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業務効率化の重要性とメリット|進め方と工夫するポイントも紹介

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働き方改革やリモートワークの影響で業務効率化が大きな課題となっています。なぜ重要視されているのか、業務を効率化するメリットと行わなかった場合のリスクを解説します。また、進め方や具体的な工夫の方法も紹介するので参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは業務内の「ムリ、ムダ、ムラ」があるものを見つけて省くことで、より効率的に業務を進められるようにすることです。

業務効率化が重要な理由

業務効率化が必要な理由としては以下のような点が挙げられます。

  • 働き方改革
  • リモートワークへの対応

働き方改革とは、労働人口の減少に対応するため、多様な働き方を可能にしようという取り組みです。ワークライフバランスや長時間労働を見直すことが求められます。従来は仕事が終わらないのなら残業して終わらせるという考え方もありましたが、働き方改革により、限られた時間の中で今までと同じ量の業務をこなすことが必要になります。

また、働き方改革の一環として注目を浴びていたリモートワークが、新型コロナウイルスの影響で一気に進みました。リモートワークではコミュニケーションの取りづらさや業務の進捗確認が難しいなどで従来通りには業務を進められない場合もあります。業務効率化を図り、誰しもが働きやすい環境を整えていくことが重要です。

業務効率化のメリット

業務効率化を進めることで、さまざまなメリットを享受することができます。

コスト削減

前述した通り、業務効率化は「ムリ、ムダ、ムラ」を減らします。特にムダを減らすことで作業にかかる時間を削減でき、残業時間や人件費の削減が可能です。

また、ムリやムラに起因するミスが減り、ミス対応のためのコストが減るのもメリットです。

社員のモチベーションアップ

業務効率化によって今までと同じ量の業務をこなすための労働時間が短くなり、働きやすい環境が実現できます。結果として社員の定着率や従業員満足度の向上につながり、社員の仕事へのモチベーションアップが期待できます。

生産性の向上

生産性とは、どれくらいの資源を投じてどれくらいの利益(成果)をあげたかを表す言葉です。

業務効率化を促進すると以前より効率よく業務を進めることが可能になり、コストを削減できます。業務効率化によって生まれたコストや人的リソースをほかの業務に向けることも可能です。

業務効率化を図り、生産性を向上させるためには?

業務効率化を図るためには、まず現状の把握が大切です。そして、課題や問題点を洗い出し対策を進めて行きます。対策には以下のような方法があります。

業務のルール化を徹底する

ルールを明確にすることで業務のムラやムダをなくすことが可能です。

  • 不要な業務、重複している業務の削除
  • マニュアルやフローの作成
  • タスク管理・業務の優先順位を決める

社内では複数の部署で同じ業務を重複して行っている場合があります。また、多くの社員が不要な業務だと感じているものの、「社の慣習だから」という理由で続けている業務もあります。これらの業務を洗い出すことで、会社全体での業務削減が可能です。

また、業務を行う人によって、業務スピードや品質に差がある場合はマニュアルやフローを作成し徹底すると良いでしょう。作業が進めやすくなります。

チームでタスク管理を徹底し、業務の優先順位を決めておくことでスケジュールの管理も容易です。

業務の自動化

業務を見直し、自動化できるものを洗い出すことも重要です。特に繰り返しが多いものや単純作業なのに仕事量が多いという業務を自動化すると、業務効率は大きくアップします。

また、人の手で行っているためにミスが多い業務についても、自動化することでミスが減り業務のスピードアップが見込めます。特に計算やデータの入力などで有効です。

社内での情報共有を徹底する

社内の情報をデータベースとし、共有を徹底することで業務効率化が期待できます。ほかの人が情報を持っているとは知らず、データ収集をしてしまうというようなムダな時間の削減が可能です。

また、情報共有が徹底されていれば、異動や転勤などがある場合にスムーズに引き継ぎできます。

システムやツールを導入する

自動化や情報共有を進めて業務の効率化を進めるには、システムやツールを導入するのがおすすめです。ほかにもシステムやツールを導入することで以下のようなメリットも得られます。

