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無視すると痛い目に合う働き方改革。うちの労務管理は大丈夫?

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2019年4月よりはじまった働き方改革。労働基準関係法令の改正で、時間外労働の上限規制や、年次有給休暇の時季指定など罰則付きの新たなルールが複数設定されました。

「うちは従業員が少ないし」「いままで問題なくやってきた」と、無関係を装うのは禁物です。企業規模を問わず、違法な働き方をさせる企業は厳しい社会の目が向けられます。

今回は働き方改革で厳しくなったルールと罰則、および企業が進めるべき労務管理と就業環境の改善について解説します。

「働き方改革なんて、うちには関係ない」と軽く考えてはいけない

「一億総活躍社会」を掲げた働き方改革は、長時間労働の改善や非正規・正社員の格差是正が話題なりました。実務の部分では、すでに「1か月45時間・年360時間の時間外労働の上限規制」や、「月60時間を超える時間外労働の法定割増賃金率の引き上げ」が、大企業に対し適用されています。

さらに、定時を気にせず深夜まで働くスタイルや、「サービス残業」のような残業代の未払いも罰則の対象となっており、各都道府県の労働局は悪質な違反について企業名を公開する措置を講じています。

厚生労働省がまとめた2019年の労働基準関係法令違反では、36協定の未届けや、法律の上限を超えて時間外労働をさせたケース、割増賃金の未払いが摘発されています。2019年には以下の25件が、法令違反として報告されています。

2019年1月~12月の労働基準関係法令違反

2020年4月からは、中小企業も規制の対象となりました。日本国内の雇用の約7割は、中小企業・小規模事業者が担っています。現時点では大企業のみに限定されている規制や義務も、「関係ない」と無視できません。違反した場合、懲役や罰金など刑事罰のみならず、法令違反として企業名が1年間公開され、企業の社会的信用にダメージを与えます。

「これまで通り」では罰則の対象となる3つの働き方

とりわけ、「時間外労働が多い企業」「有給休暇が取得できていない企業」「フレックスタイム制を導入している企業」は、これまでの働き方を改めた方が良いでしょう。なぜなら、これらは働き方改革のなかでも罰則付きの規制に関わる話題であり、正確に理解する必要があります。

1つ目は、時間外労働の問題です。従業員を長い時間働かせることに慣れてしまった事業主や管理者は、法律で決まった時間外労働の上限から目を背けてはいけません。残業は、原則として月45時間・年360時間が上限とされ、それを超えて従業員を働かせる場合、必ず労使間で36協定を結び労働基準監督へ届ける必要があります。36協定の締結・届出なく、時間外労働の原則上限を超えて働かせた場合は、労働基準法違反です。

さらに、36協定を結んだあとでも、年720時間、複数月平均80時間、月の時間外労働100時間未満と、超えてはいけないラインが設定されています。これは、1日当たり4時間程度の残業が限度ということです。違反した企業には、6ヶ月以下の懲役刑または30万円以下の罰金刑が科されます。

2つ目は、有給休暇の取得義務です。“忙しいから有給休暇消化は後回し”と考えている事業主は、すぐさま有給休暇の時季指定取得義務について学びましょう。有給休暇が年10日以上ある労働者に対して、年5日以上の取得が義務化されました。これには、パートやアルバイトの従業員も対象に含まれます。

企業は年次有給休暇が発生した日から1年以内に、5日間の有給休暇を、時季を指定して与えなければいけません。違反した場合は、企業が30万円以下の罰金を支払うことに。労働者1人につき1罪として取り扱われるため、従業員が多い企業は管理を徹底する必要があります。

3つ目が、フレックスタイム制の“罠”です。

フレックスタイム制は、始業時間・就業時間を自分で自由に決められる働き方のことです。働き方改革では、フレックスタイム制の労働時間の調整を行える期間が、1か月から3か月に延長されました。この変更により、企業はより柔軟な従業員の働き方を叶えることができます。例えば繁忙期を含む3か月の期間で、1か月半は多く働き、残りの1か月半は勤務時間を減らす、といった調整が可能です。

ただし、清算期間全体の労働時間が週平均40時間、もしくは1か月の労働時間が週平均50時間のどちらかを超えた場合は、たとえフレックスタイム制であっても時間外労働と見なされ、割増賃金の支払いが発生します。

清算期間を延長する場合は、労使協定の届出が必要です。違反した企業には、30万円以下の罰則が科せられます。

働き方改革に適用することが、企業の信用につながる

働き方改革関連法の整備は、今後も進みます。2020年4月からは「同一労働・同一賃金」がスタート。2023年4月には、月60時間以上の時間外労働に対する割増賃金引上げの猶予措置が終了し、中小企業の割増賃金率が25%から50%に引き上げられます。

働き方改革関連法の主な内容と施行時期

出典元:厚生労働省京都労働局「働き方改革関連法の主な内容と施行時期」

労務管理の徹底は、罰則から企業を守るだけでなく、時間外労働で圧迫される人件費を最適化するヒントにもなります。従業員の就業時間を記録することで、正確な残業時間が把握できます。それにより残業時間が突出して多い部署や個人が特定でき、業務量の見直し等の効率化・省人化を進められるでしょう。

就業時間の管理にあたっては、ICカードの記録やタイムカードの打刻時間、パソコンの利用時間など客観的な数字で管理する方法があります。近年、導入がすすんできたリモートワークでは、従業員の自己申告をベースに、メールの送信時間など、客観的な勤務状況と照らし合わせ、不自然な場合は労働環境を調査することも大切です。

勤務時間の入力だけで労務管理がスムーズにおこなえる勤怠システムの導入を検討することも一つの方法です。時間外・休日・深夜と、勤務時間帯によって異なる割増賃金に正確に対応したり、有給取得日数を厳密に管理できます。

企業の信用に傷をつけず、健全な労働環境を実現するためには、会社全体で長時間労働をなくしていく取り組みが求められます。そもそも働き方改革の根本は、違法な企業を罰することではなく、誰もが働きやすい環境をつくることにあります。残業をせずとも業務が回る仕組みを構築したり、削減した残業代を賞与に上乗せする工夫をするなど、環境や制度を変えることが求められているのです。

一つ一つの取り組みが、職場のワーク・ライフ・バランスを促進させます。従業員が働きやすいと満足できる環境が、ひいては企業の生産性を向上させ、社会的な信用を形作ってくれるでしょう。

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