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表面的な整備は済んだが、
いまだ残る「月末残業」の課題
請求書フォーマットの統一、インボイス制度への対応、適格請求書発行事業者の登録番号管理。多くの中堅・中小企業では、経理業務のデジタル化に向けた整備が一段落しています。しかし、月末は請求データや経費精算の突合で夜遅くまで残業しているという課題が依然として残っているのが実情です。
実際に「結局月末は請求書の突合で残業が続いている」「入力作業や不備がある書類の確認が終わらず、いつも月末は疲弊してしまう」といった経理担当者の声も少なくありません。デジタル化が進み、業務効率は改善されているはずなのに、なぜ経理部門の月末残業はなくならないのでしょうか。
月末に業務が集中する要因
月末に経理業務が集中し、残業が発生する背景には構造的な要因があります。
まず、請求書や経費精算の提出が締め日に集中することです。多くの企業では月末締めのサイクルで業務を回しているため、請求書の処理や経費精算の承認作業が特定の時期に偏ってしまいます。
次に、データ入力や照合作業が依然として手作業に依存していることが挙げられます。請求書の内容をシステムに手入力し、金額や項目を一つひとつ確認する作業は時間がかかります。さらに、不備や記載ミスが発見された場合の差し戻し作業や再確認プロセスも、目視と手作業で行っているケースが少なくありません。
こうした要因が重なることで、「月末＝残業」という働き方が常態化してしまうことがあります。
改善策：OCRとワークフロー改善による業務効率化
デジタル化の基本的な整備を終えた企業が次に取り組むべきは、突合や確認作業そのものを減らす仕組みの導入です。具体的には、OCR技術とワークフロー改善などが挙げられます。
OCRは、請求書や領収書を自動で読み取り、データ化する技術です。従来の手入力作業を大幅に削減し、突合にかかる時間を短縮できます。最新のOCR技術は精度が向上しており、複雑なレイアウトの帳票でも高い認識率を実現しています。
ワークフロー改善では、承認プロセスをシステム化し、差し戻しや確認作業を効率化します。承認者への自動通知、進捗状況の可視化、承認履歴の自動保存など、従来の紙ベースやメールベースの運用では実現できない効率性を提供します。
この２つの改善策に共通して言えるのが、大がかりなERP刷新や基幹システムの再構築が不要で、専門的なスキルやノウハウがなくても比較的かんたんに導入できるという点です。
月68時間削減！ある企業の改善事例
こうした経理部門の業務改善に役立つサービスとして、NTTドコモビジネスでは「経理・会計業務おたすけパック」を提供しています。請求書の発行・受領から経費精算まで、経理業務の一連のプロセスをデジタル化するオールインワンサービスで、郵送代行や受領代行、スマホでの経費申請、法人プリペイドカードの活用などにより業務負担を大幅に軽減します。
このサービスを導入したある企業の事例を見てみましょう。月末に200件の請求書処理と100件の経費精算が発生していたA社の経理部では、以前は月末に多くの残業が常態化していました。しかし「経理・会計業務おたすけパック」を導入したことで、その状況は大きく改善されたといいます。
これまで請求書は郵送やメール、アップロードなどさまざまな方法で届き、受領・整理・スキャンに多大な手間がかかっていましたが、受領代行サービスの活用により、とりまとめやスキャン作業が不要に。さらに、適格請求書の要件確認が自動判定されるようになり、手作業でのチェック時間も大幅に削減されました。
経費精算についても、従来の紙ベースからスマホアプリによる申請に切り替わり、法人用プリペイドカードの活用によって立替そのものを不要に。領収書の紛失や申請不備による差し戻しも大幅に減少しました。
その結果、同社では月68時間の作業時間削減を実現し、人件費換算で約20.4万円のコスト削減効果を得ることができました。経理担当者からは「月末の残業がほぼなくなり、経営指標となる数字の確認や分析業務に集中できるようになった」との声も寄せられています。
「月末残業ゼロ」への第一歩を踏み出そう
昨今、企業の経理部門は電子帳簿保存法やインボイス制度への対応などさまざまな整備を行ってきました。それでも発生する月末残業の課題を解決するためには、OCRの導入やワークフローの改善に取り組む必要があります。
先ほど紹介した「経理・会計業務おたすけパック」はこうした経理業務に関する課題を改善するオールインワンのサービスです。これまで多くの手間と時間がかかっていた請求書の発行・受領、経費精算などを包括的に効率化し、経理部の業務負担を軽減します。さらに、導入時のサポート体制や補助金の活用 により、中小企業でも安心して導入を進められる環境が整っています。
月末残業の解消は、単なる働き方改革にとどまらず、経理部門の戦略的価値向上につながる重要な取り組みです。ルーティン業務の効率化により創出された時間を、財務分析や経営支援といった付加価値の高い業務に振り向けることができれば、経理部門の企業内での存在価値をさらに高めることができるでしょう。
