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【事例】AI受付システムで、業務効率化とコスト削減に成功した製造業がある

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工場や事業所では、従業員が広い敷地内にいるため、来客の際の取り次ぎに時間を要することがあります。そんな時は、AI受付システムを導入すれば解決につながります。

1.テレワークが当たり前の時代に、受付は必要か?

多くの企業が、職場内における密の状態を避けるため、テレワークや時差出勤などによって出社人数を制限するなど、ワークスタイルを変化させています。しかし、一部の業務については、従来と変わらず出社しなければいけない業務も存在します。

その一つが、受付業務です。コロナ以前であれば、オフィスのエントランスに、人または内線電話などを配し、来訪者はそこから担当者を呼び出すという形が一般的でした。現在も同様に、受付のためのスタッフを職場に配置している企業も多いでしょう。

しかし、テレワークにより出社人数が減少すれば、来客があった際の取り次ぎ業務は、オフィスにいる一部の従業員に集中してしまい、取り次ぎ業務の負荷が高くなってしまいます。取り次ぎを行う従業員は、自分の業務を一度中断して、担当者の所在の確認や、来訪者への応対をすることになり、業務効率が低下します。

テレワークが当たり前の時代に、受付は必要か?

もし担当者がデスクにいればスムーズに取り次げますが、席を外している場合は、担当者がどこにいるのか、いつ戻ってくるのかなどを確認しなければならず、手間も時間もかかってしまいます。特に製造業では、事務所と工場が離れている場合、担当者の居場所を把握するのが難しく、来訪者を待たせてしまうこともあるでしょう。あまりに待ち時間が長いと、顧客満足度の低下にもつながりかねません。

2.入口に置くだけ、音声で担当者を呼び出すAI受付システムが誕生

このようなコロナ禍の受付業務をスマート化するための一助となるのが、ドコモが提供しているAI受付システム「おくだけレセプション®️」です。このシステムはiPadと周辺機器をオフィスの入口に置くだけで使用できるもので、訪問者が音声やタッチパネルで訪問先の名前を検索し操作することで、直接担当者の電話につなぎます。

単純な取り次ぎ作業を自動でこなすため、従業員が他の業務に集中しやすくなります。もしおもてなしなどが必要な場合は人が対応すれば良いため、業務のすみわけも可能です。

担当者への連絡は、携帯電話の回線を利用するため、設置の際に内線などの工事は不要です。設置スペースもiPadを置くだけで済むため、オフィスの縮小化にも対応できます。前述のとおり、おくだけレセプションの呼び出しは携帯電話で担当者に直接届くため、オフィスや工場のどこにいても、テレワーク中でも取り次ぐことができます。

3.【事例】AI受付システムで、業務効率化とコスト削減に成功した企業がある

中国地方にある製造業のA社では、おくだけレセプション®️を導入したことにより、取り次ぎ業務が効率化できたといいます。

A社は工場にありがちな課題を抱えていました。社員のほとんどが工場内で作業しており、デスクに座っている時間はあまりありませんでした。そのうえ、敷地内は建物同士が離れており、来客時に担当者を探すのに、手間と時間を要していました。

さらにA社では、コスト削減の一環として、PBXの縮小を目指していました。PBXとは、電話回線の交換機で、外線や内線の制御、外線電話の転送処理などを行うものです。多くの企業がオフィス内にPBXを置いていますが、維持費と大きな設置スペースが必要になるなどデメリットもゼロではありません。

こうした課題を解決するためにA社ではおくだけレセプション®️の導入を決定。決め手となったのは、デモ機の活用です。デモ機を使って実際に試したことで、導入後の運用イメージを描くことができ、使い勝手や効果なども実感できたといいます。

【事例】AI受付システムで、業務効率化とコスト削減に成功した企業がある

A社がおくだけレセプション®️を導入したあとは、来訪者が直接担当者の携帯電話に連絡できるようになり、取り次ぎに関する稼働は大幅に削減されました。同時に、通話端末も固定の内線電話から携帯電話に切り替えたことで、PBXも縮小化でき、コスト削減にも成功しています。

受付業務を変えることで、人件費や生産性などさまざまな問題が解決できます。テレワークを実施している企業はもちろん、業務効率化のためにも、おくだけレセプション®️の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

サービス案内

  • おくだけレセプション®

    ドコモ独自の技術を活かしたAI受付システムである「おくだけレセプション」。携帯回線を利用するので内線工事が不要で、かんたんに導入・ご利用いただけます。各種オプション連携により、更に利便性を向上できます。

    おくだけレセプション®

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