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そもそも「クラウドでファイル共有する」
とはどういうこと？
クラウドストレージは、ファイルをインターネット上の安全な保管場所に保存し、どの端末からでもアクセス・編集できる仕組みです。
昔は、会社のパソコンやUSBメモリなど“手元にある機器”の中でデータを扱うのが当たり前でした。
でも今は、インターネット上のクラウド（＝オンライン上の保管場所）にファイルを保存し、そこからチーム全員でアクセスする方法が主流になってきています。
たとえば、パソコン・タブレット・スマホなど、どの端末からでも同じファイルを見たり編集したりできます。
わざわざメールで添付する必要もなく、「最新のデータがどれか分からない」と迷うことも減ります。
このような「クラウド型のファイル共有」は、仕事のスピードを上げるだけでなく、災害時や出張先からでもデータにアクセスできるという安心感もあります。
ただし便利な反面、アクセス権の設定やセキュリティ対策をしっかりしないと、情報漏えいのリスクもあります。
便利なクラウド共有ですが、「使い方次第では危険になる」という点も忘れてはいけません。
ここからは、そんなクラウド共有の「見直しが必要な理由」や、「安全に使うための考え方」を1つずつ見ていきましょう。
なぜ「ファイル共有手法の見直し」が必要なのか
メールや無料クラウドの“落とし穴”
多くの企業が、ファイルをメールで送ったり、無料クラウドを併用したりする運用を続けています。しかし、この運用には意外と多くの問題があります。
誤送信
便利なメール添付も、宛先や添付ミスで情報が外部に流出する恐れがあります。容量制限による分割送信や再送も送付ミスに繋がる情報漏えいリスクです。最新ファイルがどれか分からないまま送ってしまうケースも起きがちです。
アクセス制限不備
「リンクを知っていれば誰でも見られる」設定や二次共有の放置は危険です。閲覧・編集・ダウンロードの権限を細かく分け、履歴を追える状態にしておくことで、不正アクセスや意図しない拡散を抑制できます。
バージョンの混在
個々に保存・再配布を繰り返すと、似た名前のファイルが増え、最新版が判別できなくなります。クラウド上で“ひとつの正”を保ち、同時編集やコメントで合意形成する設計が有効です。
これらは小さなミスに見えて、大きなトラブルのもとです。
実際に、情報漏えいの原因の多くは「ちょっとした共有ミス」から起きています。
こうした“目に見えないリスク”が、情報セキュリティ上の事故や信頼失墜につながることがあります。
また、法令遵守や内部統制の観点からも、適切なログ管理やアクセス制御が求められる中、今までと同じような運用を続けていくのは難しいと考えられます。
DX時代の新しい課題
在宅ワーク、サテライトオフィス、社外コラボレーションなどが日常となる昨今、ファイルは「いつでも・どこでも・だれでも」アクセスできるようになりました。その一方で、「誰がどこから入っているのか」「どのファイルを見ているのか」をしっかり管理することが大切です。
安全なファイル共有を実現するには、次の３つが大切です。
1.見える化（ログ）
いつ・誰が・何にアクセスしたかを記録して“見える化”します。これにより不審な操作を素早く把握でき、アラート対応や監査にも備えられます。代表例として、Boxでは操作履歴を監査ログで確認できます。
2.権限設定
パスワードやアクセス権でファイルを守り、情報漏えいを未然に防ぎます。閲覧のみ／編集可／社外限定などを役割別に割り当て、期限付きリンク・ダウンロード可否もテンプレで統一すると、日々の誤設定を減らせます。
3.暗号化
データは保存時・転送時ともに暗号化し、中身を保護します。万一データが盗み見されても内容は解読されにくく、機密文書の外部共有でも安心です。代表例として、BoxはAES-256ビット暗号化に対応しています。
こうした仕組みを導入することで、情報漏えいのリスクを大幅に低減することが可能です。
もっとも、ここまで紹介した3つのポイントを一度にすべて自社やチームに取り入れるのは、現実的には難しいと感じる方もいるかもしれません。
しかし、ご安心ください。近年では、これらの機能を標準で備えたクラウドサービスが登場しています。
クラウドサービスを活用すれば、インターネット上の安全な環境にファイルを保管しながら、『誰が閲覧できるか』『どの範囲まで編集可能か』といったアクセス権限を細かく設定することができます。
さらに、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス可能なため、業務のスピードと柔軟性が格段に向上します。
このように、クラウドをうまく活用すれば、セキュリティと利便性の両立が簡単になります。
次に紹介する「Box」は、その代表的なクラウドサービスのひとつです。
多くの企業で使われており、安全でスムーズなファイル共有を支えています。
安全にファイルを共有するための３つのポイント
① 権限をしっかり設定する
共有するとき、「誰が見られて、誰が編集できるか」を決めるのが大事です。
たとえば、「見るだけの人」「編集できる人」「社外の人」など、役割ごとに分けておくと安心です。
Boxでは、「このフォルダは社内だけ」「このリンクは期限付き」など、フォルダごとに細かく権限を設定できます。運用例として、部署×案件の粒度でフォルダを切り、名前に機密度や年次を含めます（例：[Confidential]-案件名-2025）。アクセス権はフォルダ単位で継承し、例外は最小限に抑えると管理が安定します。また、共有リンクについて、機密度と相手（社内／社外）に応じて、有効期限・パスワード・ダウンロード可否をひな形化します。たとえば社外向けは“期限あり＋PW＋DL不可”を既定にしておくと安心です。
