているため、どの場所で、どの端末を使ってもスムーズに作業を継続することができます。
Google Workspace の表計算
Google が提供しているグループウェアの Google Workspace では、Google スプレッドシート という表計算機能が用意されています。
Google スプレッドシート はブラウザ上で動作するため、特別なソフトウェアを端末にインストールする必要はありません。作成した表計算シートもクラウド上に保存され、編集するたびに自動的に更新されます。すなわち端末に依存することなく、インターネットに接続できる環境があれば、どこでも作業を継続することができます。もちろんWindowsやMacなど、OSの種類も関係ありません。
なお、スマートフォンの小さな画面のブラウザ上で表計算シートを開いて作業するのは少々手間なため、Android 用およびiOS用の専用アプリが用意されています。本格的な編集には向いていませんが、出先や移動中に内容を確認したり、部分的に修正したりといった用途には十分対応することができます。
さらに Google スプレッドシート で特筆すべきは、表計算シートの共有や共同編集も簡単に行えることです。シートの編集画面で「共有」をクリックし、共有したい相手の Google アカウントを入力して「共有」をクリックすれば、シートのURLが送られてシートを共有することができます。
Microsoft 365の表計算
マイクロソフトが提供しているグループウェアのMicrosoft 365では、表計算機能としてパッケージ版でも広く使われているExcelが用意されています。機能も使い勝手もパッケージ版とほぼ同じですので、これまでローカルでExcelを利用してきた企業も、違和感なくスムーズに移行できるのではないでしょうか。
前項で紹介した Google スプレッドシートと違って、端末にソフトウェアをインストールする形をとっていますが、初期費用はかからずプランに応じた月額費用で利用することができます。1ライセンスでインストール可能な端末の数も、パソコン、スマートフォン、タブレットのそれぞれ各5台までと十分な余裕があるため、オフィスや自宅、移動中などで最適な端末を使い分けることができます。
また、ソフトウェアのアップデートもクラウド側で自動的に行われるため、ユーザーは常に最新状態のExcelを利用することができます。
なお、クラウド版Excelで作成した表計算シートを保存するフォルダを、同じMicrosoft 365から提供されているクラウドストレージのOneDriveと連携させることができます。各シートに対して編集した内容は、即座に同期してOneDriveに反映されるため、オフィスで途中まで行った作業を、自宅や移動先で別の端末を使って続行できます。さらにOneDrive上の計算シートを任意のユーザーに公開すれば、共同編集を行うことも可能です。
まとめ
表計算ソフトをクラウド版に移行することで、月額課金で利用することが可能となり初期費用を抑えられる、常に最新状態にアップデートされるなど、さまざまなメリットを得ることができます。特にユーザーの立場から最も利便性を感じるのは、作成した表計算シートがクラウド上で保管され、編集した内容も自動的に反映される点ではないでしょうか。
これにより作業中のファイルをUSBメモリで持ち運んだり、メールの添付ファイルで送ったりといった、セキュリティ面でも問題のある手間は必要なくなり、端末や場所に依存しない働き方や、チームでの共同作業が可能となります。
また、このメリットは、DR（災害対策）やBCP（業務継続計画）の強化にも大きく貢献することになります。
