バックオフィスのDXが必要な理由とは？導入ポイントや事例を解説

バックオフィスにDXが必要な理由

バックオフィス業務は、会社に直接的な利益をもたらすことはありません。しかし、企業経営に欠かせない多くの業務をバックオフィスが請け負っています。

そのため、バックオフィスのDX化に優先的に取り組むと社内の生産性の向上につながります。詳しく見ていきましょう。

バックオフィスの定義

人事や総務、経理など顧客と直接やりとりすることのない業務をバックオフィス業務と言います。顧客との直接やりとりがないため、会社に直接的な利益をもたらすことはありません。

直接的な利益をもたらす部署はフロントオフィスといい、営業部門などを指します。

バックオフィス業務は、どの会社にも必ず存在し会社経営に欠かせません。金銭の授受や官公庁との連絡など、ミスが許されない業務を数多く請け負っているのも特徴です。一方で、直接収入をあげる部門ではないため、人員削減を余儀なくされる場合もあります。その場合、現場の社員は少ない人数で正確に業務をこなさなければなりません。

コスト低下と生産性向上

バックオフィス業務は直接的な利益をあげないため、コスト削減を求められることの多い部署といえるでしょう。

一方で、給与支払・請求書の発行、決算書作成など毎月・毎年のように欠かせない多くの業務を請け負っており、どれも正確にこなさなければなりません。

バックオフィス業務の中には、毎月のルーティンワークも数多く含まれているのが特徴です。そのため、DX化で作業の自動化を行えば、業務効率化につながります。人的ミスの防止やスピード化により生産性が向上します。

多様的な働き方の推進

バックオフィス業務はこれまで、紙媒体で仕事をすすめていることが少なくありません。小口現金のやりとりや、稟議書の受け渡しなどで在宅ワークができずオフィスへの出社を余儀なくされることも多い業務です。 DX化が進むと、キャッシュレス決済やオンライン稟議書などの導入により、オンラインでの業務が可能となります。

DXとバックオフィスの親和性が高い3つの理由

バックオフィス業務とDXとは親和性が高いので、優先的に取り組むべき事項の1つです。しかし、その理由を明らかにしておかないと稟議を通すことが困難な場合も少なくありません。ここでは、親和性が高い理由を3つみていきましょう。

経営の維持に役立つ

バックオフィスは企業活動の土台となる業務です。土台をいち早くDX化することで、バックオフィスの負担が軽減され余裕が生まれます。

その余裕を活用すると、その後、製造・営業・広報をはじめとしたフロントオフィスのDX化にスムーズに取り組めるでしょう。

バックオフィスは全ての会社に共通する業務です。そのため、さまざまなDXのノウハウや手法が充実しています。自社に合ったパッケージソフトを導入すれば独自開発の必要がないため、DX化にあたりコストが安く済む点が利点といえるでしょう。

目的が分かっている

バックオフィスは、「給与支払」「経費計算」「年末調整」など、目的がはっきりしている業務が少なくありません。

ペーパーレス化、ダブルチェック削減、稟議書のデジタル化、経費精算の効率化など、どこをDX化すればよいかすぐに分かる点が多いのも特徴です。

業務の目的と効率化すべき目的がはっきりしているため、どのようにDX化すれば良いかすぐにわかります。「請求書の自動化」「現金受け渡し業務の削除」など、DX化の成果がすぐにわかるため、モチベーション向上にもつながります。

最小単位からスタートできる

例えば「経費精算のDX化」「稟議書のDX化」といった、最小単位でのDX導入が可能です。最初から全てのDX化を図ると、多くのコストがかかるため、最小単位でスタートし成果や効果の度合いを見ながらすすめることができます。

そのため「どの程度DX化すればよいか見当がつかない」「コストに見合った成果が得られるかどうか不安」といった場合でも手軽に試してみることが可能です。

バックオフィスにDXを取り入れるために大切な5つのポイント

DX化にはコストや時間がかかります。新たな業務を覚えなければならないため、社員の負担となる場合も少なくありません。ここでは、バックオフィスにDXを導入するにあたって、気を付けるべきポイントをみていきましょう。

業務に優先順位をつける

DX化する際、どの業務からすすめていくか悩むことは少なくありません。現場から、昔から慣れている方法を変えたくないという抵抗勢力が出ることもあります。その場合、最初に全ての業務を洗い出します。

