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テレワークはメリットがいっぱい！しかし……
コロナ禍をきっかけに多くの企業がテレワークを採用しました。コロナが落ち着いた今では「完全テレワーク」という企業はそれほど多くないのかもしれませんが、テレワークは多様な働き方の一つとして、日本企業に定着したと言えそうです。では、なぜテレワークはこれほどまでに急速に日本企業に浸透したのでしょうか。あらためて企業におけるメリットを見てみます。
優秀な人材の確保、離職の防止
企業にとって、優秀な人材確保は永遠の課題と言っても過言ではありません。テレワークなどによる柔軟な働き方は労働者に歓迎されており、採用面でのアピールポイントの一つになるでしょう。育児や介護を理由に離職するといったケースの軽減にもつながります。また、場所にしばられなくなるため、距離的な問題から出社が難しい、遠方に住む優秀な人材も採用候補になり得ます。
BCP対策
地震や台風など自然災害などが発生した場合でも、テレワークで業務を行える体制が整っていれば、緊急時における事業停止のリスクを最小限に抑えることが可能です。
コスト削減
テレワークを実施することで、削減できるコストが交通費です。テレワークの規模によっては、オフィスの賃料や設備費なども削減することができるでしょう。また、ペーパーレスが進むため、コピー料金など紙に関連する費用も抑えることができます。
このように、さまざまなメリットから日本に定着したテレワークですが、一方でデメリットも存在します。その一つであり、企業を悩ませているのが勤怠管理の難しさです。
“見えない従業員”を、どう管理すべきか
前述のようにさまざまなメリットのあるテレワークですが、一方で経営者や人事、総務といった労務管理を行う立場からは、テレワーク下での勤怠管理には難しさが伴います。
実際に、姿の見えない従業員の勤務実態を把握することは難しく、勤怠管理も上司への出退勤時間の報告メールや、あらかじめ用意されたエクセルなどの出勤簿への記録などに頼っている企業は少なくありません。これらの運用では、管理者は報告が漏れている従業員に記録を促し、誤った記入があれば修正するといった手間が発生します。加えてバラバラと報告されてくる従業員の勤怠記録の集計作業にも時間がかかり、担当者の負担が増大してしまいます。手作業で行うことになるため、ミスが起きる可能性もあるでしょう。法令やコンプライアンスの遵守が求められる現代、適切な勤怠管理ができていなければ、思わぬリスクに見舞われかねません。
では、テレワーク下ではどのように勤怠管理を行えばよいのでしょうか。厚生労働省が公開している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、次の２つの方法が挙げられています。
- （ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
- （イ）タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
（ア）に関しては、管理者が現認しなければならないため、テレワーク下では現実的ではありません。（イ）にあるように客観的な記録については、勤怠管理システムの位置情報を送る機能はその一助となりえます。テレワークを本格的に導入するのであれば、やはり勤怠を管理できるシステムの導入は有効と言えるでしょう。
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テレワーク下で客観的な記録を取るために、最適なのが勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムでは、従業員が持つスマートフォンやタブレットから出退勤の打刻や記録ができるため、オフィスに出社していない従業員に対しても、正確な勤怠管理が可能になります。さらに、GPSによって打刻時の位置情報を管理者に送信することで、不正打刻の防止に役立ちます。
ドコモビジネスが提供するビジネスdアプリでは、このようなクラウド型の勤怠管理システム「ビジネスd出勤簿（無料プラン）」を提供しています。無料でありながら、前述のような勤怠管理システムに必要な機能を備えており、記録された勤怠情報をCSVで出力することができるため、管理者の月次作業の大幅な負担軽減にもつながります。
メリットの大きいテレワークですが、勤怠管理の方法は従来と異なります。もし本格的にテレワークを導入するのであれば、ドコモビジネスの「ビジネスd出勤簿（無料プラン）」を検討してはいかがでしょうか。ビジネスdアプリのインストールと申込みだけで、クラウド型の勤怠管理システムが利用できるため、勤怠管理のDXにもつながるはずです。
