1.キーワードは「コンパクト」と「使いやすさ」

コロナ禍が長期化するにつれてテレワークの普及が進んだ結果、多くの企業では最低限必要な従業員のみが出社し、オフィスが閑散としているのではないでしょうか。また、コロナ禍が収束してもテレワークを継続することを見越して、フリーアドレスを導入し、オフィス面積を減らす企業も増えています。

今後は「全員出社を前提としたオフィス」から「必要な時に必要なことができるオフィス」に変わっていくでしょう。出社と在宅を組み合わせて勤務する「ハイブリッドワーク」を実施する企業の増加も予想されます。

そのような状況の中、注目されている取り組みとして「アクティビティー・ベースド・ワーキング（ABW）」があります。

ABWは仕事の内容に合わせて働く場所を選ぶ取り組みです。フリーアドレスと似た考えですが、フリーアドレスが一日同じ場所で働くことを前提としているのに対し、ABWでは仲間とコラボレーションしたい時、一人で集中して仕事をしたい時、休憩で雑談したい時、その時々に応じて働く場所を変えていくというものです。

ABWは、もともとはオフィスに多様性のある空間を作るという取り組みでした。しかしここ最近のコロナ禍による働き方の変化により、働く場所を自宅やサテライトオフィスに分散し、従来からあるオフィスを再構築する取り組みとして注目されています。

2.従来のスタイル「全否定」は危険

オフィスは分散・小規模化の傾向にありますが、職種によってはデメリットが発生する場合もあります。

「令和2年版情報通信白書」によると、テレワーク（在宅勤務）を実施した人のうち、実施する上で何らかの問題があったとした人の割合は72.2％。「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」が26.8%と最も多くなっており、その次が「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」で9.7％となっています。

※ 総務省「令和2年版情報通信白書」第2章・第3節（2020年8月）

たとえば総務部門では、郵便物の対応や、契約書の押印、代表電話の対応については、オフィスでの勤務が不可欠です。事務的な対応以外でも、チームで集まることで一体感を醸成したり、従業員同士のつながりを増やしたりと、オフィスの価値を今回のコロナ禍で痛感した人も多いはずです。

従来の通勤スタイルを全否定するのではなく、価値あるオフィスワークを残し、テレワークと融合する「ハイブリッドワーク」が、ニューノーマル時代に求められると言えるでしょう。

3.ニューノーマルにおけるオフィスと会議室の
あり方とは？

ワクチン接種が開始され、オフィスへの出勤もある程度増えると予想されます。オフィスワークとテレワークを組み合わせて仕事を進める時、どのようなオフィス・会議室が求められるのでしょうか。

●密を避けるレイアウトに変更

オフィスをコンパクト化したことで人が密集することのないように、レイアウトを考える必要があります。人が集まりやすい座席は予約制にする、パーテーションを設置する、人数の上限を設定するなど、密を避けて働く場所を決められるようにするのもひとつの方法です。

●密集状況の収集

人がどのくらい集まっているかを可視化する仕組みも必要です。特に会議室は少人数でWeb会議をすることが増えたため、大きな会議室をいくつかの小さな会議室に分ける傾向にあり、人が密集しやすくなります。どのくらい人が集まっているかを常に把握しておけば、早めの改善が可能になります。

●デバイス機器を使った感染対策

こまめな除菌対策の他に、デバイス機器を使って訪問者の入場手続きをコンタクトレスにする、共有の電話機や機械の操作をタッチレスにする、といったソリューションもあります。こうしたツールを活用して、オフィスで働くことへの安心感を高めることができます。

4.テレワークとオフィスワークの融合を実現する
ソリューション

離れた場所で仕事をしていると、オフィスで働くメンバーと情報共有の格差が生まれると言われています。オフィスに出勤した時も、自宅で仕事をしている時も、同じようにスムーズに、安全にコミュニケーションができる環境の構築が求められます。

そこで、テレワークとオフィスワークの融合を実現するソリューションをご紹介します。

●Google Meet Series One

Google がLenovoと開発した会議室キットです。カメラ、8つのマイクが搭載されたサウンドバースピーカー、タッチスクリーンのリモコン等で構成されています。ソフトウェアには、人工知能（AI）が搭載されており、室内に人が入ってくると自動的に見つけて画面に表示するため、自宅から会議に参加する人でも会議室に誰がいるかを常に把握することができます。また、キーボードのタイピングや周囲の雑音を遮断して人の話し声を増幅させるため、会議室の会話が聞き取りにくいという問題も解消されます。どの場所から参加しても会議の一体感が醸成される工夫がされています。さらに「OK Google、会議に参加して」といった音声コマンドに対応しており、タッチレスでの操作が可能なため、感染対策にも有効です。

●Webex Devices

会議室でWeb会議を支援する会議専用端末です。一体型の機種、カメラなど、会議室の広さや用途に合わせて様々なシーンで対応できるラインナップを揃えています。音声追尾機能で会議室メンバーをフォーカスするため、自宅からの参加者でも誰が発言したかが、はっきりとわかります。また、個人のディスプレイとしても利用できる機種もあり、在宅ワーカー用の端末として検討いただけます。場所を選ばずリアルな臨場感を得られるため、自宅と会議室のハイブリッドな会議でもストレスを感じることなくコミュニケーションを図れます。

●Webex Calling

利用者の場所を問わずスマートフォンやパソコン、Webex Calling対応電話機で会社の電話番号を利用した発着信が可能になります。固定電話を共有して使う必要がないため、オフィスの感染症対策としても効果的です。従来のPBX・CUCM（Cisco Unified Communications Manager）とCloud PBX機能とを連携し、ハイブリッドな電話環境にすることも可能。段階的にクラウド型PBXへ移行できます。

●Zoom Rooms

コロナ禍で急速に普及したWeb会議ツール Zoomの会議室ソリューションです。会議室などに設置された端末から複数人で遠隔会議に参加できます。さらに会議室用デバイス Neat Barを設置すると、デバイスに組み込まれた環境センサーが、会議室内の空気の質や湿度、二酸化炭素濃度などを検知し、安全な環境作りをサポートします。またタッチ用デバイス Zoom Rooms for Touchを使うことで、訪問者がコンタクトレスで入場手続きができます。

5.働く場所が分散しても「リアルな対話」が可能に

コロナ禍により、テレワークは「あった方がよいもの」から「なくてはならないもの」になりました。一方で、「集う場所」としてオフィスや会議室の価値も見直されています。

今後はテレワークとオフィスワークのハイブリッドが進展すると想定されます。そのためオフィスで働く人と、自宅で働く人のギャップを埋める必要が出てくるでしょう。その一つのキーワードが「リアルな対話」です。どこで働いていてもオフィスで働く人と同じレベルでやり取りができるような環境が求められます。

今までは自宅からそれぞれ会議に参加していましたが、今後はオフィスの会議室から参加する人と自宅から参加する人で分かれる形になります。そのため前章でご紹介したツールを活用して、自宅から参加している人が、あたかも会議室にいるかのように参加できる環境作りが求められます。また、日によって働く場所が変わることも想定されるため、相手がどこにいても電話で連絡が取れる仕組みも重要なポイントとなってくるでしょう。

ドコモでは、ハイブリッドワークに必要となる環境構築の提案を行っています。これまでの多数の実績から培ってきたノウハウをもとに、お客様の状況に合わせた最適なシステムをご紹介します。