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交通費計算とは。通勤交通費と旅費交通費の違いや計算方法などを解説

交通費計算とは。通勤交通費と旅費交通費の違いや計算方法などを解説のイメージ

公開日:2022/07/29

会社勤めをしていると、日々の通勤や出張時などに交通費が発生します。通勤時の交通費と、旅費交通費とでは扱いが異なるため注意が必要です。

本記事では、交通費計算について支給方法や限度額などについてわかりやすく解説します。交通費計算を楽にするための方法についても触れますので、交通費の扱いや計算方法についてお悩みの方は参考にしてください。

交通費とは

電車・飛行機・タクシーなどを移動に利用した際にかかる費用を交通費と言います。交通費には、通勤交通費と旅費交通費の2種類があります。

それぞれの違いについて詳しくみていきましょう。

通勤交通費

自宅から勤務地までの通勤時にかかる費用を指します。電車・バスなどの公共交通料金だけでなく、自家用車で通勤する際のガソリン代を含みます。

通勤交通費の支払いに法的な義務はありません。ただし、多くの企業で支払われており、企業側の福利厚生の一環と捉えられています。

支給するかどうか、支給する場合はルールなどの詳細を就業規則や雇用契約などで、あらかじめ定めておかなければなりません。

旅費交通費

出張などの際の移動交通費や出張手当、宿泊費などを指す勘定科目です。業務で出張に行く都度、旅費交通費の経費精算処理を行う企業も多いでしょう。

同じ宿泊を含む移動費でも、慰安旅行などは「福利厚生費」、研修旅行は「研修費」となります。目的に応じて会計処理が異なるため注意が必要です。

出張費との違い

出張費は勘定科目ではありません。業務に関する理由で遠隔地に赴くときにかかる費用全般を指し、次のものを含みます。

・出張手当
・宿泊費
・交通費

宿泊費と交通費は実費を元に算出します。出張手当とは、出張における食事等の諸費用に対する手当です。多くの企業では、出張旅費規程で定められており、給与ではないため非課税扱いとなります。

通勤交通費の計算方法

計算方法は、交通手段により異なります。そのため、多くの会社では「公共交通機関」「自家用車・バイク」「併用」の3パターンで規定を設けています。

各計算方法について詳しくみていきましょう。

公共交通機関のみ

電車やバスなどの公共交通機関のみで通勤する場合は、1か月分の定期代を交通費として支給されることが少なくありません。会社によっては半年分の定期代を支給する場合もあります。

自家用車・バイクのみ使用

自家用車やバイク通勤を通勤手段として認めるかどうかは、就業規則で定めることが可能です。許可した場合の一般的な計算方法は次のとおりです。
自宅~会社間の往復距離×1か月の平均労働日数×1リットル当たりのガソリン代

1リットル当たりのガソリン代はあらかじめめ定めておきます。ガソリン代は変動するため、社員にとって負担にならない額に設定しておきましょう。

なお、自家用車とバイクでは燃費が異なるため、ガソリン代を別に設定しても構いません。

公共交通機関と自家用車などの併用

公共交通機関と自家用車やバイクを併用する場合は、各通勤手段ごとに計算します。それぞれの通勤金額の合計額を支給しましょう。

駐車場代や高速代の取り扱い

会社に駐車場がない場合などは、駐車場代が必要となる場合があります。法人名義で駐車場を借りておけば、原則として個人の給与課税として扱われることはありません。

また、通勤に高速道路を利用することに合理性があると判断できる場合は、他の交通手当と合計し上限15万円まで非課税として認められます。

交通費の非課税限度額

交通費には非課税限度額が定められています。それぞれの場合についてみていきましょう。

公共交通機関のみ

非課税限度額は月額15万円と定められています。ただし、実際にそれほど遠いところから通勤する社員は少ないでしょう。多くの会社では、一定の通勤範囲を決めその限度内で支給しています。