DX化により効率化できる業務、コスト削減できる業務を中心に優先順位をつけていきましょう。順位をつけることで、ダブルチェックが欠かせない業務や、人的ミスが多発する業務など、優先してDX化したい内容が具体的に見えてきます。

DX導入の理由や優先順位を明らかにすることで、「慣れている方法を変えたくない」という現場の社員社員を説得することが可能です。

専門部署など体制をつくる

DXをすすめるには、システムの導入や予算をはじめ多くのことを判断しなければなりません。まず専門部署を置きしっかりした体制をつくりましょう。

メンバーは、社内業務や経営理念をよく知り帰属意識が高い人を選ぶとスムーズです。社員の中にIT及びDXの知識が豊富な人材に、参加してもらいましょう。いない場合は、勉強をする・社外の力を借りるなどの工夫が必要です。

コストは総合的に判断する

DXの導入にはコストがかかります。安価に導入できるものから、高コストのものまでさまざまです。買い切り型のものであれば、初期費用が主なコストになります。対して、クラウドサービスの場合、毎月定期的にコストがかかるものの、その分毎月最新の情報に更新され利便性が高くなっています。

コストだけにとらわれず、長い目で見て自社に相応しいものを選択しましょう。

導入方法をよく検討する

導入方法には、次の3つがあります。

• 社内で開発
• ベンダーに委託
• パッケージソフトの利用

それぞれに、一長一短あるのでみていきましょう。

社内で開発した場合、何かトラブルがあった際すぐに対応でき便利な一方、現時点で必要な人材がいない場合は人材育成にコストが必要です。

ベンダーに委託し独自システムを開発した場合、自社専用のものを作成できますがコストがかかります。開発までに時間を要する場合も少なくありません。

パッケージソフトを利用すると、安価に導入できます。また、既に開発されているものを利用するためすぐに導入可能です。ただし、自社用にカスタマイズするのは困難な点は把握しておきましょう。

経営層だけの判断をしない

DX化は長い目で見て効率化につながりますが、短期的にみると現場が混乱することも少なくありません。そのため、経営層だけで判断せず、必ず現場の声を聞きながら進めましょう。

バックオフィスにおけるDX導入事例

株式会社わかさ生活

わかさ生活は、労務管理のペーパーレス化によりテレワークの推進を図りました。

DX導入以前は、人事労務管理において年間4,000枚以上の書類を扱っており、業務が煩雑化に悩んでいました。書類が多いと、保管場所が欠かせません。

DX化により、業務の煩雑化が解消されました。入社手続きに関しても、従来2週間程度要していたものが1時間で完了できるようになりました。加えて、ペーパーレス化が一気に進み、保管場所の悩みからも解放されています。

税理士法人アイユーコンサルティング

税理士法人アイユーコンサルティングは、経理業務のデジタル化により効率化が一気に進みました。

例えば、源泉所得税に関する業務については、これまで10時間かかっていたものが、たった数クリックで完結するほどにスピードアップしています。さらに、DX化により、経理経験が浅いスタッフも経理業務を請け負えるようになりました。

経理業務を間違いなくこなせるようになるには知識や経験が必要ですが、DX化により「誰にでもできる業務」に落とし込める点はメリットといえるでしょう。

株式会社資生堂

日本国内だけでなく、海外にも広く展開している株式会社資生堂は、法務部門において契約書を自動チェックできるシステムを導入しています。

元々、法務部門は紙ベースの法令集や書籍を参照することが多く、アナログの作業が多いため、DX化により効率化できる業務が多い部門です。そのため、DX化により業務効率が格段にアップしました。

さらに、DXの導入により、法務の習熟度に応じた活用ができるため、新人研修にも効果を発揮しています。これまでは人によりばらつきのあった品質も、DX化により標準化が見込めるようになりました。

まとめ

バックオフィスはDX化の効果が見えやすい・DX化により効率アップする部分が大きい、などの利点があります。社内業務のDX化を考える時に、最初に手掛けるべき業務として最適です。

社内へのDX導入を考えているものの、どこから手掛けたらよいかわからない場合は、本記事を参考にバックオフィスから取り入れてみてはいかがでしょうか。