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電話の取次ぎ、折り返し、
番号探しを止めたら業務効率化できた件

電話の取次ぎ、折り返し、<br>番号探しを止めたら業務効率化できた件

テレワークの導入により、オフィスの固定電話に掛かってきた電話の取次ぎ業務に問題を抱えている企業も多いかもしれません。その問題は「スマホの内線化」で解決できます。

目次

オフィスの固定席で働くことは、当たり前ではなくなった

コロナ禍を機に、テレワーク(リモートワーク)が浸透したことで、オフィス外で働くことは今や珍しいことではなくなりました。

最近では、オフィスをフリーアドレス化するケースも見られます。フリーアドレスとは、オフィス内に固定の席を設けず“自由席”とし、自分の好きな席で働くというものです。部署を超えたコミュニケーションの活性化や、オフィススペースの削減というメリットが期待できます。

こうしたテレワークやフリーアドレス化のような新しい働き方が普及するということは、逆にいえば、従来のようなオフィス内の固定席で働くことは当たり前ではなくなりつつあるということがいえます。オフィス内の環境も、新しい働き方に合わせて変えていく必要があります。

(関連記事)テレワークで“みんなが出勤する”働き方は再現できるか?

固定電話を放置すると、ビジネスに悪影響が出る?

テレワークやフリーアドレスといった新しい働き方に対応するために、オフィスの何をどう変えれば良いのでしょうか?

その鍵を握るのが「固定電話」です。従来の働き方のように、オフィスデスクに固定電話を配置するやり方では、新しい働き方に対応できなくなる恐れがあります。

オフィスにいない従業員に電話がかかってきた場合

たとえばある従業員(ここでは「従業員A」と呼びます)が、テレワークや外出・出張などでオフィス以外の場所で働いている場合を想定してみましょう。取引先から従業員Aの固定電話に電話がかかってきた際、電話を受けた従業員(ここでは「従業員B」と呼びます)は、以下のような手順を踏んで従業員Aに連絡することになります。

  1. 従業員Bは、従業員Aがオフィスに出勤しているかを確認。不在の場合、取引先に従業員Aが出社していない旨を伝える。
  2. 従業員Bは、取引先から従業員Aに対する用件を聞いてメモを取る。
  3. 取引先からの電話を切った後、従業員Bは従業員Aの携帯番号を探し、従業員Aに対し取引先から電話があった旨、および用件を伝える。
  4. 従業員Aが電話に出ない場合、従業員Bは留守電で用件を伝える。留守電でも反応しない場合は、従業員Aのメールアドレスを探し、メールにて連絡する。

もし従業員Aが頻繁に外出することが多く、かつ外部からの受電も多い企業の場合、オフィス内にいる従業員Bの負担は大きく、従業員Bが本来行うべき業務に支障が出かねません。受電からレスポンスまでに時間がかかったり、従業員Aに連絡がつかなければ、取引先の心象を損なう恐れがあります。

これは、フリーアドレスの場合も同様です。従業員Aがオフィスに出社していたとしても、フリーアドレスのためオフィス内のどこにいるかすぐにはわからない場合、取次ぎに手間と時間がかかることになります。たとえ従業員Aが内線端末を持っていたとしても、従業員Bがその内線番号を調べる手間は発生します。あまりに取引先を待たせると、営業の機会損失に繋がりかねません。

まとめると、オフィスの固定電話を放置したまま新しい働き方を進めようとすると、面倒な「電話番」の業務が発生することになり、ビジネスに悪影響を及ぼす恐れがあるため、固定電話の環境を変える必要がある、というわけです。

(関連記事)テレワーク推進になぜ固定電話環境の見直しが必要なのか

ムダな電話取次ぎ業務を無くすなら「スマホ内線化」が良い

それでは、オフィスの固定電話はどのように変えれば良いのでしょうか? 答えは「スマートフォンの内線化」です。

スマホの内線化とは、従業員それぞれが持つスマホを、オフィスの固定電話の内線として利用できるようにすることです。スマホを内線化することで、内線通話や保留転送、会社番号での発信など、固定電話の機能がスマホでも利用できるようになり、たとえ社外で働いていたとしても、会社の代表電話番号・個人番号に掛かってきた電話に対応できるようになります。

たとえばドコモビジネスが提供する「オフィスリンク」も、スマホ内線化サービスのひとつです。オフィスリンクは、ドコモのスマホおよび携帯電話を内線化し、全国のドコモ通信エリアを会社の内線エリアにするサービスで、従来の会社番号で発着信ができるため、どこにいてもオフィスと変わらない電話環境で仕事をすることができます。

たとえば取引先が従業員Aに電話をする場合、オフィスに従業員Aが外出中であっても、Aのスマホに着信が届きます。そのため、従業員Bがオフィスに電話番としてわざわざ出社し、取引先からの電話を取り次ぐ作業は無くなります。これまで取次ぎに時間を割かれていたBは、本来の仕事に集中することができるようになるうえ、従業員Aの取引先に対するレスポンスもスピーディーになります。

オフィスリンクは、外出先のスマホからも会社番号で発信できるため、取引先が「知らない番号からの電話だ……」と着信を無視する心配も少なくなります。もし固定電話が不要になった場合は、その電話設備を削減することで、運用コストも抑えられます。

つまりオフィスリンクを活用することで、オフィスに縛られず勤務場所を選ばない働き方ができるうえ、生産性の向上や電話設備の削減、業務の効率化も期待できることになります。

(関連コンテンツ)【オフィスリンク®】オフィス電話を変えると「働き方」が変わる

働き方を変えるなら、
電話環境も変えた方が効率化できる

働き方を変えるなら、電話環境も変えた方が効率化できる

このように、オフィスリンクによるスマホの内線化は、ムダな電話の取次ぎ作業を抑え、スピーディーな取引先対応を可能にします。業務効率化も推進されるうえ、ムダな電話設備を省くことで、コストの削減にも貢献します。

テレワークやフリーアドレスのような新しい働き方を推進、もしくは検討しているにもかかわらず、電話の取次ぎや折り返しのような電話番業務を行っている企業は、ドコモビジネスの「オフィスリンク」を導入することで、日々の業務は効率化し、やがてはビジネスにも良い影響がもたらされることでしょう。

(イラスト:タカヤマチグサ)

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