② データをしっかり守る（暗号化）
暗号化とは、ファイルの中身を特別なカギで守ることです。
Boxでは、ファイルを送るときも保存するときもすべて暗号化されています。
たとえ悪意のある人がデータを盗もうとしても、中身は読めません。
機密情報や契約書など、大事なデータでも安心です。
このような設計を最初に描いておくことが、導入後に運用で迷わないコツです。
③ 誰が閲覧したかを記録する
ファイル共有でありがちなのが「誰が開いたのか分からない」という問題です。
Boxでは、「いつ」「誰が」「どのファイルを見たか」を自動で記録してくれます。
もし怪しいアクセスがあれば、アラート（通知）で知らせてくれる仕組みもあります。
これなら、社内のセキュリティチェックや監査にも対応できます。
また、運用上で気を付けておくべき点は棚卸し（権限見直し）です。
月次でアクセス権を見直し、退職・異動・契約終了をトリガーに権限を自動解除します。放置された共有リンクや外部コラボを早期に洗い替えることで、漏えいリスクを下げられます。
Boxでできる！かんたんで安全な共有の仕組み
社内外の共同作業もスムーズに
Boxは、WordやExcelなどをそのままクラウド上で編集できます。
ファイルを何度も送ったり、最新版を探したりする必要がありません。
社外の人とも「見るだけ」や「コメントだけ」など、使い分けて共有できます。
また、バージョン管理ルールづくりも大切です。「最新版は常に1つ」を徹底し、添付メールでの再配布は原則禁止にしたほうがよいでしょう。修正はコメント／提案モードで残し、必要に応じて過去版へ元に戻すことができる体制を維持します.
多様なツールと連携できる
Boxは、Microsoft 365やGoogle Workspace、Slackなどと連携できます。
たとえば、Teamsで会話しながら、Boxにある資料を一緒に編集することも可能です。
ひとつのプラットフォームで仕事が完結するので、無駄なやり取りが減り、効率が上がります。
災害やトラブル、BCP（事業継続計画）運用にも強い
データがクラウド上にあるので、PCの破損や災害が起きても心配いりません。
Boxは世界基準のセキュリティ認証（ISOやSOC2など）を持っており、
世界中の企業が信頼して使っているクラウドです。
導入前にチェックしておきたい３つのこと
1.社内ルールと合っているか？
「このファイルはどれくらい大事？」「どこまで人に見せていい？」「いつまで残す？」――この3つを先に決めて、紙のやり方から“クラウドで共有するやり方”に置きかえます。
＜運用例＞
①ファイルの“機密度”を3段階くらいに分ける（例：だれでもOK／社内だけ／ごく一部だけ）。
②社外の人と共有していい条件を決める（例：相手のメールを指定、期限を入れる、パスワードを付ける）。
③保存の期限を決める（例：1年たったら消す、3年たったら別フォルダへ移す）。
④「だれがOKを出すか」「やり方の記録をどこに残すか」もメモしておく。
2.社員が使いやすい仕組みになっているか？
マニュアルを制作し、社員が迷わずツールを活用できる土台を整えます。また、相談先も決めておきます。
＜運用例＞
①数ページのクイックガイドを作る（リンクの作り方、公開先の選び方、パスワードの付け方）。
②よく間違う設定はテンプレートにしてワンクリックで選べるようにする（例：社内用／社外レビュー用／極秘用など）。
③相談窓口（チャットやメール）を用意する
3.今使っているツールと連携できるか？
ExcelやTeams、Slackなど、日常的に使用しているツールから直接クラウド上のファイルにアクセスできるようにしておくことで、業務の流れを止めることなくスムーズに作業を進めることが可能になります。
導入前には、模擬シナリオ（動作確認チェック）を作成し、実際の業務を小規模に再現して、手順通りに動作するか、つまずきがないかを事前に確認しておくと安心です。
＜運用例＞
①会議の進め方を見直す：会議招待に“ファイルのリンク”のみを添付し、会議中に参加者全員で同じファイルを編集してみる。全員が問題なく開けるか、編集できるか、ファイルのバージョンが分かれてしまわないかなどを確認する。
②承認フローの設計：承認が完了したタイミングで、承認者のみに閲覧可能となるような設定をテストする。これにより、閲覧・編集権限が正しく分かれているか、承認後の権限付与が自動で反映されるかを確認できる。
③ログイン環境の整備：会社アカウントでクラウドにログインできるか、別端末や別ブラウザからもアクセス可能かを試す。二段階認証などの安全なログインができるか、権限のないアカウントがアクセスできないようになっているかも確認する。
④トラブル時の対応確認：ネット接続がない場合や権限不足など、うまくいかないケースを想定したテストも行う。オフライン時の対応方法が案内されるか、権限申請の流れが明確になっているかなど、誰でも問い合わせ先が分かるようになっているかを確認する。
まとめ
ファイル共有は、もう単なる「データの受け渡し」ではありません。
それは仕事のスピードと安全を守る仕組みです。
Boxのように「セキュリティ」「使いやすさ」「連携のしやすさ」をそろえたツールを使えば、
会社の中でも外でも、安心してファイルを共有できます。
これからの時代、「安全に共有できる仕組み」を持っていることが、
会社の信頼にも、働く人の安心にもつながります。