  • タスク管理が簡単になる
  • ペーパーレスが進む

チームのメンバーでタスクを共有しやすくなり、お互いの進捗状況の確認も可能です。また、同時にペーパーレスも進み、より一層のコストカットにつながります。

システムやツールを導入する際は自社に合ったものを選ぶことが重要です。ほかの企業が良いと評価したものが自社のスタイルに合わないということもよくあるので、慎重に検討します。

業務の効率化、手作業が多い業務から行う

たくさんある業務の中で、何から業務効率化を進めれば良いのか迷ってしまう場合は、手作業が多い業務から行うのがおすすめです。

手作業が多い請求業務の特徴

請求業務は手作業が多く、業務効率化の効果を実感しやすいです。次のような請求業務の特徴が理由となります。

紙作業が多い

請求書は紙での作業が多く、次のようなトラブルが考えられます。

  • 届かない
  • 紛失
  • 修正などに時間がかかる

請求書を送ったという連絡はあったのに、届かないというトラブルが考えられます。これは、送付者から受領者に渡るまでに多くの人の手を介するために起きるトラブルです。誤送付だけでなく、社内での紛失も考えられます。

また、届いて内容を確認したけれど、処理をする前に失くしてしまうこともあります。紙の書類の紛失を完全に防止することは難しいでしょう。

修正がしにくい点も紙の請求書の特徴です。もし修正があった場合は、修正や再承認を受け郵送する必要があり、時間もかかります。

ミスが起こる可能性が高い

紙の請求書はミスが起こる可能性も高いです。

ミスが起こりやすい場面として以下の3つが挙げられます。

  • 請求書作成時
  • 計算ミス
  • 発送

請求書を作成する際には伝票など取引をした履歴を見ながら入力します。数字を見間違えたりタイプミスが発生しやすいです。また、計算ミスも発生します。エクセルなどの表計算ソフトを使っていれば計算ミスは起こりにくいですが、入力する関数を間違えている可能性もあります。

発送時のミスは情報漏洩につながるため、注意をしたいポイントです。請求書の発行タイミングは月末に集中する傾向にあり、印刷や封入時が誤発送の原因になります。

手作業を電子化するメリット

紙で請求書を発行している場合、請求業務は以下のような流れで進めます。

  1. 伝票などをもとに請求額を確定
  2. 請求書の作成と発行、承認
  3. 印刷、捺印、宛名作成
  4. 請求書を取引先に郵送
  5. 入金をチェック

この一連の請求業務の流れには以下のようなデメリットがあります。

  • 捺印や郵送業務があり、リモートワークで完結できない
  • 郵送のためのコストと手間がかかる
  • 管理・保管のスペースが必要

これらのデメリットや前述したミスを減らしたいのであれば、請求書業務を電子化することをおすすめします。

請求書業務を電子化すると以下のようなメリットがあります。

  • ペーパーレスで郵送・管理・保管などの業務がなくなる
  • リモートワークでも完結可能
  • 自動化によりミスが減る

電子化により請求書がペーパーレスになるため、郵送や管理、保管に関する業務が削減できコストカットにつながります。今まで請求書の発行や受取のために出社していた人も、リモートワークで完結可能です。
請求業務専用のシステムなのでフローやルールも同時に提供できるため、ミスや入力漏れが減ります。

まとめ

業務効率化とは業務における「ムリ、ムダ、ムラ」を減らすことです。業務効率化をしてコストカットや生産性の向上、社員のモチベーションアップを図ることができます。

業務効率化の方法にはさまざまあり、業務ごとに効率化しやすいものや効果を感じやすいものがあります。何から手をつけたら良いのかわからない場合は、手作業が多い請求業務から取り組むのがおすすめです。

NTTコミュニケーションズが提供するBConnectionデジタルトレードは請求書業務の電子化を支援するサービスです。リモートワークで完結できるほか、すでにお使いの会計・経理システムとデータ連携が可能であり、また承認フローも設定できるため、ミスを減らしたり中長期的な目線でコスト削減の効果も期待できます。請求業務に多くの人員や時間を割いている場合は大きな効果が見込めます。導入を検討してみてはどうでしょうか。

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