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オフィスの固定電話が働き方改革の妨げに?
PBXのクラウド化とスマホ活用で打開できる

オフィスの固定電話が働き方改革の妨げに?PBXのクラウド化とスマホ活用で打開できる

目次

働き方改革の意識が高まり、インターネットに接続できれば、いつでもどこでも仕事ができるようになりました。しかし、効率的に仕事を行うためにはストレスなくコミュニケーションができる環境づくりが重要です。コミュニケーションが取れないと、いつでもどこでも働ける設備があったとしてもオフィスでしか業務を行えない状況に陥ってしまい、働き方改革の妨げとなります。
こうした課題を解消する、ワークスタイル変革ソリューションを紹介します。

働き方改革を妨げる課題とは?

パンデミック対応として進んでいたテレワークも2022年5月には29.7%に減少。「情報セキュリティ」、「社内コミュニケーション」等の課題により従来のオフィスワークに戻した企業も多く、働き方改革が進んでいない企業が増えております。働き方改革を進めるためには、いつでもどこでも業務を行える環境整備に加え、ストレスなくコミュニケーションができる環境づくりが重要です。
本記事では、コミュニケーションにフォーカスし、課題とその解決のポイントについて紹介します。

テレワーク実施状況
出典:東京商工会議所「テレワーク実施状況に関する緊急アンケート調査結果」(2020年6月17日)
出典:東京商工会議所「中小企業のテレワーク実施状況に関する調査」(2022年6月13日)

【ポイント1】コミュニケーション手段の確保

業務効率を高めるためには、どこにいても利用できるコミュニケーション手段の確保が重要となります。たとえば、いつも利用している代表電話などの電話番号はオフィスに出社しないと利用できません。これでは、外出時や在宅勤務時には対応できないため、電話のための出社、オフィスにいる従業員で取次対応を行う必要があり業務効率の低下を招きます。具体的な対策としては、いつも利用している電話番号をどこでも利用できるようになる環境づくりが重要になります。

また、従来の出社時に何気なく行っていたちょっとした雑談も重要です。オフィスのように簡単な質問や情報共有が行いづらくなるため、徐々に情報共有の頻度が下がってしまうことも考えられます。ここで生じる情報格差を防ぐためには、電話やメール以外で手軽にコミュニケーションできる環境も必要になります。

企業での代表番号利用状況・企業での個人用電話番号利用状況

【ポイント2】運用負担の軽減

とはいえ、課題解決に取り組むべき総務・情報システム担当では、従業員からの問い合せや現状のIT環境の運用管理等で負担が大きくなり、コミュニケーション環境の整備といった将来に向けたIT戦略策定にリソースを割けないというのが実情ではないでしょうか。このため、業務範囲拡大に伴う運用負担の増加を解消することも重要なポイントの一つになります。

コア・ノンコア業務への関与時間の割合

【ポイント3】全体像の把握によるコストの最適化

業務効率を上げるため、拠点や部署ごとに電話環境やITツールの検討、導入を行うケースもあるかと思います。しかし、部署ごとにツールを用意してしまうと、部署内での利用に留まってしまい、他のツールを利用している部署とのコミュニケーションが円滑に進まないことがあります。

加えて電話環境においては、拠点ごとの管理となるため別のベンダーから調達を行うことになり、コストの増加や運用・保守など全体像が把握できない課題があります。たとえば、保守期限切れに気づかず運用していた場合、故障時に部品が調達できず、修理が出来ない等、長期間業務が停止するリスクをはらんでいます。このようなことが起きないように全体像を把握し、運用管理とコストの最適化を推し進める必要があります。

オンプレPBXご利用時のコスト発生イメージ

打開策はいつでもどこでも利用可能なコミュニケーションツールの導入

業務の効率化を行うためには、社内外の人と変わらないコミュニケーションを続けるため「クラウドPBX&スマホの内線化」、社内のライトなコミュニケーションのために「ビジネスチャット」の導入がおすすめです。

まず、拠点のPBXをクラウド化し、スマートフォンを内線として利用することで、いつもの電話番号をスマートフォンで利用できるようなります。個人番号や代表番号等にも対応できるため、電話のための出社や、オフィスでの取次対応が不要となります。

さらにビジネスチャットを導入することで、ちょっとした相談などのタイムリーな情報共有が行いやすくなるため、雑談のように気軽なコミュニケーションをできるようになります。

「クラウドPBX&スマホの内線化」と「ビジネスチャット」を軸にした、働き方改革を検討してみてはいかがでしょうか。

いつでもどこでも、オフィスワークと同様の電話業務を可能に

さらにポイント2の「運用負担の軽減」を実現するなら、併せて運用サポート系サービスの活用がおすすめです。会社からスマートフォンを貸与する際の面倒な調達、設定や、従業員が増えた際のビジネスチャットのID追加等の稼働を削減できます。

運用サポート系サービスの活用

全社共通のコミュニケーション環境を整備することで、ポイント3である「全体像の把握と効率的な運用管理によるコストの最適化」も実現できます。拠点ごとに設置していたPBXをクラウドPBXに集約することで、全体像の把握が容易になります。また、個人用の電話機をスマホ内線へ移行することでレイアウト変更時の電話機移設等の作業を軽減し、設備や機器にかかる保守・運用管理コストの削減も見込めるようになります。

業務用電話に関するコストの最適化

コミュニケーション改革はドコモビジネスにおまかせください

ドコモビジネスなら、働き方改革を加速するクラウドPBX、アプリのインストールだけで内線端末として利用可能なスマートフォン、ビジネスチャット、それらの運用負荷を軽減する運用サポートをセットしたソリューションをまとめて提供できます。

とくに、スマートフォンには、法人ビジネスに必要な機能をセットした「ビジネスマホパック」がおすすめです。お得な月額料金で国内どこでもかけ放題/データ通信大容量、に加えて紛失や故障時も安心なセキュリティサービスもセットでお得にご提供しています。

ドコモビジネスのソリューション

まとめ

ドコモビジネスでは、お客さまのワークスタイルに合わせた各種サービス、ソリューションをご用意しています。働き方改革のことならドコモビジネスにおまかせください。

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