1.テレワークが普及しても、来客が無くなるわけではない

新型コロナウイルスの感染拡大は、私たちの働き方を一変させました。それは、オフィスにおける「受付」業務も例外ではありません。

企業の受付が担う役割としては、来訪者と担当者をスムーズに取り次ぐことがあります。しかし、オフィスにおける対面での商談や打ち合わせは、感染症対策のため避けなければいけません。加えて、テレワークを採用する企業が増えたことで、オフィスに訪れる人の数は減少しており、来訪者に対して受付で応対する機会が少なくなりました。

とはいえ、オフィスに顧客が訪れなくなったというわけではありません。もしオフィスに来客があり、取り次ぐべき担当者がテレワーク中にオフィスにいない場合、うまく取り次ぐことができず、ビジネスの機会を失ってしまう可能性もあります。新しい働き方が求められる今、受付業務のあり方や必要性についても、新たに見直す必要があるといえるでしょう。

2.「おくだけレセプション®️」は、音声を使って担当者を呼び出せる

テレワーク下の受付業務が抱える課題を解決するためには、AIを用いた受付システムの導入が効果的です。ここで、ドコモのAI受付システム「おくだけレセプション®️」を例として、そのメリットを紹介します。

おくだけレセプション®️は、iPadのタッチ操作と音声に対応したインタラクティブなAI受付システムです。端末に向かって自然な話し方で担当者名を告げると、AI音声認識技術によって、すぐに担当者を検索し、担当者を呼び出すことができます。

呼び出しは担当者の外線電話（携帯電話、固定電話、IP電話など）に直接電話で着信が届く仕組みになっており、担当者がオフィスにいなくてもすぐに対応できます。取り次ぎのために受付担当者を配置する必要がないため、業務の負荷が減らせ、対面受付もなくなるため、新型コロナウイルスの感染リスクも抑えられます。また、ドコモのスマホ内線化サービス「オフィスリンク」と連携すれば、内線への呼び出しも可能です。

さらに、iPadと周辺機器だけで簡単に設置できるので、スペースを取りません。前述の通り呼び出しには携帯電話の回線を使うため、内線の工事も不要です。簡単なセッティングのみですぐに使うことができるのも利点のひとつです。

3.おくだけレセプション®️の導入に適した4つのケースとは

受付業務の負担を減らし、来訪者とのやりとりをスムーズにする「おくだけレセプション®️」は、どのような企業・オフィスで効果を発揮するのでしょうか。特に導入のメリットが大きいケースについて紹介します。

１つ目が「来訪者が多いオフィス」です。コロナ禍により、対面での商談を行う機会は大きく減りましたが、重要な打ち合わせなど、顔を合わせる機会はゼロにはなりません。特に来訪者が多い企業の場合は、担当者の取り次ぎ業務にかかる時間とコストは膨大な数字になることが予想されます。

仮に1日に20件の来訪者があり、1件あたり3分の取り次ぎ時間がかかっていたとすれば、月に20時間程度の負担となります。もし、それに対応する従業員の時給が1,500円であれば、コストも3万円程度かかっていることになります。しかし、「おくだけレセプション®️」を導入すれば、取り次ぎにかかる時間は0に、人件費にかかるコストも約1/3に削減できます。

2つ目が．「受付に人を配置しているオフィス」です。受付業務を人が行っていた企業では、「おくだけレセプション®️」の導入で、人件費の削減が可能になります。もし来訪者をおもてなしする場合は、おくだけレセプションを使わずに、これまで通りに従業員が対応すれば問題ないでしょう。

３つ目が「オフィスの新設・移転を検討している企業」です。新しいオフィスに受付を設置する場合、従来のやり方であれば、エントランス付近に場所を設けて従業員を配したり、内線工事を行ったりとさまざまな準備が必要になります。しかし、おくだけレセプション®️であれば、携帯電話があれば利用可能なので、内線工事が要りません。さらに、省スペースなのでどのようなオフィスにも対応しやすいところもポイントです。

最後の4つ目が「工場や製造現場を持つ企業」です。広大な敷地を持つ工場では、建物同士や各部屋が離れており、かつ工場で作業中の社員はデスクの内線電話に出ることができないため、来客時に担当者を探す手間や時間がかかっていました。しかし「おくだけレセプション®️」であれば、担当者に直接着電するため、取り次ぎ業務が不要になります。作業中やデスクにいないときでも気づきやすいというメリットもあります。

今回紹介したケースに当てはまる企業であれば、おくだけレセプション®️は、企業規模や業種などを問わず、メリットを享受できることでしょう。