通勤ルートは最も経済的かつ合理的な経路で計算します。回り道やグリーン車・特急などの利用料金は非課税扱いになりません。

自家用車・バイクのみ使用

自家用車やバイクで通勤する場合、非課税枠は片道の通勤距離により異なります。

片道の通勤距離 非課税限度額(月額)
2キロメートル未満 全額課税
2キロメートル以上10キロメートル未満 4,200円
10キロメートル以上15キロメートル未満 7,100
15キロメートル以上25キロメートル未満 12,900円
25キロメートル以上35キロメートル未満 18,700円
35キロメートル以上45キロメートル未満 24,400円
45キロメートル以上55キロメートル未満 28,000円
55キロメートル以上 31,600円

公共交通機関と自家用車などの併用

経済的かつ合理的であれば、公共交通機関と自家用車などの併用も可能です。非課税限度額は各非課税額の合計となります(最大15万円)。

交通費の支給方法

規定をどのように作成すればよいか迷うこともあるでしょう。ここでは、規定作成方法についてみていきます。

企業に対して交通費の法的な支払い義務はありませんが、交通費支給に関した規則を就業規則に記入し、労働基準監督署に届けることで支払い義務が生じます。

支給に関する規定を定めておかないと、会社と社員の間でトラブルが生じることにもなりかねません。明確に定めておきましょう。

支給要件の決定

まず、支給要件を定めます。下記の3つの中から支給方法を選択します。

・全額支給
・一律支給
・規定内支給

金額について決めかねる場合、非課税限度額を支給額の1つの目安にしましょう。

支給内容の決定

支給内容とは、通勤時に利用するルートの決定方法について定めます。会社側が不要な支出を防ぐためにも、最短・最安のルートで申請するよう定めておきましょう。

申請方法の決定

申請方法を定めておきましょう。入社時や転居時、通勤経路が変更する場合に通勤経路の申請が必要となります。

申請用のフォームを作成し、申請方法を定めておくとスムーズに申請できます。

確認方法の決定

通勤経路が申請された時に、それが本当に最短経路かどうか会社側は確認しなければなりません。

どのように通勤経路を確認するのか、定めておきましょう。通勤経路が計算できるシステムを導入すると、確認が楽になります。また、万が一社員から通勤交通費に関する質問やクレームが来た場合でも固定の計算システムを利用し、すぐに説明できるため担当社員の負担が軽減されます。

交通費計算を楽にするには

交通費計算は社員の住居や通勤方法によりそれぞれ異なります。そのため、計算の手間暇がかかるので、大変だと感じている担当社員は少なくありません。

ここでは、計算を楽にする方法をみていきましょう。

計算システムの導入

交通費の計算方法は煩雑で、担当者を悩ませることも少なくありません。通勤費計算システムの中には、会社と自宅の住所を入力するだけで最短ルートを計算するものがあります。このようなシステムを導入すれば、通勤費の確認業務の手間が大幅に軽減できます。

また、近年、在宅勤務が増え定期代を支給するほどの出勤機会がなくなったため、交通費の精算が煩雑になった企業も増えていることでしょう。

そのようなときに役立つのが、改札を通るだけで交通費の精算が完了する精算システムの導入です。電車に乗車するだけで交通費申請が完了するシステムを導入すれば、経理担当者の手間やコストの削減につながります。

まとめ

交通費には通勤交通費と旅費交通費があります。

通勤交通費は通勤の際にかかる費用を指します。最短・最安ルートの金額を支払うのが一般的です。金額設定に関する法律はありませんが、非課税限度額があるので参考にしましょう。

支払う際は規定を細かく定めておくとトラブルの発生が防止できます。また、計算システムを導入すると確認業務の手間が軽減できて利便性が向上します。

NTTコミュニケーションズが提供するSmartGo™ Stapleを導入すると交通費計算が自動でき、利便性が向上します。交通費計算が楽にならないかと悩んでいる方は、SmartGo™ Stapleの利用を検討してみましょう。

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