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【ケーススタディ】なぜ、重要情報の一斉連絡に“あえて”SMSを使ったのか

【ケーススタディ】なぜ、重要情報の一斉連絡に“あえて”SMSを使ったのか

重要な情報を社内に伝達するには電話やEメールより、到達率・開封率の高いSMSを活用した一斉連絡が有効です。非常時だけでなく、平時でも情報提供手段として活用できます。

目次

1.「一斉連絡」の仕組みを作れば、災害対策にも情報の一括共有にも使える

災害などの非常事態が発生した場合、まず企業が行わなければならないのは、従業員の安否確認です。災害が発生したとしても、従業員の安全が確認できれば、事業は継続のために次の一手を打つことができます。企業の中には、危機管理マニュアルを制定し、安否確認のための連絡網を整備しているケースもあるでしょう。

こうした安否確認の手段として、おすすめなのがSMS(ショートメッセージサービス)による一斉連絡です。SMSはデータ量の軽い制御信号でサービスが提供されていることから、一般的に、電話やメールよりもつながりやすく、災害時に強いと言われています。また、電話での連絡網と異なり、手間や通信料といったコストを抑えることができ、かつ同じ内容を一斉に伝達できる点がメリットです。

SMSによる一斉連絡システムは、災害時だけに活用されるものではありません。たとえば、経営に関わることや、システム障害時の即時周知など、社内の重要情報に加え、通常の業務連絡にも利用できます。コロナ禍においては、自治体が自宅療養者に対し情報提供を行うため、SMSによる一斉連絡を利用するケースが増えています。

つまり、一斉連絡システムを導入しておくことは、災害時だけでなく、平時においても有効といえるでしょう。

2.「SMS」で一斉連絡するメリットとは?

こうしたSMSによる一斉連絡システムの一例として、ドコモの「SMS一斉連絡サービス」を紹介します。

SMS一斉連絡サービスは、SMSとEメールを用いて一斉にメッセージを配信し、返信をリアルタイムで集計するサービスです。伝達事項はクラウドサーバーを通じ、受信者の携帯電話にメッセージが送信されます。受信者は内容を確認し、返信を行うことで、送信者が返信確認や内容の集計を行う仕組みになっています。集計結果は、グラフと表でリアルタイムに表示されるため、すぐに送信や返信内容の確認が可能です。

一斉連絡サービスの流れ、概要図

加えて、地震発生時においては、気象庁が発表する地震情報と連動し、震度とロケーションに応じて自動でSMSを配信するオプション機能もあります。

いわゆる、一斉送信サービスの中には、Eメールやメッセンジャーアプリなどを活用するケースも見られます。しかしEメールの場合は、アドレス変更やドメイン受信拒否により、受信者にメッセージが届かないことや、他のメールに埋もれてしまい開封されないことが多くあります。

アプリの場合は受信者側でインストールが必要となりますが、受信者がフィーチャーフォンを所有している場合など、端末がアプリに対応していない場合は、メッセージが確認できません。

その点、電話番号宛てに送信するSMSは、受信者側に音声通話契約さえあれば携帯電話の種類に関係なく送受信ができます。また、SMSを受信した際はポップアップ等が携帯電話の画面上に表示されるため、視認性が高いこともポイントとなります。これらの特長により到達率と開封率が圧倒的に高いことが、SMSを利用する最大のメリットです。

なお、SMS一斉連絡サービスは海外滞在者宛ての連絡であっても、日本で契約した携帯電話番号を利用し、国際ローミング対応エリア内であれば送受信できることに加え、中国や韓国などアジアを中心とした17の国と地域の現地主要キャリアの携帯電話においても送受信ができます。

3.ケーススタディ/病院内の限られたメンバーとの情報共有に活用されている

SMS一斉連絡サービスは、すでにさまざまな現場において活用されています。

たとえば、医療機関です。A病院では電話による連絡網を整備していましたが、有事の際にうまく機能せず、職員全体が同一の情報を正確に共有するための手段を模索していました。

そこで注目したのが、SMS一斉連絡サービスです。導入の決め手となったのは、電話番号を基本としたSMSを用いてメッセージが送受信できる点です。A病院ではもともと職員の連絡先として電話番号を管理していたため、システムへの電話番号登録がCSVをインポートするだけで簡単にできる点が評価されました。加えて、クラウドで運用されるため、送信者が自宅からでも職員に一斉送信できる点も、評価のポイントとなりました。

導入後は、緊急時の安否確認に加えて、夜間通用口のパスワードの共有に使用されています。A病院の通用口のパスワードは定期的に変更され、従来は書面で通知されていましたが、この伝達方法をSMS一斉送信サービスに切り替えることで、不特定多数の人に内容を見られずに、メンバー内で共有できるようになり、今後は、職域や職場ごとの連絡手段として活用を検討しているといいます。

4.ケーススタディ/コロナ感染者への情報共有をSMSで行っている県もある

SMS一斉連絡サービスは、自治体のコロナ対策でも導入されています。ある県では、新型コロナウイルスの感染者が急増した際における、自宅療養対象者へ必要事項や最新情報を連絡する手段として利用しています。

同県は電話に代わる情報共有の手段としてEメールを導入していたものの、高齢者はメールアドレスを持っていないケースもあるため、携帯電話番号だけで情報が共有できるSMSに変更。コロナ禍という緊急事態もあって、ドコモへの問い合わせから約一週間という早さで、同県ではサービスがスタートしました。

導入後、同県では自宅療養中の感染者に対し、適切で画一的な情報を配信することが可能になり、従来の電話やEメールを用いて行われていた情報提供の方法が改善されたことで、担当者の業務負担軽減につながったといいます。

コロナ感染者への情報共有をSMSで行う

今回の2つのケースで取り上げたように、SMS一斉連絡は災害時だけでなく、ある特定の人たちに一斉に情報を送りたい場合に適したサービスとなります。BCP対策の一環としても、業務の連絡手段の効率化という観点からも、SMS一斉連絡サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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